Z duchem czasu, czyli czy warto prowadzić elektroniczne archiwum

Opublikowano przez w Biznes, Blog, Tylko dla szefów.

Print Friendly, PDF & Email

archiwumNikt nie mówił, że mały biznes oznaczać będzie papierologię ograniczoną do minimum. Wręcz przeciwnie – małe przedsiębiorstwo to zwykle ograniczona powierzchnia i dokumentacja piętrząca się na każdym wolnym metrze kwadratowym. Jeśli wszechobecne faktury, oferty oraz rachunki zaczynają Cię przytłaczać, najwyższy czas pomyśleć o elektronicznym archiwum. Zwłaszcza, gdy prowadzisz mobilne biuro i pozwalasz pracownikom, by część obowiązków wykonywali w domu.

Dzięki digitalizacji dokumentów, odczarujesz firmowe archiwum. Przestaniesz toczyć walkę z „papierami” – dokumenty zaczną Ci służyć. Efektem digitalizacji będzie niezmieniony pod względem treści formularz czy pismo w wersji cyfrowej. Cyfrowemu dokumentowi otrzymuje później metrykę, za pomocą której można szukać go w bazach danych.

Poza oszczędnością czasu podczas poszukiwania dokumentów, elektroniczne archiwum gwarantuje oszczędność miejsca i pieniędzy. Pracownicy zapewne odetchną z ulgą, gdy tylko znikną przepastne szafy, segregatory oraz teczki. Baza elektronicznych dokumentów nie wymaga kosztownej infrastruktury na starcie. Wynajęcie profesjonalnej firmy, która zajmie się archiwizacją pozwoli dobrać program na miarę możliwości finansowych. To inwestycja z dużym zwrotem która znacząco wpływa na  efektywność (udostępnianie pisma wielu osobom równocześnie), niezawodność (pismo nie niszczy się) i bezpieczeństwo (małe ryzyko zgubienia pisma) obiegu dokumentów w firmie.

Jedną z najpopularniejszych metod digitalizacji pozostaje skanowanie. Specjalne skanery dokumentowe pozwalają mieć pewność, że dokument cyfrowy zachowa zgodność z „analogowym” oryginałem. Tego typu urządzenia posiadają systemy ochrony i skanują każdy, nawet bardzo delikatny, papier. Dodatkowe funkcje takie jak omijanie pustych stron czy rotacja kartek pozwalają dokonywać drobnych modyfikacji już na etapie skanowania. Bez zaawansowanych skanerów nie istniałyby przecież żadna biblioteka online.

Mimo wszystko, elektroniczne archiwum, zupełnie jak jego tradycyjny odpowiednik, potrzebuje miejsca do przechowywania zasobów. Rolę magazynów pełnią serwery – firmowe lub zewnętrzne. Te drugie sprawdzą się w przedsiębiorstwach, które chcą zaoszczędzić i wolałyby uniknąć zobowiązań. Zewnętrzny, wynajęty serwer zdejmuje z nas koszty utrzymywania komputerów oraz personelu. Nic nie stoi na przeszkodzie, by firma outsourcingowa udostępniająca miejsce zadbała na życzenie klienta o ograniczenie dostępu do zasobów oraz ustanowienie trybu  „Tylko do odczytu”.

O ile skanowanie jest nam technologią bliską, o tyle niektóre opcje towarzyszące procesowi digitalizacji mogą zaskakiwać. Weźmy choćby oprogramowanie oparte na Optical Character Recognition, pozwalające rozpoznać litery w zeskanowanym dokumencie, który możemy zamienić na postać „do edycji”. Jeszcze ciekawszym wynalazkiem jest Intelligent Character Recognition, które „uczy się” i rozpoznaje pismo odręczne.

Baza elektronicznych dokumentów nie wymaga kosztownej infrastruktury na starcie. Wynajęcie profesjonalnej firmy, która zajmie się archiwizacją pozwoli dobrać program na miarę możliwości finansowych lub wręcz za darmo.

wróć