Sztuczna inteligencja to już nie tylko temat konferencji technologicznych czy hollywoodkich filmów. Właściciele małych i średnich przedsiębiorstw coraz częściej słyszą, że wdrożenie AI w firmie to konieczność, nie opcja. Jednak pomiędzy świadomością „trzeba coś z tym zrobić” a rzeczywistym pierwszym krokiem przepaść wydaje się ogromna. Wielkie korporacje mają budżety na spektakularne projekty AI, ale co z firmą zatrudniającą 10, 20 czy 50 osób?
Dobra wiadomość jest taka, że pierwsze wdrażanie AI w MŚP wcale nie musi być wielkim, drogim przedsięwzięciem wymagającym armii programistów i miesięcy przygotowań. Najlepszym sposobem na rozpoczęcie przygody z AI jest skoncentrowanie się na konkretnym, codziennym problemie i rozwiązanie go małymi krokami. I właśnie takim idealnym pierwszym krokiem może być wewnętrzny agent AI dla pracowników – rozwiązanie, które nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale też wprowadza zespół w świat AI w bezpieczny i kontrolowany sposób.
W tym artykule pokażemy, jak taki agent może stać się Waszym pierwszym, udanym wdrożeniem AI, które przyniesie wymierne korzyści już od pierwszych dni użytkowania.
Dlaczego firmy MŚP mają problem z wiedzą wewnętrzną
Zanim przejdziemy do rozwiązań, warto zrozumieć skalę problemu. Według badań McKinsey Global Institute, przeciętny pracownik biurowy poświęca aż 19% swojego czasu tygodniowo na wyszukiwanie lub ponowne tworzenie już istniejących informacji. W praktyce oznacza to, że w 40-godzinnym tygodniu pracy prawie 8 godzin marnuje się na szukanie tego, co już gdzieś w firmie istnieje.
Microsoft Work Trend Index z 2023 roku pokazuje jeszcze bardziej niepokojące dane – 61% pracowników deklaruje, że „trudno im szybko znaleźć potrzebne dane lub dokumenty”. W małych i średnich firmach problem jest szczególnie dotkliwy, ponieważ wiedza jest często rozproszona w różnych miejscach:
Część informacji znajduje się „w głowach” doświadczonych pracowników, którzy pamiętają, jak załatwić konkretną sprawę, ale nigdy tego nie zapisali. Część ukryta jest w starych mailach – te ważne wiadomości z instrukcjami, które ktoś wysłał pół roku temu, ale teraz nikt nie pamięta, gdzie je znaleźć. Dokumenty firmowe często leżą na SharePoincie lub w folderach sieciowych, ale są źle opisane albo znajdują się w strukturze, którą rozumie tylko osoba, która ją stworzyła.
To prowadzi do zjawiska, które można nazwać „kulturą dopytywania”. Nowi pracownicy, zamiast szukać informacji samodzielnie, wolą zapytać kolegę lub przełożonego. To zrozumiałe – zamiast godzinę szukać regulaminu urlopowego, łatwiej zapytać HR-a i dostać odpowiedź w dwie minuty. Problem polega na tym, że te same pytania zadawane są wielokrotnie przez różne osoby.
Dodatkowo, wielu pracowników odczuwa wstyd przed pytaniem o rzeczy, które „już były omawiane na onboardingu, ale nie pamiętam” lub „pewnie to podstawowa wiedza, ale nie wiem gdzie to znaleźć”. W rezultacie albo nie pytają wcale i działają na podstawie niepełnych informacji, albo pytają, ale z opóźnieniem, co spowalnia całe procesy.
Koszt tego chaosu informacyjnego jest realny i wymierny. To nie tylko stracone godziny, ale też frustracja zespołu, błędy wynikające z niepełnej wiedzy, wolniejsze wdrażanie nowych pracowników i obciążenie kluczowych osób ciągłym odpowiadaniem na te same pytania. HR-owiec, który trzy razy dziennie tłumaczy zasady rozliczania delegacji, nie ma czasu na strategiczne zadania. Manager, który co tydzień wyjaśnia nowym handlowcom procedury obsługi klienta, nie może się skupić na rozwoju sprzedaży.
