Wyszukiwanie dokumentów na SharePoint może przypominać poszukiwanie igły w stogu siana, szczególnie gdy organizacja przechowuje tysiące plików w różnych bibliotekach. Jeśli pracownicy Twojej firmy spędzają długie minuty na szukaniu właściwego dokumentu zamiast realizować kluczowe zadania biznesowe, ten artykuł jest dla Ciebie. Przedstawimy sprawdzone metody optymalizacji wyszukiwania SharePoint, które pozwolą Twojemu zespołowi odzyskać cenny czas. Dodatkowo, skupimy się na optymalizacji czasu ładowania stron oraz skracaniu czasu przetwarzania zapytań w programie SharePoint, co bezpośrednio wpływa na wydajność i komfort pracy użytkowników, znacząco zwiększając produktywność pracy.
Dlaczego Warto Poprawić Wyszukiwanie w SharePoint?
Problem z wyszukiwaniem dokumentów SharePoint dotyka znaczącej części organizacji na całym świecie. Dane są niepokojące – aż 60% firm korzystających z SharePoint wskazuje „trudność w odnajdywaniu dokumentów” jako główny problem platformy. To nie tylko frustruje pracowników, ale ma również bezpośredni wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.
Średni pracownik wiedzy traci dziennie 2,5 godziny na wyszukiwanie potrzebnych informacji. Gdy pomnożymy tę liczbę przez wszystkich pracowników w firmie średniej wielkości, mówimy o dziesiątkach straconych godzin każdego dnia. Usprawnienie wyszukiwania może obniżyć ten czas o 20-25%, co przekłada się na konkretne oszczędności i możliwość przekierowania zasobów na działania przynoszące większą wartość dodaną.
Wyszukiwarka w SharePoint działa na zasadzie indeksowania dokumentów i metadanych, co pozwala użytkownikom szybko odnaleźć potrzebne pliki; jej sprawne działanie bezpośrednio wpływa na efektywność pracy całej organizacji.
Microsoft, testując wewnętrznie własne rozwiązania, odnotował 34% szybsze dotarcie do właściwego pliku po wdrożeniu Microsoft Search zamiast klasycznego SharePoint Search. To pokazuje, że poprawa wyszukiwania dokumentów SharePoint nie jest tylko teoretyczną korzyścią, ale realnym usprawnieniem, które można zmierzyć i wykorzystać w praktyce biznesowej.
Skuteczne wyszukiwanie dokumentów ma również wpływ na zadowolenie zespołu i jakość obsługi klientów. Gdy pracownicy szybko znajdą potrzebne informacje, mogą natychmiast odpowiedzieć na zapytania, przygotować oferty czy zaktualizować dokumentację projektową. W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym szybkość dostępu do informacji często decyduje o przewadze konkurencyjnej.
Główne Wyzwania w Wyszukiwaniu Dokumentów na SharePoint Online
Aby skutecznie wdrożyć usprawnienie wyszukiwania w SharePoint, najpierw należy zrozumieć główne problemy, z jakimi mierzą się użytkownicy. Identyfikacja tych wyzwań pozwoli skupić się na rozwiązaniach przynoszących największy efekt.
SharePoint indeksuje różne elementy, takie jak elementy list, kolumny i pliki, które następnie są wyświetlane jako elementy wyników wyszukiwania. Aby edytować lub przeglądać niektóre elementy, użytkownik musi należeć do odpowiedniej grupy w SharePoint, co wpływa na zarządzanie dostępem do elementów i bezpieczeństwo danych.
Pierwszym znaczącym problemem są kwestie związane z indeksacją. SharePoint musi przeszukać i zaindeksować wszystkie dokumenty, zanim staną się one dostępne przez wyszukiwarkę. Niepełny indeks powstaje z różnych powodów – błędy crawl’a, limity zasobów systemu, nieprawidłowo skonfigurowane biblioteki czy wyłączone z indeksacji foldery. Usługi wyszukiwania w SharePoint muszą działać poprawnie, aby zapewnić pełne przeszukiwanie zawartości. Gdy część treści nie trafia do wyszukiwarki, pracownicy nie mogą odnaleźć dokumentów, które fizycznie istnieją w systemie.
