Cyfryzacja procesów biznesowych obejmuje dziś praktycznie każdą dziedzinę funkcjonowania przedsiębiorstw. Elektroniczny obieg dokumentów, podpis elektroniczny, bankowość online czy systemy ERP stały się standardem w wielu organizacjach. Kolejnym krokiem w tym kierunku jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który zmienia sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce.
Dla wielu firm wdrożenie e-faktur oznacza nie tylko zmianę przepisów, ale również konieczność dostosowania oprogramowania, procedur oraz sposobu pracy działów księgowych i administracyjnych.
Dlatego warto odpowiednio wcześnie przygotować się do tych zmian i sprawdzić, czy obecnie wykorzystywane systemy są gotowe do współpracy z KSeF.
Czym jest e-faktura?
E-faktura, nazywana również fakturą ustrukturyzowaną, jest dokumentem elektronicznym posiadającym określoną strukturę i format zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
W odróżnieniu od tradycyjnych faktur PDF czy papierowych dokumentów, e-faktura zawiera dane zapisane według jednolitego schematu, który może być automatycznie przetwarzany przez systemy finansowo-księgowe oraz Krajowy System e-Faktur.
Najważniejsze cechy e-faktury
| Cecha | Opis |
|---|---|
| Format ustrukturyzowany | Określony przez Ministerstwo Finansów |
| Elektroniczna wymiana danych | Brak konieczności przesyłania papierowych dokumentów |
| Integracja z KSeF | Automatyczna wymiana informacji |
| Jednolity standard | Taki sam format dla wszystkich przedsiębiorców |
| Łatwiejsza archiwizacja | Dokumenty przechowywane elektronicznie |
W praktyce oznacza to, że faktury mogą być automatycznie przesyłane, odbierane i przetwarzane przez systemy informatyczne bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Więcej informacji
Aktualne informacje dotyczące działania KSeF możecie znaleźć na naszym blogu
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
KSeF to centralny system teleinformatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów, którego zadaniem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych.
System umożliwia:
- wystawianie e-faktur,
- odbieranie faktur elektronicznych,
- przechowywanie dokumentów,
- automatyczną identyfikację dokumentów,
- łatwiejszą kontrolę oraz weryfikację danych podatkowych.
Dzięki temu przedsiębiorcy oraz administracja skarbowa korzystają z jednego wspólnego źródła informacji o dokumentach sprzedażowych.
KSeF – najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców
Dotychczas dokumenty finansowo-księgowe były przechowywane głównie:
- w programach księgowych,
- w systemach ERP,
- w biurach rachunkowych,
- w firmowych archiwach elektronicznych.
W przypadku kontroli podatkowej przedsiębiorca był zobowiązany do przekazania odpowiednich dokumentów na żądanie urzędu.
Wraz z rozwojem KSeF sposób wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorcami a administracją skarbową staje się bardziej zautomatyzowany.
Dotychczasowy model a KSeF
| Obszar | Dotychczas | KSeF |
|---|---|---|
| Wystawianie faktur | Dowolne systemy | Faktury zgodne z KSeF |
| Archiwizacja | Po stronie firmy | Centralny system |
| Wymiana dokumentów | E-mail, PDF, papier | Elektronicznie przez KSeF |
| Kontrola dokumentów | Na żądanie urzędu | W oparciu o dane systemowe |
| Integracja | Ograniczona | Automatyczna |
Jak przygotować firmę do obsługi KSeF?
Przed wdrożeniem e-faktur warto przeanalizować obecne środowisko informatyczne przedsiębiorstwa.
Najczęściej należy zweryfikować:
1. Oprogramowanie księgowe
Należy upewnić się, że wykorzystywany system:
- obsługuje KSeF,
- posiada aktualne wersje,
- umożliwia integrację z API Ministerstwa Finansów.
2. Uprawnienia użytkowników
W organizacji trzeba określić:
- kto może wystawiać faktury,
- kto może odbierać dokumenty,
- kto odpowiada za nadawanie uprawnień,
- kto będzie administratorem systemu.
3. Procedury wewnętrzne
Warto przygotować:
- proces obsługi faktur,
- procedury awaryjne,
- instrukcje dla pracowników,
- zasady nadawania dostępów.
