CodeTwo – Stopki firmowe w Mailach

Co to jest stopka mailowa?

Stopka mailowa to integralna część każdej wiadomości e-mail, która automatycznie pojawia się na jej końcu. Jest to kluczowy element wizerunku firmy w Internecie, który świadczy o jej profesjonalizmie i dbałości o szczegóły.

Profesjonalna stopka mailowa powinna zawierać logo firmy oraz dane kontaktowe, takie jak adres, numer telefonu i NIP. Może być zaprojektowana w formacie graficznym lub HTML, co pozwala na większą elastyczność i estetykę. Dzięki odpowiednio zaprojektowanej stopce, każda wiadomość zyskuje na wiarygodności i pomaga w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy.

Dlaczego warto zadbać o stopkę e-mailową w wiadomości?

Wyobraź sobie firmę, która nie wie, jak zrobić stopkę w e-mailu i ma niejednolite podpisy. Każdy dział lub pracownik korzysta z innego formatu, co wprowadza chaos i brak spójności. Klient otrzymuje wiadomość, w której podpis maila jest nieczytelny, a obrazy się nie ładują. Jakie wrażenie to pozostawia? Teraz pomyśl o firmie, która ma jednolite, profesjonalne stopki. Każdy e-mail zawiera czytelne dane kontaktowe, estetyczne logo i link do najnowszej oferty na stronie internetowej. Różnica jest ogromna. Nieprofesjonalne stopki mogą też zniechęcić odbiorców, jeśli zawierają zbyt duże załączniki graficzne lub są źle zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych. W biznesie pierwsze wrażenie często decyduje o tym, czy klient zdecyduje się na współpracę.

Profesjonalna stopka mailowa wyróżnia się na tle standardowych, często niedopracowanych podpisów. Właściwie zaprojektowana, staje się częścią identyfikacji wizualnej firmy. Przyciąga uwagę, wzmacnia wizerunek marki i jest skutecznym, darmowym sposobem do autopromocji.

1. Profesjonalny wizerunek: Dobrze zaprojektowana stopka sprawia, że każda wysyłana wiadomość wygląda schludnie i profesjonalnie. Odbiorca ma pewność, że kontaktuje się z poważną firmą.
2. Promocja marki: Stopka mailowa może zawierać logo firmy, newsletter, linki do stron internetowych czy mediów społecznościowych, a także hasła reklamowe.
3. Łatwość kontaktu: Zamieszczenie numeru telefonu, adresu e-mail czy innych danych kontaktowych w stopce ułatwia klientom nawiązanie kontaktu.
4. Możliwość personalizacji: Stopki mogą być dostosowane do poszczególnych działów, pracowników czy nawet konkretnych kampanii marketingowych.

Rodzaje stopek mailowych

Stopka w pełni graficzna

Stopka graficzna to rozwiązanie, w którym cała treść stopki jest przedstawiona w postaci obrazu, zwykle w formacie .jpg lub .png. Choć daje praktycznie nieograniczone możliwości projektowe, niesie za sobą wiele ograniczeń, które sprawiają, że jej stosowanie jest coraz rzadsze ze względu na zależności związane z potrzebami i preferencjami użytkowników:

• Problemy z wyświetlaniem: Klienci pocztowi traktują ją jako obraz, co oznacza, że odbiorca często musi ręcznie zezwolić na jej załadowanie.
• Niska skuteczność: W wielu przypadkach taka stopka trafia do wiadomości jako załącznik, co nie tylko wygląda nieprofesjonalnie, ale też zniechęca odbiorcę do jej otwarcia.
• Brak interaktywności: Graficzna stopka nie pozwala na klikanie w linki, co ogranicza jej funkcjonalność.

Pomimo atrakcyjnego wyglądu, stopki tego typu nie są najlepszą praktyką w profesjonalnej komunikacji e-mailowej i należy się ich wystrzegać.

Stopka HTML-owa z elementami graficznymi

Stopka HTML to nowoczesne i funkcjonalne rozwiązanie, które pozwala na łączenie tekstu, grafiki i linków w jednej strukturze. Największymi zaletami tego typu stopki są:

• Prawidłowe wyświetlanie: Większość programów pocztowych obsługuje HTML, co zwiększa szansę na pełne załadowanie treści.
• Możliwość interakcji: Umożliwia klikanie w linki, np. do strony internetowej, mediów społecznościowych czy formularza kontaktowego.
• Profesjonalny wygląd: Łączy estetykę z funkcjonalnością, prezentując dane w czytelny i spójny sposób.

