Wprowadzenie e-Doręczeń zrewolucjonizowało sposób komunikacji między obywatelami, przedsiębiorstwami a administracją publiczną, oferując cyfrowy odpowiednik tradycyjnych listów poleconych. Od 1 stycznia 2025 roku wybrane podmioty są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), co ma na celu usprawnienie i przyspieszenie procesów komunikacyjnych.
Co to są e-Doręczenia i baza adresów elektronicznych?
e-Doręczenia to usługa umożliwiająca przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej, która jest równoważna z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Oznacza to, że każda wiadomość wysyłana za pomocą e-Doręczeń jest zabezpieczona, a jej odbiór jest potwierdzony. System e-Doręczeń jest w pełni zgodny z przepisami prawa i stanowi ułatwienie w codziennej wymianie korespondencji.
Kto jest zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń, w tym podmioty publiczne?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, obowiązek posiadania ADE dotyczy:
Podmiotów publicznych: Obligatoryjnie korzystają z usług operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.
Podmiotów niepublicznych: Obejmuje to firmy, obywateli oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Mają oni możliwość wyboru między usługami operatora wyznaczonego a innymi kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania (KDU).
| Data | Kto musi mieć adres e-Doręczeń? |
|---|---|
| 1 stycznia 2025 | Nowo rejestrowane firmy w CEiDG i KRS, przedstawiciele zawodów zaufania publicznego |
| 1 kwietnia 2025 | Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 |
| 1 października 2026 | Firmy zarejestrowane w CEiDG przed 31 grudnia 2024 |
Warto zaznaczyć, że osoby wykonujące zawody zaufania publicznego są zobowiązane do posiadania ADE, jednak brak założonej skrzynki nie pociąga za sobą skutków prawnych.
Jakie są korzyści z korzystania z e-Doręczeń?
Szybkość – Dokumenty wysyłane elektronicznie docierają natychmiastowo, eliminując opóźnienia związane z tradycyjną pocztą.
Bezpieczeństwo – Każda przesyłka jest rejestrowana, a odbiór dokumentu potwierdzany cyfrowo, co zapewnia, że dokumenty nie zostaną zagubione ani zmanipulowane.
Oszczędności – Korzystanie z e-Doręczeń pozwala zaoszczędzić na kosztach papieru, druku i wysyłki, a także na zarządzaniu dokumentami dzięki możliwości wyznaczenia administratora skrzynki.
Ekologia – Mniej papieru oznacza mniejsze zużycie zasobów naturalnych.
Operator wyznaczony a kwalifikowani dostawcy usług
Operator wyznaczony to podmiot odpowiedzialny za świadczenie Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) oraz Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Do końca 2025 roku funkcję tę pełni Poczta Polska S.A. Podmioty publiczne są zobligowane do korzystania z jej usług.
Kwalifikowani dostawcy usług zaufania (KDU) to prywatne firmy spełniające standardy bezpieczeństwa określone w rozporządzeniu eIDAS oraz ustawie o doręczeniach elektronicznych. Zapewniają one bezpieczne przekazywanie przesyłek, ochronę danych oraz weryfikację tożsamości nadawcy i odbiorcy. KDU współpracują między sobą oraz z operatorem wyznaczonym, umożliwiając efektywną wymianę e-pism. Oferują również dodatkowe funkcjonalności, takie jak integracja z systemami obiegu dokumentów czy atrakcyjne pakiety cenowe.
Co jest lepsze: publiczny czy prywatny dostawca?
Publiczny dostawca e-Doręczeń, taki jak Poczta Polska, to instytucja działająca na rzecz państwa, która zapewnia podstawowe usługi doręczeń zgodnie z przepisami i z reguły ma ustalone, standardowe ceny. Z kolei prywatni dostawcy, czyli tacy jak Autenti, Certum, NotaUp czy EuroCert, oferują dodatkowe funkcjonalności – mogą mieć bardziej elastyczne plany, lepszą integrację z systemami firmowymi, a często też bardziej zaawansowane narzędzia do zarządzania dokumentami. W skrócie: publiczny dostawca daje Ci pewność i prostotę, a prywatni oferują więcej opcji i personalizację usług.