Czym jest agent / bot AI dla pracowników
Agent AI dla pracowników to rozwiązanie, które można najprościej opisać jako bardzo inteligentny czat, z którym pracownik rozmawia jak z kompetentnym kolegą, który zna odpowiedzi na pytania o firmowe sprawy. W przeciwieństwie do tradycyjnych botów, które działają na zasadzie prostych skryptów „jeśli pytanie X, to odpowiedź Y”, agent AI wykorzystuje zaawansowane modele językowe, które potrafią rozumieć pytania zadane w naturalnym języku i udzielać odpowiedzi na podstawie rzeczywistych dokumentów firmowych.
Praktycznie oznacza to, że taki agent „czyta i rozumie” wszystkie dokumenty, które ma w swojej bazie – regulaminy, procedury, instrukcje, często zadawane pytania, opisy procesów, polityki HR czy nawet umowy i wzory dokumentów. Gdy pracownik zadaje pytanie, agent analizuje je, znajduje odpowiednie informacje w dokumentach i formułuje odpowiedź, wskazując przy tym źródło – konkretny dokument lub sekcję na SharePoincie.
Asystent AI do wiedzy firmowej może być zintegrowany z narzędziami, których firma już używa. Idealnym rozwiązaniem dla większości MŚP korzystających z ekosystemu Microsoft jest umieszczenie agenta bezpośrednio w Microsoft Teams, gdzie pracownicy mogą z nim rozmawiać jak z nowym członkiem zespołu.
Przykładowe pytania, na które odpowiada taki agent, to:
„Ile mam dni urlopu w tym roku?” – agent sprawdzi regulamin pracy i polityki HR, znajdzie informację o przysługującym urlopie dla danego stanowiska czy stażu pracy.
„Jak rozliczamy delegacje zagraniczne?” – wskaże odpowiedni dokument z procedurami rozliczeniowymi i wyjaśni krok po kroku, jakie dokumenty trzeba dostarczyć.
„Jakie dokumenty potrzebujemy od klienta będącego spółką z o.o.?” – znajdzie listę wymaganych dokumentów w procedurach obsługi klienta i może nawet wskazać wzory lub szablony.
„Czy w piątki pracujemy krócej?” – sprawdzi aktualny regulamin pracy i poda informację o godzinach pracy w poszczególne dni tygodnia.
Kluczową różnicą pomiędzy agentem AI a zwykłym chatbotem jest to, że agent nie tylko podaje gotowe odpowiedzi, ale rozumie kontekst pytania i potrafi łączyć informacje z różnych dokumentów. Jeśli pracownik pyta o urlop, a ma na myśli urlop rodzicielski, agent potrafi to rozpoznać z kontekstu rozmowy i skierować go do odpowiedniej sekcji regulaminu.
Ważne jest też podkreślenie, że nie chodzi tutaj o „magicznego robota robiącego wszystko”. Agent AI SharePoint to wyspecjalizowany asystent do zarządzania i udostępniania wiedzy firmowej – robi jedną rzecz, ale robi ją bardzo dobrze.
Przykłady użycia agenta AI w codziennej pracy
Aby lepiej zrozumieć wartość wewnętrznego agenta AI, warto przyjrzeć się konkretnym sytuacjom, w których może on wspomóc różne działy firmy. Zgodnie z prognozą Gartner, do 2025 roku aż 75% rutynowych zapytań HR w średnich i dużych firmach będzie obsługiwanych właśnie przez rozwiązania conversational-AI.
Onboarding nowych pracowników
AI onboarding pracowników to obszar, gdzie korzyści są szczególnie widoczne. Nowy członek zespołu może stopniowo poznawać firmę, zadając agentowi pytania w swoim tempie, bez obawy, że „męczy” kolegów czy przełożonych.