4. Bezpieczeństwo danych
Dostęp do KSeF powinien być odpowiednio zabezpieczony.
W szczególności warto zwrócić uwagę na:
- uwierzytelnianie użytkowników,
- zarządzanie hasłami,
- kopie zapasowe,
- kontrolę dostępu,
- ochronę stacji roboczych.
Najczęstsze problemy podczas wdrażania e-faktur
Podczas przygotowań do KSeF przedsiębiorcy najczęściej spotykają się z następującymi wyzwaniami:
| Problem | Możliwe rozwiązanie |
|---|---|
| Stary system księgowy | Aktualizacja lub wymiana oprogramowania |
| Brak integracji z KSeF | Wdrożenie odpowiednich modułów |
| Niejasny podział obowiązków | Opracowanie procedur |
| Brak wiedzy użytkowników | Szkolenia pracowników |
| Problemy z bezpieczeństwem | Audyt IT oraz zabezpieczenie środowiska |
W wielu przypadkach największym wyzwaniem nie jest samo uruchomienie systemu, ale odpowiednie przygotowanie firmy do codziennej pracy z nowym sposobem obsługi dokumentów.
Czy KSeF wymaga wsparcia informatycznego?
Wiele przedsiębiorstw korzysta obecnie z różnych programów księgowych, systemów ERP czy rozwiązań chmurowych. Integracja tych narzędzi z KSeF może wymagać wsparcia specjalistów IT.
Najczęściej pomoc potrzebna jest w zakresie:
- konfiguracji oprogramowania,
- integracji systemów,
- zarządzania użytkownikami,
- zabezpieczenia środowiska,
- wsparcia pracowników,
- rozwiązywania problemów technicznych.
Właśnie dlatego coraz więcej firm korzysta z usług outsourcingu IT oraz Helpdesk IT, które pomagają sprawnie przejść przez proces wdrożenia.
Jak DreamITeam może pomóc we wdrożeniu KSeF?
Przygotowanie firmy do pracy z e-fakturami nie musi być skomplikowane.
W DreamITeam pomagamy przedsiębiorstwom przejść przez cały proces w sposób bezpieczny i uporządkowany.
Nasze wsparcie może obejmować:
- analizę obecnego środowiska IT,
- weryfikację zgodności systemów z KSeF,
- konfigurację stanowisk pracy,
- pomoc przy tworzeniu kont KSeF,
- zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami,
- integrację systemów księgowych,
- wsparcie Helpdesk IT,
- szkolenia użytkowników,
- bieżące wsparcie techniczne.
Korzyści ze współpracy z DreamITeam
| Korzyść | Co zyskuje firma? |
|---|---|
| Wsparcie specjalistów | Mniejsze ryzyko błędów wdrożeniowych |
| Helpdesk IT | Szybkie rozwiązywanie problemów |
| Bezpieczeństwo | Odpowiednia konfiguracja dostępów |
| Integracja systemów | Sprawna wymiana danych |
| Outsourcing IT | Stała opieka nad środowiskiem |
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów. To również okazja do uporządkowania procesów związanych z obiegiem dokumentów oraz modernizacji wykorzystywanych systemów.
Firmy, które wcześniej przygotują swoje środowiska IT, unikają:
- problemów przy uruchomieniu nowych funkcji,
- błędów związanych z konfiguracją,
- chaosu organizacyjnego,
- problemów z uprawnieniami użytkowników,
- przestojów w pracy działów księgowych.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób obsługi dokumentów finansowo-księgowych w Polsce. Wdrożenie e-faktur wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również odpowiedniego przygotowania systemów informatycznych, procedur oraz użytkowników.
Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym łatwiej będzie przejść przez proces wdrożenia bez niepotrzebnego stresu i problemów technicznych.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twoja organizacja jest gotowa do pracy z KSeF, skontaktuj się z zespołem DreamITeam. Pomożemy przeanalizować obecne środowisko, przygotować użytkowników oraz wdrożyć rozwiązania, które pozwolą bezpiecznie korzystać z e-faktur i nowych procesów księgowych.