Warto również pamiętać, że od 1 stycznia 2025 roku zacznie obowiązywać Krajowy System Doręczeń Elektronicznych, który będzie dotyczył zarówno podmiotów publicznych, jak i przedsiębiorców. Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wpisywania do centralnej ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) oraz dostosowania się do nowych przepisów dotyczących e-doręczeń. W dalszej części artykułu postaram się pomóc w wyborze najlepszego dostawcy dla twojej firmy.
| Kwalifikowany Dostawca Usług | Produkt |
|---|---|
| Asseco Data Systems S.A. | e-Doręczenia Certum |
| Autenti Sp. z o.o. | Autenti eDelivery |
| KFJ Inwestycje Sp. z o.o. | NotaUp |
| Poczta Polska S.A. | e-Polecony |
| Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. | eDo Post |
W kontekście wprowadzenia e-doręczeń, przedsiębiorcy mają obowiązek rejestracji w krajowym rejestrze sądowym, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania doręczeniami.
Jak wybrać odpowiedniego dostawcę usług e-Doręczeń?
Wybór odpowiedniego dostawcy usług e-Doręczeń zależy od indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na:
Zakres oferowanych usług: Niektórzy dostawcy oferują dodatkowe funkcjonalności, takie jak integracja z systemami obiegu dokumentów czy dedykowane rozwiązania dla określonych branż.
Koszty: Porównanie cenników poszczególnych dostawców pozwoli na wybór najbardziej opłacalnej oferty.
Opinie i rekomendacje: Warto zapoznać się z opiniami innych użytkowników oraz rekomendacjami branżowymi.
Wsparcie techniczne: Dostępność i jakość wsparcia technicznego mogą być kluczowe w przypadku ewentualnych problemów.
Pamiętaj, że niezależnie od wyboru dostawcy, wszystkie usługi e-Doręczeń muszą spełniać określone standardy bezpieczeństwa i zapewniać poufność korespondencji.
Jak znaleźć adres do e-Doręczeń w bazie adresów elektronicznych (BAE)
Baza adresów elektronicznych (BAE) to kluczowe narzędzie umożliwiające szybkie i łatwe znalezienie adresu do e-Doręczeń dla różnych podmiotów publicznych. Aby skorzystać z BAE, wystarczy odwiedzić stronę internetową Ministerstwa Cyfryzacji, gdzie dostępna jest wyszukiwarka. W bazie znajdują się dane dotyczące ministerstw, urzędów centralnych, urzędów miast i gmin, starostw, spółek komunalnych oraz innych jednostek samorządu terytorialnego. Wyszukiwarka jest intuicyjna i pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Co ważne, dane w bazie są aktualizowane codziennie, z wyjątkiem weekendów i dni wolnych od pracy, co zapewnia ich aktualność i wiarygodność. Dzięki BAE, proces komunikacji z podmiotami publicznymi staje się prostszy i bardziej efektywny.
Co oferują konkretni dostawcy usług E-Doręczeń?
1. Asseco Data Systems S.A. – e-Doręczenia Certum
Certum to jeden z liderów w branży usług e-Doręczeń w Polsce. Działa na rynku od lat i oferuje naprawdę solidne rozwiązanie, które jest idealne zarówno dla firm, jak i dla osób indywidualnych. Jeśli więc szukasz bezpiecznego, wygodnego sposobu na wysyłanie ważnych dokumentów elektronicznie, Certum jest jednym z dostawców, którego warto rozważyć. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą sami administrować skrzynką do e-Doręczeń lub wyznaczyć administratora, natomiast przedsiębiorcy wpisani do KRS mają obowiązek wyznaczenia administratora.
Co takiego oferuje Certum?
