Top 8 korzyści z przejścia na pocztę Microsoft 365

Autor wpisu
michal-avatar-dreamiteamMichał Ruta

Jeśli jeszcze nie masz poczty w Microsoft 365 i zastanawiasz się nad przejściem na pakiet Microsoftu to koniecznie przeczytaj poniższe 8 największych korzyści i przewag tej poczty nad rozwiązaniami typu home.pl, nazwa.pl czy nawet pakietem Google G-Suite.

 

1. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe do konta Microsoft

2FA (two factor authentication) lub MFA (multiple factor authentication) inaczej zwane po polsku uwierzytelnianiem dwu lub wieloskładnikowym według ekspertów, zwiększa bezpieczeństwo poczty o 99% w stosunku do wersji logowanej tylko na hasło. Polega to na tym, że aby móc zalogować się do swojego konta pocztowego na obcym komputerze wymagane jest oprócz hasła podanie także dodatkowego składnika w postaci specjalnego kodu generowanego z aplikacji, wysyłanego na maila przypisanego do konta lub na otrzymaniu kodu SMS’em na nasz numer telefonu. 2FA w obecnych czasach powinno być ustawione nie tylko na kontach administratorów usługi Microsoft 365, ale także na zwykłych kontach użytkowników.

Dla przypomnienia wszystkie Państwa EU wymusiły na Bankach wprowadzenie 2FA do logowania już we wrześniu 2019 roku. Opcja obowiązkowa, jeśli chodzi o bezpieczeństwo naszych danych. W większości zwykłych hostingów poczty niestety jeszcze niedostępna.

Więcej fachowych informacji o MFA znajdziesz tutaj:

Co to jest: Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (microsoft.com)

 

2. Samodzielne ustawianie opcji „out of office”

Wyjeżdżasz na urlop, jesteś na zwolnieniu i chcesz powiadomić o tym osoby piszące do Ciebie wiadomości. Niestety nie wszystkie hostingi umożliwiają łatwe i szybkie samodzielnie ustawienie autorespondera podczas naszego urlopu. Część z nich wymaga logowania się do Panelu w firmie hostingowej. W Microsoft 365 możemy to zrobić bardzo łatwo w programie Outlook instalowanym na komputerze oraz w wersji przeglądarkowej.

Instrukcję jak to zrobić możemy uzyskać bardzo szybko w pomocy na pasku zadań programu Outlook. Wystarczy wpisać autoresponder i skorzystać z pomocy wyświetlanej z prawej strony.

O tak jak to widać na poniższych obrazkach:

 

autoresponder
ustawianie wiadomości automatycznych na poczcie

 

3. Samodzielnie zmienianie hasła do konta pocztowego

Opcja praktycznie niespotykana w normalnych hostingach, na których tylko administrator może dokonać zmiany hasła do konta pocztowego użytkownika. W Microsoft 365 można wydelegować tę czynność na samego użytkownika. To on może samodzielnie zmienić swoje hasło do poczty, nie czekając na administratora. To użytkownik może zadbać o zwiększenie bezpieczeństwa w przypadku kiedy czuje, że jego hasło jest znane komuś niepowołanemu.

Uwaga: opcja ta nie jest włączona domyślnie w Microsoft 365. Musi zostać przygotowana przez Dział IT

Więcej można o tym poczytać na stronie:

Let users reset their own passwords – Microsoft 365 admin | Microsoft Docs

 

4. Pojemność skrzynki mailowej 50GB w wersji płatnej i 15GB w wersji darmowej

Kupując zwykły hosting za kilkaset złotych rocznie możemy się liczyć z pojemnością całego hostingu w granicy maksymalnie 50GB. W tej pojemności otrzymamy miejsce na stronę internetową oraz maile wszystkich pracowników.

W przypadku Microsoft 365 każda pojedyncza skrzynka mailowa ma pojemność 50GB. W przypadku kiedy i to byłoby za mało, można dokupić archiwum i rozszerzyć tę pojemność do nawet 100GB.

Czy 50GB to dużo, czy mało? To oczywiście zależy od specyfiki pracy. Ale obecnie żadna firma nie daje większej przestrzeni na konto pocztowe w tak dobrej cenie.

 

5. Spójny wygląd klienta poczty na wszystkich systemach operacyjnych

Czy to wersji przeglądarkowej, instalowanej na Windows, macOS, czy to w wersjach mobilnych na Android oraz iOS Outlook będzie wyglądał spójnie. Nie musimy się tutaj dużo uczyć i zastanawiać gdzie znaleźć jakąś opcję. Wersje kolorystyczne: normalna, szara oraz czarna.