Drugi problem dotyczy zarządzania metadanymi. Wiele organizacji traktuje SharePoint jak zwykły dysk sieciowy, umieszczając pliki wyłącznie w strukturze folderów bez wykorzystania dodatkowych informacji opisowych. Brak spójnej taksonomii i metadanych sprawia, że system nie potrafi skutecznie filtrować wyników ani określić, które dokumenty są najważniejsze dla konkretnego zapytania. Właściwe wykorzystanie słów kluczowych i kolumn pozwala na skuteczniejsze filtrowanie wyników oraz precyzyjne określenie, które elementy mają być prezentowane użytkownikom.
Trzecim wyzwaniem jest niska trafność wyników wyszukiwania. Użytkownicy często otrzymują setki wyników, wśród których właściwy dokument gubi się gdzieś na dalszych pozycjach. Problem pogłębiają duplikaty plików, brak konfiguracji synonymów oraz nieskonfigurowane reguły zapytań, które mogłyby podnieść w rankingu najważniejsze dokumenty. Określenie zakresu wyszukiwania na konkretnej witrynie lub liście pozwala zawęzić wyniki do najbardziej istotnych elementów.
Ostatnim, ale równie istotnym problemem jest brak wiedzy użytkowników o dostępnych funkcjach. Większość pracowników używa podstawowego wyszukiwania, nie znając zaawansowanych operatorów czy sposobów filtrowania wyników. To ogranicza efektywność nawet dobrze skonfigurowanej wyszukiwarki.
Jeśli korzystasz z różnych wersji SharePoint, podstawowe funkcje wyszukiwania powinny działać poprawnie niezależnie od ustawień.
Konfigurowanie Składników Wyszukiwania w SharePoint
Konfigurowanie składników wyszukiwania w SharePoint Online to jeden z najprostszych sposobów, by znacząco poprawić komfort pracy z dokumentami i zwiększyć trafność wyników wyszukiwania. Dzięki elastycznym web partom, które masz dostępne na stronach SharePoint, możesz samodzielnie dostosować okno wyszukiwania do specyfiki swojej organizacji i potrzeb zespołu.
W praktyce oznacza to, że możesz dodać na stronę dedykowane web party, takie jak „Search Box” czy „Search Results”, które pozwalają użytkownikom szybko wprowadzać zapytania i natychmiast wyświetlać wyniki wyszukiwania w wybranym miejscu witryny. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie tam, gdzie zależy Ci na szybkim dostępie do najważniejszych dokumentów lub chcesz ograniczyć zakres przeszukiwanej zawartości do konkretnej biblioteki, listy lub działu.
Dzięki możliwości konfiguracji web partów, możesz określić, jakie informacje będą wyświetlane w wynikach wyszukiwania – na przykład tytuł dokumentu, autora, datę ostatniej modyfikacji czy wybrane metadane. Możesz także ustawić filtry, które pozwolą użytkownikom zawęzić wyniki według określonych kryteriów, co znacznie przyspiesza znalezienie potrzebnych plików.
Warto pamiętać, że SharePoint Online na platformie Microsoft 365 umożliwia tworzenie własnych stron wyszukiwania, które możesz w pełni dostosować do procesów biznesowych w Twojej firmie. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do narzędzi, które realnie wspierają ich codzienną pracę i pozwalają szybciej odnajdywać kluczowe informacje.
Podsumowując, odpowiednia konfiguracja składników wyszukiwania i web partów w SharePoint Online to nie tylko kwestia estetyki strony, ale przede wszystkim realna poprawa efektywności wyszukiwania dokumentów i lepsze wykorzystanie możliwości platformy Microsoft 365. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat dostępnych opcji lub potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu okna wyszukiwania do potrzeb Twojej organizacji, skontaktuj się z naszym zespołem – chętnie podzielimy się doświadczeniem i sprawdzonymi rozwiązaniami.
