Wielki test aplikacji do zarządzania czasem

Opublikowano przez w Biznes, Blog, Tylko dla szefów.

Czas. Prawie nie uchwytny. W naszej pracy jest to kryterium, które decyduje o pomyślnym zakończeniu projektów, zadań, nowych rozwiązań. W pracy ciągle mieliśmy problemy z :

  • Ciągle uciekającymi godzinami,
  • Brakiem synchronizacji i śledzenia postępu zadań,
  • Nie w pełni zrealizowanymi zadaniami w porównaniu do początkowych założeń,
  • Brakiem przypomnień o rozpoczynających się zadaniach oraz ich podsumowaniach.

Chociaż korzystaliśmy z autorskiego rozwiązania CRM – nie spełniało to naszych oczekiwań. W CRM były tylko zdania zlecone przez klientów. Potrzebowaliśmy czegoś więcej! Czegoś co w przystępny dla każdego sposób pomoże nam w organizacji każdego dnia, przydzieleniu priorytetów oraz wyszczególnieniu tych zadań, które są niezbędne do funkcjonowania firmy. Czegoś, co każdy może mieć w smartfonie , na komputerze, w przeglądarce i bez względu na miejsce – dodać kolejne zadanie tak, aby nie wyleciało mu to z głowy.

Utknęliśmy w natłoku drobnych, ale dość ważnych spraw, które nam ciągle uciekały! Czy Ty tez tak czasami masz?

Zdaliśmy sobie sprawę, że istnieją już zapewne rozwiązania, które pomogą „zostać władcami czasu” i realizować wszystko co sobie założymy. Rozpoczeliśmy poszukiwania. Znaleźliśmy od razu wiele różnych aplikacji. Po małym zawężeniu kreteriów, znaleźliśmy trzy aplikacje, które były już rozwiązaniami dobrze znanymi na rynku:

  • Wunderlist
  • Todoist
  • Nozbe

Każdą z tych trzech aplikacji instalowaliśmy na smartfonie i komputerze. Następnie przez 3-4 dni testowaliśmy każde z rozwiązań. Cały czas zbieraliśmy swoje opinie, odczucia i staraliśmy się wybrać funkcje, które są niezbędne pod względem naszej pracy.
Zależało nam najbardziej na :

  • Łatwym i szybkim dodawaniu zadań i ich edycji,
  • Synchronizacji z klientem poczty Outlook ( w wersji desktopowej oraz mobilnej ),
  • Prostym przydzielaniu zadań do poszczególnych osób,
  • Dodawaniu komentarzy i załączników w aplikacji,
  • Powiadomieniach,

W drodze po zakupy przyda się lista!

Takich list każdy z nas powinien mieć naprawdę sporo.

Lista rzeczy do kupienia do domu, do firmy, lista zakupów spożywczych, lista z terminami ubezpieczeń, przeglądów samochodów, lista urodzin członków rodziny z przypomnieniami, lista rzeczy do zabrania na wakacje, lista…. i…. kolejna lista.

Ponoć każdy z nas powinien mieć ponad 100 takich zadań na takich listach.

Pod tym kątem właśnie testowaliśmy wybrane aplikacje.

Jeśli chodzi o te funkcje – jest ich dużo. Nie chciałem pisać potężnego wypracowania, więc tylko niektóre umieściłem w tabelce:

Wunderlist

Todoist

Nozbe

Szczegółowe dane zadania ( data, godzina ) + + +
Przydzielanie zadań + + +
System hashtagów + + +
Współpraca z Outlook ( dodatek do aplikacji ) + +
Skala priorytetów (3 lub więcej stopni priorytetów ) +
Zmiana zadania w projekt + +
Integracja z GoogleDrive, DropBox + +
Dostępność na WindowsPhone +

Pełną wersję podsumowania można będzie pobrać na dole tego artykułu.

Wygląd – czyli, czego oczy nie widzą…

Dla wielu z Nas wygląd jest drugorzędną sprawą, zaraz po funkcjonalności. Jestem osobą dość dokładną i zawsze przywiązuję wagę do detali oraz wyglądu. U dołu krótkie porównanie wyglądów menu głównego:
Wunderlist i… przepiękna panorama:
Wunderlist - główne okno aplikacji wraz z panoramą na środku.

Todoist – czerwony kolor aplikacji przypada do gustu (można go zmienić na inny). Zero bajerów, czysta asceza.
Todoist - w aplikacji przeważają czerwone i białe barwy. Czerwony pasek na górze programu.