W pierwszych dniach pracy nowy pracownik może zapytać o podstawowe zasady: dress code, godziny pracy, zasady pracy zdalnej, procedury zgłaszania choroby. Agent poda aktualne informacje na podstawie regulaminu pracy i dodatkowo wskaże, gdzie na firmowym portalu można znaleźć szczegóły.
Po tygodniu, gdy pracownik zacznie wdrażać się w swoje obowiązki, może dopytać o bardziej szczegółowe kwestie: jak zamawiać sprzęt biurowy, jakie są zasady rozliczania kosztów, jak działa system urlopowy czy jakie benefity przysługują po okresie próbnym.
Według raportu Deloitte „Digital Workplace and Culture” z 2022 roku, firmy które udostępniły pracownikom wewnętrznego chatbota opartego na własnej bazie wiedzy, skróciły czas onboardingu średnio o 30-40%. Dzieje się tak dlatego, że usprawnienie onboardingu AI zapewnia spójność przekazywanej wiedzy – każdy nowy pracownik dostaje te same, aktualne informacje, przedstawione w ten sam sposób.
HR i administracja
Chatbot HR dla firm to rozwiązanie, które drastycznie redukuje liczbę drobnych zapytań kierowanych do działu personalnego. Pracownicy mogą w każdej chwili zapytać agenta o kwestie związane z urlopami, zwolnieniami lekarskimi, dodatkami, premiami czy procedurami administracyjnymi.
Typowe pytania, które agent może obsłużyć samodzielnie, to na przykład: procedury zgłaszania urlopu, zasady rozliczania nadgodzin, informacje o świadczeniach socjalnych, terminy i sposoby składania wniosków czy wyjaśnienia dotyczące polityki prywatności w firmie.
Dzięki temu HR może się skupić na zadaniach strategicznych – planowaniu rozwoju zespołu, rekrutacjach, budowaniu kultury organizacyjnej czy rozwiązywaniu skomplikowanych spraw personalnych. Automatyzacja procesów HR poprzez agenta AI nie zastępuje ludzi, ale uwalnia ich od rutynowych, powtarzalnych zadań.
Sprzedaż i obsługa klienta
Dla zespołu sprzedaży wspomaganie pracy przez AI oznacza szybki dostęp do aktualnych procedur obsługi różnych typów klientów. Handlowiec przygotowujący ofertę może w czasie rzeczywistym zapytać agenta o wymagane dokumenty, procedury weryfikacji, standardowe warunki współpracy czy dostępne formy płatności.
Agent może pomóc w pytaniach typu: jakie dokumenty są wymagane przy współpracy ze spółką akcyjną, jakie są standardowe terminy płatności dla nowych klientów, jak wygląda proces weryfikacji bonity kredytowej czy które produkty można oferować w pakietach promocyjnych.
To pozwala handlowcom szybciej przygotowywać precyzyjne oferty, unikać błędów w procedurach i pewniej prowadzić rozmowy z klientami, wiedząc, że mają dostęp do aktualnych informacji.
IT i procedury techniczne
Dział IT również może korzystać z agenta, szczególnie w zakresie udostępniania instrukcji i procedur technicznych pozostałym pracownikom. Agent AI w organizacji może przechowywać i wyjaśniać instrukcje konfiguracji różnych narzędzi, procedury bezpieczeństwa, zasady tworzenia haseł, korzystania z VPN czy uwierzytelniania wieloskładnikowego.
Dzięki temu zwykłe pytania typu „jak podłączyć się do VPN z domu” czy „jak zmienić hasło w systemie” mogą być obsłużone przez agenta, co zmniejsza liczbę zgłoszeń do helpdesku IT i pozwala specjalistom skupić się na bardziej złożonych zadaniach technicznych.
Dodatkowo, agent może pomagać w bardziej zaawansowanych kwestiach, takich jak wyjaśnianie polityk bezpieczeństwa, procedur backup-u danych czy zasad korzystania z oprogramowania firmowego.