Porady na Usprawnienie Wyszukiwania w SharePoint
Skuteczna optymalizacja wyszukiwania SharePoint wymaga systematycznego podejścia do każdego z wymienionych wcześniej wyzwań. Poniżej przedstawiamy sprawdzone metody, które przyniosą namacalne rezultaty w Twojej organizacji.
Optymalizacja metadanych to fundament skutecznego wyszukiwania. Firmy, które konsekwentnie stosują metadane i content types w SharePoint, deklarują 40% krótszy czas odnajdywania dokumentów. Metadane to dodatkowe informacje opisujące dokument – jego typ, kategorię, autora, datę utworzenia, status czy projekt, którego dotyczy. Zamiast polegać wyłącznie na nazwie pliku, system może wykorzystać te dane do precyzyjnego filtrowania i rankingu wyników.
Content Types (typy zawartości) pozwalają zdefiniować standardowe zestawy metadanych dla różnych rodzajów dokumentów. Na przykład, dla umów możesz określić pola takie jak: kontrahent, wartość umowy, data podpisania i data ważności. Dla raportów finansowych inne pola: okres raportowy, dział, typ raportu. Taka systematyzacja nie tylko ułatwia wyszukiwanie, ale też zapewnia spójność w opisywaniu dokumentów przez całą organizację.
Konfiguracja Managed Properties i Refinery to kolejny kluczowy element. Managed Properties to „oficjalne” właściwości indeksu, które można wykorzystać do filtrowania, sortowania i wyświetlania w wynikach wyszukiwania. Refinery (filtry) pozwalają użytkownikom szybko zawęzić wyniki według wybranych kryteriów – na przykład pokazać tylko dokumenty z ostatniego miesiąca lub dotyczące konkretnego projektu. Przykładowo, możesz dodać web part wyszukiwania na stronie SharePoint, aby wyświetlać wyniki zgodnie z wybranymi managed properties i umożliwić użytkownikom korzystanie z filtrów refinery bezpośrednio na stronie.
Prawidłowa konfiguracja wymaga zmapowania właściwości crawled (wykrytych przez system) na managed properties oraz włączenia odpowiednich opcji sortowania i filtrowania. Dzięki temu użytkownicy otrzymują nie tylko listę wyników, ale też intuicyjne narzędzia do ich precyzyjnego zawężenia.
Zaawansowane techniki wyszukiwania obejmują wykorzystanie Query Rules i Synonyms. Przykłady: Query Rules pozwalają na automatyczne promowanie określonych wyników, np. po wpisaniu „urlop” wyświetlić link do wniosku urlopowego; Synonyms umożliwiają znalezienie dokumentów niezależnie od użytego synonimu, np. „faktura” i „rachunek”. Query Rules to reguły modyfikujące zapytania lub sposób prezentacji wyników. Na przykład, gdy ktoś wyszukuje hasło „IT help”, można automatycznie wyświetlić promowany wynik z linkiem do działu pomocy technicznej. Synonyms pozwalają uwzględnić różne nazewnictwo tego samego pojęcia – gdy użytkownik szuka „umowy”, system znajdzie też dokumenty opisane jako „kontrakty” czy „porozumienia”.
Czasem samo wdrożenie kilku prostych zmian wystarczy, by znacząco poprawić wyniki wyszukiwania i zwiększyć satysfakcję użytkowników.
Dalej zobaczysz kolejne kroki i praktyczne wskazówki dotyczące optymalizacji wyszukiwania, które pomogą Ci jeszcze lepiej wykorzystać możliwości SharePoint.
Technologie i Narzędzia Wspierające Wyniki Wyszukiwania
Wybór odpowiednich narzędzi ma kluczowy wpływ na skuteczność przeszukiwania dokumentów SharePoint. Na rynku dostępne są różne opcje, od wbudowanych rozwiązań Microsoft po zaawansowane platformy firm trzecich, w tym narzędzia diagnostyczne wspierające optymalizację i analizę wydajności wyszukiwania.
