Office365 – skrzynki udostępnione dla expertów

Opublikowano przez w Blog, Porady techniczne.

shared_mailbox

Nie czytaj tego artykułu jeśli nie jesteś administratorem obeznanym z Microsoft Office365 lub Microsoft Exchange OnPremise. Poniższa wiedza będzie wymagała dobrej znajomości tej technologii. Jeśli jednak temat Cię interesuje możesz się z nami skontaktować i na pewno uzyskasz odpowiednią pomoc!

„Udostępnione skrzynki pocztowe” (Shared Mailbox) ułatwiają wyznaczonej grupie osób monitorowanie wiadomości e-mail i wysyłanie ich ze wspólnego konta, na przykład z publicznych adresów e-mail, takich jak info@firma.com lub kontakt@firma.com. Dużą zaletą „Udostępnionej skrzynki pocztowej” jest fakt że nie potrzebuje licencji Office 365 bądź Exchange Online.
Taką skrzynkę musimy podpiąć pod minimum jednego użytkownika.
Outlook po konfiguracji konta użytkownika np. jan.kowalski@firma.com podłączy automatycznie skrzynkę udostępnioną kontakt@firma.com.
Domyślnie wiadomości wysłane i usunięte są przechowywane w folderach danego pracownika, a nie w folderach skrzynki udostępnionej tak jak naturalnie mogłoby się wydawać.

Poniżej przedstawiamy instrukcję jak zrobić by elementy wysłane i usunięte były przechowywane w „Udostępnionej skrzynce pocztowej”

Ustawienie wiadomości wysłanych tak aby znajdowały się w folderze skrzynki udostępnionej:

Najpierw na trzeba ustawić parametry w Office 365 z PowerShella

1.  Podłączenie Powershellem do usługi Office 365

$UserCredential= Get-Credential (wpisujemy login i hasło admina Office 365)

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange `
-ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ `
-Credential $UserCredential `
-Authentication Basic `
-AllowRedirection

Import-PSSession $Session

2. Ustawienie paramterów odpowiedzialnych za wiadomości:

Get-Mailbox Nazwa_Konta_Udostępnionego | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

W każdym Outlooku w którym chcemy aby zmiana zaszła wykonujemy:

1. Otwieramy rejestr HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\XX.0\Outlook\Preferences\
2. Jeżeli nie ma wartości DelegateSentItemsStyle (DWORD / DWORD32) to tworzymy
3. Ustawiamy wartość DelegateSentItemsStyle na 1 (wartość 0 powoduje że wiadomości wysłane będą skrzynce użytkownika)
4. Restart Outlook

XX to numer Office (16.0 = Office 2016, 15.0 = Office 2013, 14.0 = Office 2010, 12.0 = Office 2007).

Ustawienie wiadomości usuniętych tak aby znajdowały się w folderze skrzynki udostępnionej:

Tutaj nie musimy nic ustawiać w Office 365

W każdym Outlooku w którym chcemy elementy usunięte były w skrzynce udostępnione
1. Otwieramy rejestr  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\XX.0\Outlook\Options\General
2. Jeżeli nie ma wartości DelegateWastebasketStyle (DWORD / DWORD32) to tworzymy
3. Ustawiamy wartość DelegateWastebasketStyle na 4 (wartość 8 powoduje że wiadomości usunięte będą skrzynce użytkownika)
4. Restart Outlook

XX to numer Office (16.0 = Office 2016, 15.0 = Office 2013, 14.0 = Office 2010, 12.0 = Office 2007).

Masz pytania lub problemy informatyczne? Zgłoś je do nas.
Znajdziemy na nie odpowiedź i opublikujemy na naszym blogu.

ZNAJDŹ NAS NA:
youtube.com/user/DreamITeam
facebook.com/DreamITeamspzoo
twitter.com/DreamITeam
linkedin.com/company/dreamiteam/

wróć