Budowanie kultury firmy
Nie należy zapominać, że zarządzanie wiedzą firmową AI obejmuje także mniej formalne aspekty życia organizacji. Agent może wyjaśniać zasady świętowania urodzin, organizacji imprez firmowych, inicjatyw CSR czy tradycji i zwyczajów panujących w firmie.
Nowy pracownik może zapytać: „jak obchodzimy urodziny w firmie?”, „czy są jakieś tradycyjne wydarzenia w ciągu roku?” czy „jak wygląda nasza polityka społecznej odpowiedzialności biznesu?”. Odpowiedzi na takie pytania pomagają szybciej poczuć się częścią zespołu i zrozumieć kulturę organizacyjną.
Jak to działa „pod maską” – bez wchodzenia w kod
Zrozumienie podstawowych zasad działania agenta AI SharePoint pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji o wdrożeniu, bez konieczności zagłębiania się w techniczne szczegóły implementacji.
Agent AI działa w oparciu o technologie zwane modelami językowymi (LLM – Large Language Models). Są to bardzo zaawansowane systemy, które zostały „wytrenowane” na ogromnych ilościach tekstu i potrafią rozumieć oraz generować język naturalny. Microsoft Copilot, który stoi za wieloma rozwiązaniami AI w ekosystemie Microsoft 365, wykorzystuje te same fundamentalne technologie co popularne narzędzia w rodzaju ChatGPT.
Kluczową różnicą między publicznymi narzędziami AI a wewnętrznym agentem AI jest źródło wiedzy. Podczas gdy ChatGPT odpowiada na podstawie ogólnej wiedzy z internetu, agent firmowy czerpie informacje wyłącznie z dokumentów i zasobów należących do Waszej organizacji – z SharePointa, intranetu, baz dokumentów, polityk firmowych i procedur.
Proces działania opiera się na metodzie zwanej RAG (Retrieval-Augmented Generation). W praktyce oznacza to, że gdy pracownik zadaje pytanie, agent najpierw przeszukuje firmową bazę dokumentów, znajduje odpowiednie informacje, a dopiero potem formułuje odpowiedź. AI w automatyzacji dokumentacji pozwala nie tylko na udzielenie odpowiedzi, ale także wskazanie konkretnego źródła – dokumentu, sekcji na SharePoincie czy procedury, z której pochodzi informacja.
Kwestie bezpieczeństwa i prywatności są kluczowe przy bezpiecznym wdrożeniu AI. Dane firmowe nie są „wysyłane w kosmos” ani przetwarzane przez zewnętrzne serwery bez kontroli. W przypadku rozwiązań opartych na Microsoft 365, przetwarzanie odbywa się w ramach tego samego środowiska bezpieczeństwa, którego firma już używa.
Istotną cechą profesjonalnych agentów AI jest respektowanie istniejących uprawnień dostępu. Jeśli konkretny pracownik nie ma uprawnień do określonego dokumentu na SharePoincie, agent także nie udostępni mu informacji z tego dokumentu. System zachowuje te same reguły bezpieczeństwa, które już obowiązują w organizacji.
Warto też zrozumieć, że agent nie „uczy się” na bieżąco od użytkowników w sposób, który mógłby być nieprzewidywalny. Jego wiedza pochodzi wyłącznie z dokumentów, które zostały mu udostępnione przez administratorów. To zapewnia kontrolę nad tym, co agent wie i na jakie pytania odpowiada.
Integracja AI z Microsoft Teams oznacza, że pracownicy nie muszą uczyć się obsługi nowego narzędzia. Agent pojawia się jako dodatkowy kontakt w Teams, z którym można rozmawiać jak z kolegą z pracy. To minimalizuje opór przed zmianą i ułatwia adopcję rozwiązania przez zespół.
Pierwsze kroki we wdrożeniu – proces wdrażania AI krok po kroku
Proces wdrażania AI krok po kroku w małej lub średniej firmie nie musi być skomplikowany, ale wymaga przemyślanego podejścia. Klucz to zacząć od małego, osiągnąć pierwsze sukcesy, a potem stopniowo rozwijać rozwiązanie.