SharePoint Search vs. Microsoft Search – to fundamentalna decyzja dla organizacji korzystających z platformy Microsoft. Klasyczny SharePoint Search oferuje zaawansowane możliwości konfiguracji, w tym pełną kontrolę nad ranking modelami, result sources czy query rules. W nowej edycji rozwiązania pojawiły się dodatkowe funkcje usprawniające zarządzanie wynikami wyszukiwania. Microsoft Search, będący nowszym rozwiązaniem zintegrowanym z całym pakietem Microsoft 365, stawia na prostotę użytkowania i integrację z różnymi źródłami danych.
Microsoft Search automatycznie indeksuje zawartość z SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams i innych aplikacji Microsoft 365, oferując zunifikowane wyszukiwanie w jednym miejscu. Ma też wbudowaną inteligencję sztuczną, która uczy się preferencji użytkowników i poprawia trafność wyników z czasem. Dla większości średnich firm Microsoft Search będzie lepszym wyborem ze względu na łatwość wdrożenia i utrzymania. Podczas webinarów lub szkoleń można obejrzeć demo nowych funkcji, co pozwala lepiej poznać praktyczne zastosowania narzędzia.
Automatyzacja i sztuczna inteligencja otwierają nowe możliwości w organizacji dokumentów. Microsoft Syntex wykorzystuje AI do automatycznego rozpoznawania i tagowania dokumentów. System może na przykład automatycznie rozpoznać typ dokumentu (faktura, umowa, raport), wyciągnąć kluczowe informacje i przypisać odpowiednie metadane bez ingerencji użytkownika.
Takie rozwiązania są szczególnie wartościowe dla firm z dużą liczbą dokumentów różnego typu. Zamiast wymagać od pracowników ręcznego opisywania każdego pliku, system robi to automatycznie, zapewniając jednocześnie spójność i kompletność metadanych.
Zewnętrzne narzędzia do wyszukiwania mogą być rozważane przez organizacje o szczególnych wymaganiach. Rozwiązania takie jak Coveo czy BA Insight oferują zaawansowane możliwości personalizacji wyników, machine learning do poprawy trafności oraz integrację z systemami spoza ekosystemu Microsoft. Warto również zwrócić uwagę na narzędzia diagnostyczne, które wspierają optymalizację i analizę wydajności wyszukiwania. Są to jednak rozwiązania wymagające większych inwestycji i dedykowanych zasobów do wdrożenia i utrzymania.
W przypadku konfiguracji narzędzi wyszukiwania istotne jest prawidłowe ustawienie parametrów w programie SharePoint, zarówno w wersji klasycznej, jak i nowoczesnej, aby zapewnić optymalne działanie składników Web Part i reguł zapytań.
System wyszukiwania generuje odpowiedzi na zapytania użytkowników na podstawie skonfigurowanych reguł, co wpływa na precyzję i trafność prezentowanych wyników.
Podsumowanie: Wybór odpowiedniego narzędzia, znajomość nowych edycji rozwiązań, wykorzystanie demo podczas szkoleń oraz prawidłowa konfiguracja w programie SharePoint to kluczowe elementy skutecznego wyszukiwania i zarządzania informacją w środowisku Microsoft 365.
Jak Zapewnić Efektywne Wdrożenie i Adopcję Nowych Ustawień?
Najlepsze narzędzia do wyszukiwania SharePoint nie przyniosą oczekiwanych rezultatów bez właściwej strategii wdrożenia i adopcji przez użytkowników. Sukces zależy równie mocno od aspektów technicznych, jak i organizacyjnych.
Governance i polityka danych tworzą fundament długofalowej strategii wyszukiwania. Należy opracować jasne zasady nazywania plików, przypisywania metadanych i organizacji struktury folderów. Bez takich wytycznych nawet najlepiej skonfigurowany system szybko stanie się chaotyczny, gdy różni użytkownicy będą dodawać dokumenty według własnych preferencji.
