Kiedy ERP pada w piątek po południu, a jedyny informatyk właśnie odebrał telefon od rekrutera, firma handlowa lub dystrybucyjna staje. Nie wysyła faktur, nie realizuje zamówień, nie widzi stanów magazynowych. Każda godzina przestoju to realna strata: klienci dzwonią, dostawy stoją, zespół nie może pracować. Outsourcing IT dla firm handlowych i dystrybucji rozwiązuje ten problem strukturalnie, zanim przerodzi się w kryzys.
DreamITeam przejmuje funkcję wewnętrznego działu IT firm handlowych i dystrybucyjnych. Nie jako konsultant od projektów, lecz jako zewnętrzny dział IT działający na co dzień: helpdesk dla pracowników, administracja serwerami i siecią, opieka nad ERP, backup i bezpieczeństwo. Wszystko w ramach stałego miesięcznego abonamentu.
Ta strona odpowiada na trzy pytania, które zadają nasi klienci przed podpisaniem umowy: co dokładnie robimy, czy rozumiemy specyfikę handlu i dystrybucji oraz ile to kosztuje. Jeśli chcesz najpierw porównać outsourcing z własnym działem IT, przeczytaj 10 zalet outsourcingu IT.
Dlaczego firmy handlowe i dystrybucyjne potrzebują IT, które nie zatrzymuje sprzedaży
Firma handlowa i dystrybucyjna jest zbudowana na ciągłości. Zamówienia, faktury, stany magazynowe, integracje z dostawcami – każdy z tych procesów opiera się na systemach IT. Kiedy infrastruktura zawodzi, zatrzymuje się cały łańcuch operacyjny, nie tylko jeden dział.
Problem nie leży wyłącznie w awariach. Leży w sposobie, w jaki większość firm z tego sektora zarządza IT na co dzień:
- Jeden etatowy informatyk obsługuje biuro, magazyn i serwer. Kiedy jest na urlopie lub odchodzi, nikt nie przejmuje jego wiedzy ani obowiązków.
- ERP został skonfigurowany przez wdrożeniowca kilka lat temu. Nikt w firmie nie wie, jak go zrestartować po awarii ani gdzie leżą kopie zapasowe.
- Sieć w magazynie działa, bo kiedyś działała. Nikt jej nie monitoruje i nikt nie wie, kiedy się wysypie.
- Bezpieczeństwo danych ogranicza się do hasła na komputerze i nadziei, że nic się nie stanie.
To nie jest zarzut – to opis rzeczywistości, którą obserwujemy podczas audytów IT w firmach handlowych. Jeśli Twoja firma tak wygląda, nie jesteś wyjątkiem. Jesteś w większości. Jakie błędy IT popełniają firmy najczęściej – opisujemy szczegółowo w artykule 5 największych błędów IT właścicieli firm.
Outsourcing informatyczny dla firm handlowych rozwiązuje ten problem strukturalnie: zamiast jednej osoby, która wie wszystko i może odejść w każdej chwili, masz zespół przejmujący odpowiedzialność za całe środowisko IT i działający według ustalonych procedur.
Zakres obsługi IT dla firm handlowych i dystrybucyjnych
Outsourcing IT w modelu DreamITeam oznacza pełne przejęcie funkcji wewnętrznego działu IT. Poniżej zakres, który obejmuje standardowa umowa dla firmy z sektora handlowego lub dystrybucyjnego.
Helpdesk dla pracowników
Pracownicy dzwonią lub piszą do nas, nie do Ciebie. Obsługujemy zgłoszenia użytkowników: problemy z komputerem, dostęp do systemów, konfiguracja poczty, błędy w aplikacjach, reset hasła. Czas reakcji określa SLA zawarta przed startem współpracy.
Administracja serwerami i siecią
Zarządzamy infrastrukturą IT Twojej firmy: serwerami fizycznymi i wirtualnymi, siecią biurową i magazynową, firewallem, VPN, urządzeniami sieciowymi. Środowisko monitorujemy proaktywnie – część problemów rozwiązujemy, zanim je zauważysz. Szczegółowy zakres opisujemy na stronie administrator sieci.
Opieka nad ERP i systemami handlowymi
Nie robimy wdrożeń ERP, od tego jest dostawca systemu. Robimy to, czego dostawca ERP zazwyczaj nie robi: dbamy o to, żeby serwer, sieć, bazy danych i środowisko Windows działały tak, żeby ERP mógł pracować stabilnie. Jeśli potrzebujemy informacji od dostawcy systemu, kontaktujemy się z nim bezpośrednio, bez angażowania Ciebie.
Backup i odtwarzanie po awarii
Konfigurujemy i nadzorujemy kopie zapasowe danych firmy. Regularnie testujemy odtwarzanie. Kiedy dochodzi do awarii, mamy gotowy plan i wykonujemy go bez improwizacji.
Bezpieczeństwo IT
Zarządzamy aktualizacjami systemów, konfiguracją ochrony endpointów, polityką haseł i uprawnieniami użytkowników. Dbamy o to, żeby firma spełniała podstawowe standardy bezpieczeństwa, istotne szczególnie wtedy, gdy przetwarzasz dane klientów biznesowych lub podlegasz wymaganiom kontrahentów i audytów. Znaczenie regularnych aktualizacji wyjaśniamy w artykule aktualizacje Windows a bezpieczeństwo firmy.
Microsoft 365 dla całego zespołu
Zarządzamy środowiskiem Microsoft 365: licencjami, kontami użytkowników, pocztą, Teams, SharePoint i uprawnieniami. Jeśli Twoje środowisko wymaga porządku lub dopiero zaczynasz z Microsoft 365, zajmujemy się tym w ramach onboardingu.