Ważne zalecenie: Aby grafiki w stopce HTML-owej wyświetlały się prawidłowo, muszą być umieszczone na serwerze i osadzone w wiadomości jako zewnętrzne zasoby. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której obrazy nie ładują się poprawnie. Stopka HTML-owa z elementami graficznymi jest obecnie najlepszym rozwiązaniem dla firm, które chcą łączyć estetykę z funkcjonalnością, zapewniając profesjonalny wizerunek w komunikacji e-mailowej.

CodeTwo – rozwiązanie dla profesjonalnych stopek e-mailowych

Jeśli zależy Ci na stworzeniu spójnego i profesjonalnego wizerunku firmy, warto rozważyć narzędzia do zarządzania stopkami e-mailowymi, takie jak CodeTwo. Jest to technologia, która umożliwia tworzenie i zarządzanie stopkami na poziomie całej organizacji, niezależnie od liczby pracowników czy urządzeń, z których korzystają. CodeTwo to polska firma, której rozwiązania są wykorzystywane przez przedsiębiorstwa na całym świecie. 

DreamITeam posiada certyfikat potwierdzający kompetencje w obsłudze i wdrażaniu tej technologii. Zaufanie do naszej firmy i do technologii CodeTwo pozwala nam wspierać klientów w tworzeniu idealnych stopek, które nie tylko spełniają swoje funkcje, ale również wyróżniają się na rynku.

Co oferuje CodeTwo?

1. Centralne zarządzanie stopkami: Dzięki CodeTwo możesz łatwo zarządzać stopkami w całej firmie. Jedna osoba z poziomu panelu administracyjnego może wprowadzać zmiany i dostosowywać stopki w czasie rzeczywistym.
2. Personalizacja: Możesz tworzyć różne stopki dla działów, zespołów, a nawet poszczególnych pracowników. Narzędzie pozwala na dostosowanie podpisów do potrzeb marketingowych i wizerunkowych.
3. Responsive design: Stopki dostosowują się do różnych urządzeń i klientów pocztowych. Dzięki temu zawsze wyglądają profesjonalnie, niezależnie od tego, czy odbiorca czyta e-mail na komputerze, tablecie czy smartfonie.
4. Integracja z Microsoft 365: CodeTwo działa w pełnej synchronizacji z Microsoft 365, co umożliwia automatyczne aktualizowanie danych w podpisach.
5. Śledzenie wyników: Narzędzie pozwala na analizowanie efektywności stopek poprzez śledzenie kliknięć w linki i przyciski.
6. Bezpieczeństwo i zgodność z RODO: CodeTwo spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i jest zgodne z unijnymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych.

Korzyści z wdrożenia CodeTwo i dodatkowe usługi

• Profesjonalny wizerunek firmy: Wszystkie wiadomości wychodzące z firmy mają spójny i estetyczny wygląd, co jest istotne z punktu widzenia budowania zaufania i profesjonalizmu bez względu na branżę.
• Oszczędność czasu: Jedna zmiana w panelu administracyjnym pozwala na aktualizację stopek u wszystkich użytkowników.
• Lepsza komunikacja z odbiorcą: Stopki zawierają najważniejsze informacje i są zawsze czytelne.
• Wsparcie marketingowe: Możesz w łatwy sposób promować produkty, usługi lub wydarzenia poprzez elementy graficzne w stopkach.

Nowość! Automatyczne dopasowanie podpisu do odbiorcy i nadawcy

W najnowszej aktualizacji dodatku Outlook, CodeTwo wprowadza funkcję automatycznego dostosowywania podpisów e-mail na podstawie wybranych pól „From” i „To”. Oznacza to, że podpis automatycznie zmienia się w zależności od tego:

• z jakiej skrzynki (np. współdzielonej) lub aliasu wysyłana jest wiadomość,

• do kogo kierowana jest wiadomość – wewnętrznych czy zewnętrznych odbiorców.

To kolejny krok w stronę pełnej automatyzacji i personalizacji komunikacji e-mail w organizacjach. Funkcja będzie dostępna globalnie już wkrótce.

Jak zrobić profesjonalną stopkę z CodeTwo?

CodeTwo oferuje intuicyjny edytor graficzny. Wystarczy:

• Wybrać gotowy szablon lub stworzyć własny.
• Dodać logo, dane kontaktowe i linki.
• Ustawić wygląd i format (HTML, RTF, Plain Text).
• Przetestować stopkę i wdrożyć ją dla całej firmy.