Polityka powinna określać, kto odpowiada za przypisywanie metadanych, jak często przeprowadzać przeglądy i czyszczenie starych dokumentów, oraz jakie są konsekwencje nieprzestrzegania ustalonych zasad. Warto też wyznaczyć osoby odpowiedzialne za monitorowanie jakości danych i wprowadzanie ulepszeń w miarę rozwoju organizacji.
Edukacja i szkolenie użytkowników to aspekt często pomijany, ale kluczowy dla sukcesu. Nawet doskonale skonfigurowane wyszukiwanie nie pomoże, gdy pracownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać. Szkolenia powinny obejmować nie tylko podstawy wyszukiwania, ale też zaawansowane techniki, takie jak używanie operatorów, filtrowanie wyników czy tworzenie zapisanych zapytań. Zobacz dodatkowe materiały lub przewodniki, aby pogłębić wiedzę na temat efektywnego korzystania z wyszukiwania.
Pomocne są także „cheat sheets” – krótkie instrukcje z najważniejszymi wskazówkami, które użytkownicy mogą mieć pod ręką. Na przykład lista operatorów wyszukiwania z przykładami zastosowania, czy opis najczęściej używanych filtrów z wyjaśnieniem, kiedy je stosować.
Projektowanie interfejsu wyszukiwania ma bezpośredni wpływ na doświadczenie użytkowników. Nowoczesne strony wyników wyszukiwania powinny być intuicyjne, responsywne i dostosowane do specyfiki organizacji. Warto przemyśleć, jakie filtry są najczęściej używane i wyeksponować je w widocznym miejscu, oraz które informacje o dokumentach są najważniejsze i powinny być widoczne od razu w wynikach. Dodatkowo, interfejs powinien umożliwiać dostosowanie wyświetlanych elementów wyników wyszukiwania, tak aby użytkownicy mogli łatwo zarządzać prezentacją poszczególnych elementów list, dokumentów czy innych treści.
Dobry UX oznacza też szybkość działania – użytkownicy oczekują natychmiastowych rezultatów, więc system musi być odpowiednio zoptymalizowany pod względem wydajności.
Jak DreamITeam Może Wspomóc Optymalizację Wyszukiwania w SharePoint
Wdrożenie wszystkich omówionych usprawnień wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale też doświadczenia w pracy z różnymi organizacjami i zrozumienia ich specyficznych potrzeb. DreamITeam oferuje kompleksowe wsparcie w konfiguracji wyszukiwarki SharePoint, dostosowane do realiów średnich firm.
Nasze doświadczenie pokazuje, że każda organizacja ma unikalne wyzwania związane z wyszukiwaniem dokumentów. Dlatego rozpoczynamy współpracę od audytu istniejącego środowiska SharePoint, identyfikacji głównych problemów i opracowania strategii poprawy dostosowanej do Twoich potrzeb biznesowych.
Oferujemy wsparcie w projektowaniu i wdrożeniu struktury metadanych, konfiguracji zaawansowanych funkcji wyszukiwania oraz szkoleniu zespołu z nowych możliwości. Nasz zespół specjalistów zadba też o właściwą optymalizację wydajności i monitoring systemu po wdrożeniu, aby zapewnić długoterminowy sukces rozwiązania.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak konkretnie moglibyśmy pomóc w optymalizacji wyszukiwania w Twojej firmie, skontaktuj się z nami w celu bezpłatnej konsultacji. Omówimy Twoje wyzwania i zaproponujemy rozwiązania, które przyniosą mierzalne korzyści biznesowe.
Jeśli chcesz pójść dalej i dowiedzieć się, jakie kolejne kroki możesz podjąć, skontaktuj się z zespołem DreamITeam – chętnie wskażemy dalsze możliwości rozwoju i usprawnienia procesów w Twojej organizacji.