Dla kogo jest outsourcing IT DreamITeam
Obsługujemy firmy, które spełniają przynajmniej jeden z poniższych warunków:
- Hurtownia lub dystrybutor z kilkunastu do kilkuset pracowników i infrastrukturą IT w biurze i magazynie.
- Firma e-commerce B2B z krytyczną zależnością od ciągłości systemów zamówień i logistyki.
- Sieć sprzedaży z centralą i oddziałami lub punktami handlowymi wymagającymi spójnego środowiska IT.
- Firma, która traci właśnie jedynego informatyka lub chce zastąpić obecne wsparcie IT bardziej niezawodnym rozwiązaniem.
Wsparcie IT dla małych firm handlowych wygląda u nas tak samo jak dla średnich: ten sam standard SLA, ten sam zespół, ta sama procedura przy awarii. Różni się zakres i miesięczna opłata, proporcjonalnie do liczby użytkowników i złożoności infrastruktury.
Obsługujemy klientów z całej Polski zdalnie, z wyjazdem on-site tam, gdzie zdalne rozwiązanie nie wystarczy. Firmy z Warszawy i okolic mogą liczyć na szybki dojazd naszego specjalisty.
Najczęstsze obawy
„Zewnętrzna firma nie zna naszego ERP.”
Nie zakładamy, że znamy każdy system ERP z góry. Zakładamy, że potrafimy go zrozumieć i utrzymać jego środowisko. Na etapie onboardingu przeprowadzamy inwentaryzację i dokumentujemy wszystko, co dotyczy Twojego ERP, serwera i sieci. Kontakt z dostawcą systemu prowadzimy samodzielnie, bez angażowania Ciebie w techniczne szczegóły.
„Boimy się uzależnienia od zewnętrznej firmy.”
Uzależnienie od jednego etatowego informatyka, który może odejść w piątek po południu, jest ryzykiem znacznie większym niż umowa z firmą outsourcingową. W DreamITeam Twoją firmę obsługuje zespół, nie jedna osoba. Całe środowisko IT jest na bieżąco dokumentowane , w razie zmiany dostawcy przekazujemy dokumentację kompletną i czytelną.
„To pewnie droższe niż etat.”
Koszt etatowego informatyka to nie tylko wynagrodzenie. Do tego dolicz urlopy, zwolnienia lekarskie, szkolenia, sprzęt, okres wdrożenia i ryzyko odejścia. Outsourcing IT dla firmy handlowej w modelu abonamentowym daje przewidywalny koszt miesięczny, pełne pokrycie kompetencji (helpdesk, sieć, bezpieczeństwo, chmura) i zero ryzyka personalnego. Szczegółowe porównanie znajdziesz w artykule 10 zalet outsourcingu IT.
„Czy będziecie dostępni poza godzinami biurowymi?”
Godziny wsparcia i priorytety zgłoszeń określamy w SLA przed podpisaniem umowy. Dla firm z działalnością magazynową lub sprzedażą poza standardowymi godzinami biurowymi ustalamy zakres dyżurów odpowiedni do faktycznych godzin pracy Twojego zespołu.
Model rozliczenia
Oferujemy dwa modele rozliczenia:
- Abonament miesięczny: stała opłata miesięczna za uzgodniony zakres usług. Wiesz z góry, ile płacisz. Bez niespodzianek na fakturze.
- Prepaid godzinowy: kupujesz pulę godzin wsparcia IT z góry i rozliczasz realnie przepracowane godziny. Rozwiązanie dla firm z nieregularnym zapotrzebowaniem na IT.
Koszt obsługi IT zależy od liczby użytkowników, liczby serwerów, złożoności sieci i zakresu usług. Wycenę przygotowujemy bezpłatnie po krótkim wywiadzie – zazwyczaj wystarczy jeden kontakt telefoniczny lub mailowy. Nie publikujemy cennika, bo zakres usług różni się między firmami.
Jak wygląda start współpracy
- Kontakt i wywiad wstępny: Rozmawiamy o Twojej firmie, liczbie użytkowników, systemach IT i oczekiwaniach. Bez zobowiązań.
- Inwentaryzacja i oferta: Przygotowujemy zakres usług i wycenę dopasowaną do Twojej infrastruktury.
- Onboarding: Dokumentujemy środowisko IT, przejmujemy dostępy, konfigurujemy monitoring. Przekazanie kontroli odbywa się sprawnie i bez przerwy w działaniu firmy.
- Bieżąca obsługa: Działamy jako Twój zewnętrzny dział IT. Pracownicy zgłaszają problemy do nas. Ty zajmujesz się biznesem.
Przykład tego, jak wygląda przejęcie i modernizacja środowiska IT u konkretnego klienta, znajdziesz w opisie realizacji dla Badesta.
Dlaczego DreamITeam
Specjalizujemy się w kompleksowym outsourcingu IT dla firm z sektora MŚP, które potrzebują niezawodnego wsparcia bez budowania własnego działu IT. Nie jesteśmy firmą od wszystkiego. Jesteśmy firmą, która przejmuje odpowiedzialność za IT i traktuje ją poważnie.
Działamy z Warszawy, obsługujemy klientów zdalnie w całej Polsce i dojeżdżamy on-site tam, gdzie zdalne wsparcie nie wystarczy. Jeśli chcesz wiedzieć, ile kosztowałaby obsługa IT Twojej firmy, wypełnij formularz kontaktowy poniżej. Oddzwonimy i przygotujemy wycenę bez zbędnej biurokracji.
Wypełnij formularz kontaktowy – przygotujemy wycenę bezpłatnie, bez zobowiązań.