W poniższym artykule chciałbym poruszyć temat podpisów na dokumentach. Temat, który w obecnych czasach stał się już tematem mocno informatycznym. Do niedawna każdą ważną umowę musieliśmy podpisywać tradycyjnie. Podpisywanie musiało nastąpić w obecności drugiej strony, która mogła zobaczyć jak wyglądamy oraz mogła sprawdzić naszą tożsamość. Dotyczyło to umów cywilno-prawnych, ale także banków i instytucji urzędowych. Jeśli niemożliwe było nasze osobiste stawiennictwo to dokumenty można było podpisać zdalnie za pomocą notariusza, który za kilkanaście złotych plus VAT mógł poświadczyć nasz podpis „urzędowo”.
Obecnie świat poszedł mocno na przód pod kątem technologicznym oraz pojawiła się pandemia Covid-19. Te dwa czynniki spowodowały znaczne przyspieszenie procesów cyfryzacji procesów związanych z podpisywaniem dokumentów. Podpis elektroniczny umożliwia podpisywanie dokumentów bez konieczności bycia w tym samym miejscu z osobą, z którą podpisujemy dokumenty. Najważniejszą rzeczą w podpisywaniu zdalnym jest konieczność sprawdzenia czy dany dokument został faktycznie podpisany przez daną osobę.
Co dwie głowy, to nie jedno…
Podpis elektroniczny występuje na rynku w dwóch wariantach. Obie metody gwarantują nam to, że będziemy pewni kto podpisuje dany dokument. Jednak mocno się między sobą różnią.
- Podpis Zaufany – jest to darmowy podpis elektroniczny stworzony przez Ministerstwo Cyfryzacji Rzeczpospolitej Polskiej.
- Podpis Kwalifikowany – jest to płatny podpis elektroniczny akceptowalny na całym świecie wydawany przez upoważnione do tego instytucje.
Poniżej skupimy się na opisie obu opcji, po krótce omawiając każdą z nich.
Podpis Zaufany
Państwo Polskie wprowadziło Podpis Zaufany już w roku 2011. Do roku 2016 korzystało z jego już ponad 400 tysięcy obywateli. Dane Ministerstwa mówią o tym, że na grudzień 2020 podpis zaufany posiada już ponad 8,6 mln obywateli. Z Podpisu Zaufanego możemy korzystać załatwiając sprawy w Urzędach oraz podpisując mniejszej wartości dokumenty.
Warunkiem korzystania z niego poza Urzędami jest to, że druga strona musi akceptować Podpis Zaufany jako wiarygodny. Może, ale nie musi. Zależy to od jej dobrej woli, gdyż Podpis Zaufany nie spełnia wymagań pełnoprawnego Podpisu Kwalifikowanego.
Techniczne Podpis Zaufany jest dobrze zabezpieczonym podpisem elektronicznym.
Używanie tego typu podpisu może się odbywać na dwa sposoby:
- Za pomocą loginu oraz hasła potwierdzanego przez wiadomość SMS na nasz telefon;
- Poprzez nasze konto bankowe.
Oba sposoby gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa poprzez dwuetapową weryfikację osoby podpisującej. Wyżej jednak wspomniałem, że podpis zaufany nie spełnia wymagań jakie stawiane są pełnoprawnemu Podpisowi Kwalifikowanemu.
Podpis Kwalifikowany
Aby posiadać pełnoprawny Podpis Kwalifikowany potrzebujemy trochę więcej „zachodu”, a w szczególności potrzebne jest do tego specjalne Kwalifikowane Urządzenie (zwykle w formie małego urządzenia USB – wyglądającego jak pendrive) oraz Kwalifikowany Certyfikat (specjalne pliki zapisane na tym urządzeniu). Oba te elementy są wydawane tylko przez Kwalifikowane do tego Instytucje. W Polce jest to tylko 5 firm.
Z listą firm wydających Podpisy Kwalifikowane można się zapoznać na stronie rządowej pod adresem https://www.biznes.gov.pl
Kwalifikowany Podpis elektroniczny musi spełniać dużo więcej elementów niż prostszy darmowy Podpis Zaufany. Podstawową z nich jest zgodność z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. Możemy się z nim zapoznać pod adresem: CELEX: 32014R0910.
Zgodność z rozporządzeniem gwarantują właśnie powyższe firmy oraz Partnerzy współpracujący z tymi firmami. Najważniejszą informacją jest to , że Podpis Kwalifikowany jest w 100% zgodny z podpisem własnoręcznym.
Podsumowując w kilku prostych punktach temat podpisów elektronicznych:
- Aby być pewnym, że podpisane dokumenty są autentyczne należy stosować Podpis Kwalifikowany wydany przez zaufanego Partnera.
- Podpisem Kwalifikowanym możemy podpisać każdy dokument – najlepiej jednak podpisywać dokumenty w formacie PDF.
- Podpisywanie dokumentów jest łatwe i dobrze zabezpieczone. W tym celu używamy urządzenia, które wtykamy do portu USB w komputerze (patrz zdjęcie poniżej).
- Urządzenie USB wyglądające jak pendrive posiada wewnątrz kartę SIM (taką jak w telefonach), a na niej zapisane są specjalne pliki z naszym certyfikatem. Są one dobrze zabezpieczone hasłem.
- Certyfikaty nagrane na karcie SIM służą do autoryzowania nas jako osoby.
- Instalacja oprogramowania służącego do podpisywania dokumentów jest bardzo prosta.
- Podpisanie dokumentów może wykonać każdy mający podstawowe umiejętności komputerowe.
- Zdecydowanie polecamy zastąpienie podpisu tradycyjnego Podpisem Kwalifikowanym
Istnieje jeszcze kilka niuansów, na które należy zwrócić uwagę kupując i stosując e-podpis, ale poruszymy to w przyszłych artykułach z tej serii.
Informacja na koniec: w siedzibie DreamITeam możesz zakupić Podpis Kwalifikowany. Możesz także zamówić pracownika DreamITeam, który taki podpis uruchomi u Ciebie w firmie.
Nasi pracownicy także pomogą Ci go zainstalować oraz przeszkolą Cię jak używać podpisu elektronicznego.
Zapraszamy do kontaktu.
Artykuły powiązane.