Błędy, których należy unikać przy tworzeniu stopki mailowej

Tworzenie stopki mailowej może wydawać się proste, ale istnieje kilka powszechnych błędów, których należy unikać:

• Brak podpisu maila: Każda wiadomość powinna zawierać podpis maila, aby odbiorca wiedział, kto jest nadawcą.
• Brak danych kontaktowych: Upewnij się, że stopka zawiera wszystkie niezbędne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail.
• Nie używanie formatu HTML: Format HTML pozwala na lepsze formatowanie i estetykę stopki.
• Zbyt duża ilość grafiki: Unikaj przesadnych grafik, które mogą spowolnić ładowanie wiadomości.

Stopka e-mailowa to jeden z tych drobnych, ale istotnych elementów, które składają się na profesjonalny wizerunek firmy. Dzięki dobrze zaprojektowanej stopce każda wiadomość zyskuje na wiarygodności, a odbiorcy łatwiej zapamiętują markę. Warto zainwestować w nowoczesne rozwiązania, takie jak te oferowane przez CodeTwo, aby proces zarządzania podpisami był prosty i efektywny.

DreamITeam to partner, który pomoże Ci w pełni wykorzystać możliwości profesjonalnych stopek e-mailowych. Nasze doświadczenie i certyfikacja gwarantują wdrożenie na najwyższym poziomie. Zadbaj o każdy szczegół swojej komunikacji i postaw na rozwiązania, które wspierają rozwój Twojego biznesu.

Q&A: Najczęściej zadawane pytania i odpowiedź o CodeTwo

Czym różni się zarządzanie ręczne stopkami od zarządzania nimi w CodeTwo?

Aplikacja CodeTwo wprowadza wiele usprawnień w zarządzaniu stopkami, eliminując ograniczenia platformy Microsoft 365 (Office 365). Oto najważniejsze różnice:

• Lokalizacja stopki: CodeTwo pozwala wstawić stopkę bezpośrednio pod ostatnią odpowiedzią lub wiadomością przesyłaną dalej, a nie na końcu całej korespondencji.
• Obrazki w wiadomościach: Możesz dodawać obrazy osadzone bezpośrednio w e-mailu (np. logo, zdjęcia użytkowników), zamiast korzystania z linków online.
• Łatwość projektowania: Edytor graficzny umożliwia tworzenie szablonów stopek bez konieczności znajomości HTML.
• Centralne zarządzanie: Jedna konfiguracja wystarczy, aby wprowadzić stopki dla całej organizacji bez konieczności edytowania ich na poszczególnych urządzeniach.

Czy w ramach zakupu oprogramowania CodeTwo dostanę wdrożenie?

Nie, wdrożenie jest osobno wyceniane. Proste wdrożenie bez projektu graficznego zazwyczaj zajmuje od 5 do 10 godzin.

Czy w ramach zakupu i wdrożenia otrzymam projekt stopki?

Nie, projekt graficzny stopki musi zostać wykonany przez grafika posiadającego wiedzę z zakresu HTML i CSS. Ze swojej strony doradzamy, jak zaprojektować stopkę, aby była estetyczna, funkcjonalna i nie powodowała problemów technicznych.

Czy CodeTwo: podpisy i noty prawne są zgodne z RODO?

Tak, CodeTwo spełnia wymogi RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych). Zarówno program, jak i dostawca usługi przestrzegają najwyższych standardów bezpieczeństwa, a szczegółowe informacje można znaleźć w ich Polityce Prywatności.

Czy mogę zamówić licencje tylko dla części pracowników?

Tak, możesz kupić licencje jedynie dla wybranej grupy użytkowników. Następnie wystarczy skonfigurować aplikację, aby stopki były dodawane tylko do wiadomości licencjonowanych użytkowników.

Czy mogę kupić mniej niż 10 licencji?

Nie, najmniejszy dostępny pakiet licencji wynosi 10 użytkowników. Jest to minimalny próg przy zakupie aplikacji CodeTwo.

Czy licencja Microsoft 365 lub Exchange jest wymagana do korzystania z CodeTwo?

Tak, aplikacja działa wyłącznie w środowisku Microsoft 365 lub Exchange. Wymagane jest posiadanie odpowiednich licencji.

Czy stopka to to samo, co podpis?

Tak, stopka e-mail i podpis e-mail to często używane zamiennie terminy, które odnoszą się do tej samej sekcji na końcu wiadomości e-mail. Oba zawierają informacje kontaktowe nadawcy, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail oraz linki do mediów społecznościowych.