e-Doręczenia to duża zmiana dla wszystkich obywateli i firm.
Artykuł ten jest kontynuacją pełnego wyjaśnienia czym są e-Doręczenia opisanego w artykule: e-Doręczenia – Twój nowy obowiązek!
Rozmawiając z klientami zauważyliśmy niezrozumienie czym jest usługa e-Doręczenia. A posiadanie tej usługi krótce będzie to nowy obowiązek firmy. To niezrozumienie wynika z myślenia o usłudze jaką jest skrzynka do e-Doręczeń w kategoriach usługi poczty elektronicznej e-mail. W poniższym artykule chcemy Ci przybliżyć i ułatwić zrozumienie zakresu funkcjonalnego nowej usługi elektronicznej, która w październiku 2021 roku pojawiła się w Polsce a od 1 stycznia 2025 roku stanie się obowiązkowa dla wielu podmiotów publicznych, takich jak urzędy, ZUS, NFZ, oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego.
Usługi te (skrzynka e-mail, skrzynka e-Doręczenia) mają tylko jedną rzecz wspólną. Służą do przesyłania wiadomości, informacji, dokumentów w postaci cyfrowej.
I na tym kończą się podobieństwa.
Czym się różni skrzynka E-mail od skrzynka E-Doręczenia?
E-mail:
Każda osoba może mieć:
- Wiele adresów mailowych: prywatnych czy służbowych.
- Adresy można mieć założone u różnych usługodawców (google.com, outlook.com, wp.pl, op.pl,…) na różnych platformach / serwerach / hostingach.
- Korzystanie z tej usługi jest płatne w przypadku skrzynek służbowych w większości skrzynek używanych a celach prywatnych jest bezpłatne.
E-doręczenia:
- Osoba prywatna może mieć: TYLKO JEDNĄ skrzynkę e-Doręczenia (identyfikowaną numerem PESEL).
- Firma czy instytucja publiczna może mieć: TYLKO JEDNĄ skrzynkę e-Doręczenia (przypisaną do NIP/KRS).
- Osoba wykonująca zawód zaufania publicznego może mieć: TYLKO JEDNĄ skrzynkę e-Doręczenia (identyfikowaną poprzez numer uprawnień do wykonywania zawodu).
- Skrzynkę można mieć tylko u jednego z usługodawców.
- Ponad ustawowa funkcjonalność skrzynki, zależy od usługodawcy.
- Listy wysyłane do instytucji publicznych są bezpłatne.
- Listy wysyłane do firm, obywateli są płatne.
Tak wygląda adres E-mailowy.
e-mail: ciąg.znaków@nazwa.domeny
Dla adresu e-mail jest tyko wymóg unikalności adresu oraz ograniczony zbiór znaków do tworzenia adresu.
Nazwa użytkownika, to co jest przed „@”, jest unikalna w ramach jednego urzędu pocztowego.
Nazwy urzędu pocztowego to co jest za „@” jest unikalna poprzez system nadawania nazw domen – DNS.
Przy czym wiele adresów e-mail może wskazywać jedną skrzynkę pocztową.
To jaki adres pocztowy jest przekazany odbiorcy, jako ten z którego pochodzi list (e-mail) i na jaki adres ma być wysłana odpowiedź, zależy od nadawcy lub/i administratora systemu pocztowego.
A to wygląd adresu do skrzynki e-Doręczenia?
e-doręczenia: AE:PL-12345-12345-ABCDE-12 (w Polsce wszyscy mają taki sam pięcioznakowy początek)
- Adres skrzynki nadawany jest przez centralny system, zarządzany przez Ministerstwo Cyfryzacji, podczas zakładania pierwszej skrzynki.
- Adres skrzyni e-Doręczeń pojawia się w centralnej bazie w momencie jej utworzenia. Dzieje się tak nawet wtedy gdy utworzymy ją w usłudze mObywatel na stronach „…gov.pl”.
- Skrzynka może być umieszczona na zasobach jednego z licencjonowanych usługodawców.
- Klient (obywatel, firma) może sobie wybrać w zasobach, którego z autoryzowanych przez nasze Państwo usługodawcy umieszczona będzie nasza (Twoja) skrzynka e-doręczeń. Jeśli nam się nie będzie podobał aktualny usługodawca, klient ma prawo i może go zmienić na innego.
- Nadawca listu jest jawny dla odbiorcy i nie jest konfigurowalny przez użytkownika ani administratora.
Poniżej podstawowe zasady korzystania ze skrzynki E-Doręczeń?
- Zmiana usługodawcy obsługującego skrzynkę nie zmienia adresu skrzynki.
- Można wysyłać listy tylko do innych skrzynek e-doręczeń.
- Adresy firm i instytucji są publiczne.
- Adresy obywateli są prywatne. Nie są dostępne (do wyszukiwania) dla innych obywateli, firm. Są natomiast dostępne dla instytucji państwowych takich jak: urzędy skarbowe, sądy, policja, urzędy miast i gmin.
- Jeśli, obywatel chce udostępnić adres swojej skrzynki e-doręczeń to musi go podać, wysłać, udostępnić osobie, firmie od której chce uzyskać list np.: aby otrzymać swoje rozliczenie roczne – PIT. Wysłanie listu udostępnia adres nadawcy (nie można wysłać listu anonimowo).
Porównanie wiarygodności, poufności
skrzynka e-mail <-> skrzynka E-Doręczenia
e-mail:
Zależy od dostawcy usługi, a że na świecie jest tysiące firm świadczących usługi e- mail to z wiarygodnością poczty może być różnie.
e-Doręczenia:
Aby uzyskać prawo do świadczenia usługi firma musi spełnić wymogi określone przez rząd Polski.
Prawo do świadczenia usługi ma na chwilę obecną (28.02.2025):
- Poczta Polska S.A.
- Asseco Data Systems S.A.
- Autenti sp. z o.o.
- KFJ Investycje Sp z o.o..
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A
Usługa ta należy do zestawu usług kwalifikowanych, takich jak: podpis kwalifikowany, czas kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana. Dostęp do takiej usługi dostaje konkretna zweryfikowana osoba w procesie wymagającym jej identyfikacji.
Wniosek: usługa jest bardzo wiarygodna i zachowuje stopień najwyższej poufności.
Podsumowujac cały temat:
e-Doręczenia to cyfrowa forma listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają bezpieczne i wygodne przekazywanie oficjalnych dokumentów drogą elektroniczną – zarówno przez instytucje publiczne, jak i firmy czy obywateli. Mają taką samą moc prawną jak tradycyjna korespondencja polecona, a przy tym przyspieszają i usprawniają cały proces komunikacji. Nie jest to zwykły adres e-mail, którego obsługujemy z programu Outlook lub wysyłamy na niego maila w tradycyjny sposób.
Opisane zostały powyżej podstawowe różnie obu usług. Celem było uświadomienie czytelnikowi, że mamy do czynienia z nową usługą to jak ona działa i jak z niej korzystać proponujemy we wpisie: e-Doręczenia – Twój nowy obowiązek!