Nozbe – Także bardzo prosty i ascetyczny wygląd.
Nozbe - po lewej stronie czarny pasek z najważniejszymi kategoriami. Po jego lewej stronie szare tło, ascetycznie wyglądające, zachęca do utrzymania porządku w swoich sprawach.

Co my mamy, czego nie ma konkurencja? No cóż…

Każda z tych trzech aplikacji ma w sobie coś, co wyróżnia ją na tle konkurencji. Każda próbuje zachęcić użytkownika do wybrania tego, a nie innego rozwiązania. Wunderlist zachęca wyglądem – dużą listą bieżących zadań, która zmienia się wraz z wyborem projektu. Po pewnym czasie nabieramy przyzwyczajenia, aby jak szybciej wykonać wszystkie niezbędne zadania i znów ujrzeć piękne tło tego programu. Jednakże Wunderlist nie ma jednak możliwości dodawania do podzadań komentarzy i załączników.

Słyszeliście, że Karma może rosnąć ? Ja tak.

Todoist posiada jeden killerficzer , którego nie posiadają pozostałe dwie aplikacje.
Karma – narzędzie do śledzenia produktywności i wizualizacji osiągnięć w czasie.
Ponadto za każde zadanie zbieramy punkty Karmy, za które możemy wejść na „wyższy level” produktywności. To świetna motywacja w postaci łatwych do zgarnięcia punktów. Dodatkowo podsumowania całego dnia ( zadań zrobionych , niedokończonych i zbliżających się ) obrazują nam , co zostało zrobione , a co jeszcze przed nami. Minusem jest natomiast bardzo okrojona wersja darmowa , gdzie nie można dodać etykiet lub załączników ze swojego komputera, a także brak możliwości masowej zmiany parametrów zadań.

Polak, potrafi.

Nasz rodak, Michał Śliwiński, jest autorem trzeciej aplikacji – Nozbe . Na swoim blogu oferuje darmowe lekcje produktywności. Pokazuje w nich sposoby na lepszą organizację dnia z wykorzystaniem Nozbe. Kolejnym cechą „na plus” jest możliwość edycji wielu zadań w zakresie etykiet, terminów oraz projektów. Jest to bardzo przydatne, gdy data wykonania zadań przesuwa się w czasie. Nie trzeba wchodzić w ustawienia każdego osobna. Kolejna zaleta Nozbe to synchronizacja z Google Calendar. Co w tym niezwykłego? Dwukierunkowość tej synchronizacji – czyli możemy z poziomu kalendarza informacje w zadaniu. Minus możemy postawić przy tym programie w zakresie powiadomień. Gdy występuje czas na zrobienie czegoś, a chcemy to przełożyć na inną godzinę, musimy wykonać kilka kliknięć/ tapnięć. Nie jest to tak intuicyjne jak w przypadku chociażby Todoist, gdy jedynie przeciągamy ekran w bok i klikamy np. „jutro”.

Karma - statystyka ukończonych zadań. Wykresy liniowe oraz słupkowe

Karma i motywujące statystyki

Wunderlist - menu zadania, gdzie wyszczególnione jest żółte tło na notatki. Zupełnie jak na samoprzylepnych kartkach.

Wunderlist i menu zadania

Nozbe - menu zadania. Po dwóch stronach czarne tło, które pokazuje, że jest to połączenie klasyczne z białym kolorem.

Nozbe – posiada na wszystkich urządzeniach ten sam układ i wygląd aplikacji. Nie trzeba uczyć się go „na nowo” na każdym urządzeniu ani wypożyczać mapy , aby znaleźć funkcje znane z innego urządzenia.

Co wybrać? 

Zapytacie się pewnie : która aplikacja jest z tych wszystkich najlepsza? Odpowiedź jest prosta i zawiła zarazem: „To zależy”.
Wygląd dnia, zadań, organizacji pracy oraz naszego stylu / systemu organizacji ma dla każdego zupełnie inne znaczenie. Wybierając jedną z pośród tych trzech aplikacji do organizacji czasu zachęcam Was do przejścia na wersje Premium z kilku powodów. Będzie ona bardziej rozbudowana, pomagając nam jeszcze lepiej wgryźć się w lepszą organizację czasu. Na pewno nie będziecie żałować zainwestowanych pieniędzy, gdyż się szybko zwrócą. Każda z tych trzech aplikacji będzie dobrym wyborem z jeszcze innego powodu. Pytacie jakiego? Śpieszę z odpowiedzią: Dobra organizacja czasu to… oszczędność czasu. Możecie mi wierzyć – na pewno nie będziecie żałować wyboru jednej z tych trzech aplikacji. Której? Wybierzcie sami

wróć