Pełne bezpieczeństwo i zgodność z prawemCertum stosuje najwyższe standardy bezpieczeństwa, zgodne z europejskimi regulacjami eIDAS. To oznacza, że każda przesyłka, którą wysyłasz przez ich platformę, jest w pełni legalna i bezpieczna. Dzięki kwalifikowanym podpisom elektronicznym i certyfikatom, możesz być pewny, że twoje dokumenty dotrą do adresata w takim samym stanie, w jakim je wysłałeś, bez obawy o ich manipulację. Nowelizacja ustawy dotyczącej systemu e-doręczeń, która ma obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku, nakłada obowiązek korzystania z e-doręczeń na wiele podmiotów publicznych, w tym organy władzy publicznej oraz inne instytucje i zawody zaufania publicznego.
Prosta integracja z systemamiCertum to świetna opcja dla firm, które już korzystają z systemów do obiegu dokumentów, jak np. CRM czy ERP. Platforma Certum oferuje łatwą integrację z tymi systemami, co oznacza, że nie musisz się martwić o to, jak wkomponować e-Doręczenia w codzienne procesy w firmie. Dzięki API możesz automatycznie przesyłać dokumenty i śledzić cały proces ich doręczenia.
Szeroka gama usługCertum to nie tylko e-Doręczenia. Oferują również podpis kwalifikowany, który pozwala na pełną legalizację dokumentów w formie elektronicznej. Oznacza to, że możesz podpisywać umowy czy faktury bez potrzeby drukowania czegokolwiek. To oszczędność czasu, papieru, a przede wszystkim — pieniędzy.
Archiwizacja dokumentówCertum oferuje również usługę archiwizacji, co oznacza, że wszystkie dokumenty, które wysyłasz, są przechowywane w bezpieczny sposób przez długi czas. Dzięki temu masz pewność, że w razie potrzeby będziesz mógł je szybko odnaleźć. To naprawdę przydatna opcja, jeśli chodzi o zarządzanie ważnymi dokumentami.
Powiadomienia i raportowanieW Certum możesz liczyć na pełną kontrolę nad swoimi przesyłkami. Dostajesz automatyczne powiadomienia, gdy dokumenty zostaną dostarczone do odbiorcy, a także szczegółowe raporty, które umożliwiają śledzenie każdej przesyłki. Dzięki temu zawsze wiesz, co dzieje się z Twoimi dokumentami.
Dodatkowe opcjeCertum oferuje również usługę wysyłania dokumentów hybrydowych — to znaczy, że możesz wysłać dokument zarówno w formie elektronicznej, jak i w tradycyjnej, papierowej. To świetna opcja, gdy chcesz mieć pewność, że odbiorca dokumentu będzie miał go w formie, którą preferuje.
2. Autenti Sp. z o.o. – Autenti eDelivery
Co oferuje Autenti?
Intuicyjna platforma
Autenti zapewnia prostą w obsłudze platformę, która umożliwia szybkie wysyłanie, odbieranie oraz podpisywanie dokumentów online. Interfejs jest przyjazny dla użytkownika, co sprawia, że proces przesyłania dokumentów jest szybki i bezproblemowy.Podpis elektroniczny
Autenti oferuje możliwość używania podpisu elektronicznego do autentykacji dokumentów, co sprawia, że są one uznawane za ważne prawnie. Można korzystać zarówno z podpisu kwalifikowanego, jak i z podpisu zwykłego, w zależności od potrzeb.Bezpieczeństwo
Wszystkie dokumenty są przesyłane z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa, zgodnie z wymaganiami rozporządzenia eIDAS. Platforma zapewnia szyfrowanie danych i pełną ochronę przed manipulacją dokumentami.Integracja z systemami
Autenti umożliwia integrację z innymi systemami, co pozwala na automatyzację procesów obiegu dokumentów i dostosowanie platformy do potrzeb konkretnej firmy.Powiadomienia i śledzenie dokumentów
Użytkownicy mogą śledzić status swoich dokumentów w czasie rzeczywistym i otrzymywać powiadomienia o każdym etapie obiegu dokumentu, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem
3. KFJ Inwestycje Sp. z o.o. – NotaUp
Co oferuje NotaUp?
