Office365 – Biznes w chmurze – Fakty i Mity

Opublikowano przez w Biznes, Blog, Tylko dla szefów.

Chmura - Rozwiązania ChmuroweCiągle słyszymy Chmura w Biznesie. Istnieje wiele mitów na temat przeniesienia biznesu do chmury. Przedsiębiorstwa decydują się ten krok ze względu na zwiększenie efektywności biznesowej oraz redukcję kosztów. Fałszywe i sprzeczne informacje na temat chmury odstraszają wiele firm przed wykorzystaniem narzędzi, które mogą usprawnić ich funkcjonowanie. Tak naprawdę niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego czym naprawdę jest chmura i do czego służy. Za najprostszy przykład niech posłuży fakt, że powszechnie uważa się Microsoft Office 365 za tradycyjną wersję Office dostępną przez przeglądarkę. Poniżej prezentujemy kilka faktów i mitów na temat przeprowadzki do chmury.

1. Chmura jest wszędzie

Jeżeli korzystałeś z Dropboxa, Facebooka, Gmaila, to już z niej korzystałeś. Wszystkie dane tych platform przechowywane są w chmurze. Korzystanie z nich nie wymaga żadnej konkretnej wiedzy, ani rejestrowania się do skomplikowanych paneli. Cyfrowy świat już ruszył w kierunku tańszego sposobu hostingu wirtualnych danych.

Założę się także, że Twoja obecna poczta email, i prywatna i firmowa, są także na serwerach w chmurze. Wiedziałeś o tym?

2. Dane w chmurze nie są bezpieczne

Prawda jest taka, że dane nie są bezpieczne w 100% – nigdzie. Jednak przechowywanie danych w chmurze jest prawdopodobnie znacznie bardzie zabezpieczone niż gdziekolwiek na Twoim własnym komputerze czy serwerze. Ponadto fizyczne bezpieczeństwo Twojego biura z reguły nie jest na takim poziomie jak w centrach danych. Dodatkowo zapory sieciowe i inne środki bezpieczeństwa stosowane przez centra danych są poza możliwościami finansowymi nawet wielu światowych organizacji.

3. Strona od nowa

Wczesne chmury potrafiły zniechęcić ludzi i wymagały wprowadzenia wielu zmian dostosowanych pod siebie. Dzisiaj naprawdę nie jest to konieczne, a usługodawcy hostingowi zadbają o wszystko we własnym zakresie. W rzeczywistości nawet nie zorientujesz się, że jakiekolwiek zmiany zostały dokonane. Twoja strona będzie wyglądać i funkcjonować dokładnie tak samo.

4. Mniejsza kontrola nad technologią

Kiedy biznes przenosi się do chmury, czas spędzony na utrzymanie sprzętu i aktualizacji oprogramowania znacznie spada. Teraz Ty i Twój zespół możecie skoncentrować się na wdrażaniu technologii strategicznych dla firmy, a nie na serwisie. Budżet dotychczas przeznaczony na serwery do przechowywania maili może zostać wykorzystany w znacznie bardziej efektywny sposób.

5. Wszystko albo nic

Pierwsi usługodawcy chmur rzeczywiście namawiali do przeniesienia wszystkiego za jednym zamachem. Dzisiaj większość organizacji zaczyna od hybrydowego podejścia, czyli np. od przeniesienia tylko jednej usługi (np. pocztowej). Dużą zaletą przejścia na e-mail lub aplikację w chmurze jest zdolność pracowników do korzystania z tych funkcji w dowolnym miejscu, w dowolnym czasie i na dowolnym urządzeniu. Takiej uniwersalności nie zapewniają już rozwiązania stacjonarne.

6. Drogo czy tanio?

Wiele osób uważa, że przejście do chmury jest zbyt drogie, a niektórzy twierdzą, że to bardzo tania usługa. Żadna z tych tez nie jest poprawna, bowiem płacisz dokładnie za to czego potrzebujesz. Koszty zależą od czynników tj. liczba użytkowników, format danych, kopie zapasowe czy aplikacje, z których korzystasz. Ponadto chmura zastępuje m.in. lokalne serwery, konserwację, elektryczność, licencjonowane oprogramowania, wsparcie użytkowników, antywirusy, usługi sieciowe i wiele innych. Na chmurze możemy jednak oszczędzić. Szacuje się, że małe firmy mogą zachować nawet jedną piątą budżetu przeznaczaną na rozwiązania technologiczne.

7. Microsoft Office 365

Wiele przedsiębiorstw rozważa skorzystanie z usługi Microsoft Office 365, co miałoby być pierwszym krokiem na drodze do przeniesienia własnych aplikacji do rozwiązań hostowanych. Na stronie głównej Office 365 możemy przeczytać, że jest to po prostu pakiet usług działających w chmurze, w którego skład wchodzą:

  • Exchange Online do obsługi poczty elektronicznej i kalendarzy
  • Usługi SharePoint Online i OneDrive dla Firm, umożliwiające pracę zespołową, tworzenie stron internetowych, przepływy pracy, oraz synchronizację i udostępnianie firmowych plików
  • Skype dla Firm, służący do obsługi połączeń głosowych, wiadomości błyskawicznych, spotkań oraz informacji o obecności
  • Pakiet programów zawierający znane programy Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Skype dla Firm i OneNote, z których korzystać:
    • lokalnie na Twoim komputerze – dostępny offline (1 konto ma możliwości zainstalowania programów na pięciu urządzeniach)
    • dostępny w trybie online, czyli tylko przez przeglądarkę

8. Szpiedzy, hakerzy i rządy

To jeden z największych i najpopularniejszych mitów, który odstraszył już wiele firm. Twój zespół IT ustala kto ma dostęp do danych, konfiguruje smartfony Twoich pracowników i inne urządzenia, a także ustala odpowiednie opcje prywatności. Możesz kontrolować swoje dane i jesteś ich właścicielem, a po opuszczeniu chmury zabierasz je ze sobą. Personel usługodawcy nie ma dostępu do Twoich danych, a jego autorytet oparty jest na ich silnym zabezpieczeniu.

Mimo rosnącej świadomości wśród przedsiębiorców powstają coraz to nowe mity i fałszywe informacje na temat przeprowadzki do chmury. Ważne, aby przed przeniesieniem odrobić swoją pracę domową i zrozumieć wszystkie opcje i możliwości, które będą miały wpływ na Twoją działalność. Poprzez świadome decyzje, chmura może uczynić biznes bardziej efektywnym przy jednoczesnym zmniejszeniu nakładów pracy i kosztów.

Masz więcej pytań wątpliwości odnośnie chmury? Pytaj!

Dołącz do dyskusji na temat chmury na naszym Facebooku

wróć