Każda wiadomość wysłana i odebrana na każdej z tych wersji będzie widoczna na innym komputerze tak samo, dzięki temu możemy być pewni, że nie utracimy żadnej wiadomości otrzymanej lub wysłanej.

 

Wersja przeglądarkowa Outlook'a
moblina wersja Outlook'a

 

6. Bardzo dobra ochrona skrzynki mailowej przed spamem i złośliwymi wiadomościami.

W tym miejscu moglibyśmy rozpisać się mocno technicznie o tym dlaczego tak jest, ale proszę, uwierz mi na słowo. Serwery pocztowe Microsoftu (oraz Googla) dysponują najlepszą na świecie metodą walki ze spamem. Posiadają także największe możliwości konfiguracji filtrów i polityk antyspamowych. Piszę to z własnego doświadczenia, używając już poczty Microsoft od kilku lat. Skuteczność filtrowania spamu bliska 100%.

no junk mail

Praktycznie jedna niechciana wiadomość na kilkaset ląduje zamiast w folderze Spam to w skrzynce odbiorczej. To samo dotyczy wiadomości zawierające złośliwe linki i wirusy. Skuteczność Microsoft 365 jest tutaj niesamowita.

7. Możliwość samodzielnego odzyskania skasowanych wiadomości

Przez 30 dni każdy użytkownik może samodzielnie odzyskać nawet pojedynczo skasowane wiadomości. Żadna inna poczta elektroniczna nie dysponuje takimi możliwościami. Przykładowo w home.pl można odzyskać tylko całą skrzynkę pocztową tylko przez 3 dni i jest to dodatkowo płatne.

Warto nadmienić, że odzyskanie całej skrzynki sprzed 3 dni najprawdopodobniej spowoduje utratę wiadomości otrzymanych po czasie odtworzenia.

Informacja ze strony home.pl:

https://home.pl/uslugi-informatyczne/przywracanie-danych/

Więcej informacji o samodzielnym odzyskiwaniu poczty w programie Outlook pisaliśmy już na naszym blogu w artykule:

Przycisk, który może uratować Ci życie! – DreamITeam

 

8. Skrzynki udostępnione

Skrzynka udostępniona (shared mailbox) jest to normalna skrzynka mailowa posiadająca zewnętrzny adres mailowy, ale nie posiadająca dwóch ważnych elementów:

  • Nie trzeba na nią kupować licencji – czyli jest darmowa.
  • Nie można się na nią zalogować bezpośrednio, czyli nie posiada w ogóle opcji wpisania
    hasła. Można się do niej dostać tylko poprzez inne skrzynki mailowe, które posiadają
    normalną licencję. Będzie widoczna w Outlooku jako osobna skrzynka w lewym menu.

Przez to taka skrzynka posiada dwa ogromne plusy:

  • Można ją wykorzystać do przechowywania skrzynek byłych pracowników. Jeśli pracownik
    odchodzi z pracy, nie trzeba jego konta kasować. Wystarczy zrobić konwersję skrzynki na skrzynkę
    udostępnioną i podłączyć ją pod skrzynkę przełożonego lub nowego pracownika. W ten sposób mamy
    dostęp do archiwalnych maili wszystkich osób.
  • Można ją wykorzystać do tworzenia ogólnych skrzynek typu: biuro@, kontakt@ do
    których ma mieć dostęp kilka osób. Nie trzeba z tego powodu kupować płatnych licencji.

Fajne prawda?

Czegoś takiego nie znajdziecie także w zwykłych hostingach. W takim przypadku trzeba na zwykłym hostingu zakładać normalne skrzynki pocztowe.

Masz pytania lub problemy informatyczne? Zgłoś je do nas. Znajdziemy na nie odpowiedź i opublikujemy na naszym blogu.

ZNAJDŹ NAS NA:

youtube.com/user/DreamITeam

facebook.com/DreamITeamspzoo

instagram.com/dreamiteam

twitter.com/DreamITeam

linkedin.com/company/dreamiteam/

Źródła zdjęć:

https://news.microsoft.com/wp-content/uploads/prod/2019/05/Mail.png

https://news.microsoft.com/outlook-inbox-with-topic-card/

https://pixabay.com/pl/photos/spam-poczta-e-mail-964521/