Prosty interfejs użytkownika
NotaUp stawia na prostotę i intuicyjność. Platforma jest zaprojektowana tak, aby proces wysyłania dokumentów był szybki i bezbłędny, bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej.Rejestrowane doręczenie elektroniczne
Usługa e-Doręczeń NotaUp zapewnia pełną zgodność z wymaganiami prawnymi, oferując rejestrowane doręczenie elektroniczne, co gwarantuje, że wysyłane dokumenty będą miały pełną moc prawną, tak jak tradycyjne listy polecone.Zgodność z eIDAS
NotaUp przestrzega standardów bezpieczeństwa określonych przez rozporządzenie eIDAS, zapewniając, że dokumenty są odpowiednio chronione i przechowywane w sposób uniemożliwiający ich manipulację.Podpis elektroniczny
Dzięki integracji z podpisem elektronicznym, platforma umożliwia podpisywanie dokumentów online, co jest zgodne z przepisami prawa i znacznie przyspiesza obieg dokumentów.Automatyzacja i integracja z systemami ERP
NotaUp oferuje możliwość integracji z systemami ERP, co umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów z innych systemów wykorzystywanych w firmach. Dzięki temu cały proces obiegu dokumentów staje się bardziej efektywny i mniej podatny na błędy.Powiadomienia i śledzenie statusu
Platforma umożliwia śledzenie statusu wysyłanych dokumentów na każdym etapie ich obiegu. Użytkownicy mogą otrzymywać powiadomienia, gdy dokumenty są dostarczane lub gdy wymagają dodatkowych działań, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem.
4. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. – eDo Post
Co oferuje eDoPost?
Bezpieczeństwo na najwyższym poziomie
PWPW jako firma o ugruntowanej pozycji na rynku bezpieczeństwa, zapewnia, że usługi e-Doręczeń są realizowane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, w tym zgodnie z wymogami rozporządzenia eIDAS. Oferują także pełną ochronę danych przesyłanych drogą elektroniczną, zapobiegając ich manipulacji.Rejestrowane doręczenie elektroniczne (PURDE)
„eDoPost” to usługa, która umożliwia rejestrowane doręczenie dokumentów elektronicznych, co oznacza, że dokumenty mają pełną moc prawną, tak jak tradycyjne listy polecone. Dzięki temu, odbiorca ma obowiązek potwierdzenia odbioru, co zapewnia pełną kontrolę nad doręczeniem i stanowi dowód w przypadku sporów prawnych.Integracja z systemami obiegu dokumentów
PWPW oferuje integrację swojego systemu e-Doręczeń z istniejącymi systemami obiegu dokumentów. Dzięki temu, przesyłanie dokumentów odbywa się automatycznie i bezbłędnie, co pozwala zaoszczędzić czas i zwiększa efektywność procesów w firmach i instytucjach.Elastyczność i skalowalność
„eDoPost” jest rozwiązaniem elastycznym, które może być dostosowane do różnych potrzeb użytkowników, zarówno dużych organizacji, jak i małych i średnich przedsiębiorstw. PWPW oferuje także różne pakiety, w zależności od liczby wysyłanych dokumentów, co pozwala na wybór najdogodniejszej oferty.Śledzenie statusu przesyłek
Użytkownicy systemu mają możliwość śledzenia statusu wysyłanych dokumentów w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżąco monitorować proces doręczenia. Powiadomienia o zmianie statusu dokumentów są przesyłane na wskazany adres e-mail, co umożliwia szybkie reagowanie na wszelkie opóźnienia.Wsparcie techniczne i pomoc w integracji
PWPW zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne oraz pomoc w integracji systemu z obecnymi rozwiązaniami IT użytkownika. Dzięki temu proces wdrożenia e-Doręczeń jest prostszy i szybszy, a użytkownicy mogą liczyć na pełne wsparcie w każdej fazie korzystania z usługi.