Pierwszy krok to identyfikacja najczęściej zadawanych pytań w organizacji. Warto przez tydzień-dwa zbierać pytania, które pracownicy zadają HR-owi, działowi IT, managerom czy podczas onboardingu. Te powtarzające się zapytania to idealni kandydaci na pierwsze odpowiedzi dla agenta.
Następnie należy przygotować i uporządkować dokumentację. Agent AI jest tak dobry, jak dokumenty, na których się opiera. Często okazuje się, że wdrożenie agenta wymusza pozyteczną reorganizację wiedzy firmowej – aktualizację starych procedur, uporządkowanie regulaminów czy stworzenie FAQ-ów, których wcześniej nie było.
Na początek warto wybrać 3-4 kluczowe obszary – na przykład zasady urlopowe, procedury IT, podstawy obsługi klienta i informacje o benefitach. To wystarczy, żeby agent mógł obsłużyć większość rutynowych pytań, a jednocześnie nie przytłoczy zespołu na starcie.
Ważnym elementem jest także przygotowanie zespołu na zmianę. Optymalizacja komunikacji AI wymaga pokazania pracownikom, że agent to narzędzie, które ma im pomóc, a nie zastąpić ludzkie kontakty. Warto zorganizować krótkie szkolenie, podczas którego każdy może zadać agentowi kilka pytań i zobaczyć, jak to działa w praktyce.
Jak DreamITeam może pomóc we wdrożeniu agenta AI
Wdrożenie agenta AI dla pracowników to proces, który wymaga odpowiedniego podejścia technicznego, ale także zrozumienia specyfiki działania Waszej firmy. W DreamITeam specjalizujemy się w praktycznych wdrożeniach rozwiązań IT, które rzeczywiście rozwiązują problemy biznesowe, zamiast tworzyć nowe.
Nasze podejście do wdrażania AI w MŚP opiera się na trzech filarach: bezpieczeństwo, praktyczność i stopniowe wdrażanie. Zaczynamy od dokładnego audytu Waszej obecnej infrastruktury IT i sposobu organizacji wiedzy firmowej. Na tej podstawie projektujemy rozwiązanie, które wykorzystuje już istniejące narzędzia – szczególnie ekosystem Microsoft 365, z którego korzysta większość naszych klientów.
Pomagamy w całym procesie – od analizy potrzeb, przez przygotowanie i uporządkowanie dokumentacji, aż po konfigurację integracji AI z Microsoft Teams i szkolenie zespołu. Zapewniamy także wsparcie powidrożeniowe, bo wiemy, że pierwsze tygodnie użytkowania to czas, gdy pojawiają się pytania i potrzeba drobnych modyfikacji.
Szczególnie dbamy o bezpieczne wdrożenie AI – wszystkie rozwiązania projektujemy tak, aby respektowały istniejące w firmie zasady bezpieczeństwa i uprawnień dostępu. Współpracujemy z Wami nad stworzeniem polityk zarządzania danymi w kontekście AI, aby mieć pewność, że rozwiązanie jest nie tylko efektywne, ale także zgodne z wymogami bezpieczeństwa i ewentualnymi regulacjami branżowymi.
Nasz zespół ma doświadczenie w projektach dla firm z różnych sektorów – od kancelarii prawnych, przez firmy produkcyjne, po przedsiębiorstwa handlowe. Rozumiemy, że każda branża ma swoje specyficzne potrzeby, i dostosowujemy rozwiązania do konkretnych wymagań organizacji.
Jeśli zastanawiacie się nad pierwszymi krokami w kierunku AI, zapraszamy do bezpłatnej konsultacji. Podczas takiego spotkania omówimy Wasze potrzeby, pokażemy konkretne przykłady działania agentów AI w podobnych firmach i zaproponujemy plan wdrożenia dopasowany do Waszej sytuacji i budżetu.