Po podsumowaniu i przeczytaniu wszystkich planów, polecamy spojrzeć na pełną listę różnic pomiędzy planami czterech prywatnych firm oferujących E-Doręczenia:
| Dostawca | Plan | Cena za przesyłkę (zł) | Limit przesyłek | Koszt pakietu (miesięcznie, zł) | Kluczowe funkcje | Wsparcie techniczne |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Asseco Data Systems S.A. (Certum) | Darmowy | 0,5 | 20/miesiąc | 0 zł | Podstawowe funkcje e-Doręczeń, rejestracja doręczeń | |
| Podstawowy | 0,5 | 100/miesiąc | 50 zł | Intuicyjny interfejs, podstawowe doręczenia, raportowanie podstawowe | ||
| Standardowy | 0,45 | 500/miesiąc | 225 zł | Archiwizacja dokumentów, rozszerzone raporty, integracja z systemami biurowymi | E-mail + czat | |
| Premium | 0,4 | Nielimitowany | Od 1500 zł | Rozbudowane usługi integracyjne, dedykowany opiekun, pełne wsparcie 24/7 | Telefon, czat, e-mail | |
| Autenti Sp. z o.o. | Darmowy | 0,4 | 25/miesiąc | 0 zł | Podstawowe e-Doręczenia, intuicyjny interfejs | |
| Podstawowy | 0,4 | 150/miesiąc | 60 zł | Podstawowe przesyłki, szybki proces wysyłki i odbioru | ||
| Standardowy | 0,35 | 600/miesiąc | 210 zł | Dodatkowe funkcje podpisu elektronicznego, integracja API | E-mail + czat | |
| Premium | 0,3 | Nielimitowany | Od 1200 zł | Zaawansowana archiwizacja, rozbudowane opcje bezpieczeństwa, pełne wsparcie techniczne 24/7 | Telefon, czat, e-mail | |
| KFJ Inwestycje Sp. z o.o. (Nota Up) | Darmowy | 0,55 | 15/miesiąc | 0 zł | Podstawowe funkcje e-Doręczeń, wysoki poziom zabezpieczeń | |
| Podstawowy | 0,55 | 80/miesiąc | 44 zł | Podstawowe przesyłki, dedykowane rozwiązania dla wymagających klientów | ||
| Standardowy | 0,5 | 400/miesiąc | 250 zł | Zaawansowana archiwizacja, dodatkowe opcje ochrony, integracja z systemami IT | E-mail + czat | |
| Premium | 0,45 | Nielimitowany | Od 2000 zł | Kompleksowe rozwiązania, najwyższy poziom zabezpieczeń, rozbudowane raportowanie, pełne wsparcie 24/7 | Telefon, czat, e-mail | |
| Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. | Darmowy | 0,4 | 25/miesiąc | 0 zł | Podstawowe e-Doręczenia, rejestracja doręczeń, uproszczony interfejs | |
| Podstawowy | 0,4 | 150/miesiąc | 50 zł | Standardowe funkcje e-Doręczeń, niskie koszty | ||
| Standardowy | 0,35 | 500/miesiąc | 200 zł | Zwiększone zabezpieczenia, integracja z systemami administracyjnymi | E-mail + czat | |
| Premium | 0,3 | Nielimitowany | Od 1200 zł | Pełna archiwizacja, wysoki poziom ochrony danych, dedykowane wsparcie techniczne | Telefon, czat, e-mail |
Podsumowanie
E-Doręczenia stanowią nowoczesne rozwiązanie, które usprawnia komunikację w sferze publicznej i prywatnej. Wybór odpowiedniego dostawcy usług zależy od indywidualnych potrzeb, jednak kluczowe jest, aby spełniał on wszystkie wymogi prawne i zapewniał najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dobrze wybrana skrzynka E-Doręczeń jest kluczem do sukcesu twojej firmy.
Nie zwlekaj z wyborem dostawcy! Skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, w jaki sposób ułatwimy ci pracę!