Wprowadzenie do Automatyzacji Procesów
Współczesne firmy coraz częściej sięgają po platformy automatyzacji procesów, które nie wymagają programowania. Według Gartner, do 2025 roku aż 70% nowych aplikacji biznesowych będzie tworzonych na platformach low-code/no-code, w porównaniu z zaledwie 25% w 2020 roku. To oznacza prawdziwą rewolucję w podejściu do cyfrowej transformacji – już nie tylko działały IT, ale również pracownicy innych działów mogą tworzyć rozwiązania wspierające ich codzienną pracę.
Automatyzacja workflow stała się kluczowym elementem strategii biznesowej. McKinsey wskazuje, że 31% przedsiębiorstw ma już w pełni zautomatyzowaną co najmniej jedną funkcję biznesową, a do 2025 roku odsetek ten ma wzrosnąć do około 50%. Firmy, które wdrożyły automatyzację procesów w firmie, raportują znaczące oszczędności czasu i kosztów oraz poprawę jakości wykonywanych zadań.
Power Automate i Make: Podstawowe Informacje
Czym jest Power Automate?
Microsoft Power Automate to platforma automatyzacji należąca do rodziny Microsoft 365, która umożliwia tworzenie automatycznych przepływów pracy między aplikacjami i usługami. W praktyce oznacza to, że możesz połączyć różne systemy – od Outlook i Excel po zaawansowane systemy CRM – i sprawić, by współpracowały ze sobą bez Twojego udziału.
Kluczowe możliwości Power Automate obejmują automatyzację marketingu, gdzie system może automatycznie dodawać nowe leady do bazy CRM i wysyłać spersonalizowane e-maile powitalny. W dziale sprzedaży automatyzacja sprzedaży pozwala na automatyczne tworzenie ofert, śledzenie statusu zamówień i powiadamianie klientów o postępach. Z kolei automatyzacja raportowania oznacza, że Twoje miesięczne raporty mogą być generowane i wysyłane automatycznie do odpowiednich osób.
Według badania Forrester, firmy wdrażające Power Automate osiągnęły średnio 199% zwrot z inwestycji w ciągu 3 lat oraz o 70% niższe koszty tworzenia rozwiązań w porównaniu z tradycyjnym programowaniem. To pokazuje, jak skuteczne może być to narzędzie do automatyzacji w realnym środowisku biznesowym.
Co to jest Make?
Make (dawniej Integromat) to platforma automatyzacji typu iPaaS (Integration Platform as a Service), która specjalizuje się w łączeniu różnych aplikacji i automatyzacji procesów biznesowych. W przeciwieństwie do Power Automate, Make od początku było projektowane jako niezależne rozwiązanie, które może integrować praktycznie każdy system posiadający API.
Historia Make sięga 2012 roku, kiedy platforma rozpoczęła działalność pod nazwą Integromat. Dzisiaj obsługuje ponad 500 000 użytkowników na całym świecie i realizuje ponad 1 miliard operacji automatyzacji miesięcznie. To pokazuje skalę, na jaką rozrosły się automatyzacja procesów biznesowych w nowoczesnych organizacjach.
Make wyróżnia się intuicyjnym interfejsem wizualnym, który przypomina schemat blokowy. Każdy automatyzacja workflow przedstawiony jest jako seria połączonych modułów, gdzie każdy moduł reprezentuje konkretną akcję – na przykład pobranie danych z jednego systemu, ich przetworzenie i przesłanie do innego. Ta przejrzystość sprawia, że nawet skomplikowane procesy biznesowe automatyzacja są łatwe do zrozumienia i modyfikacji.
Jak Zacząć Bez Umiejętności Programowania
Jedną z największych zalet współczesnych platform automatyzacji jest to, że nie wymagają one znajomości programowania. Podejście low-code/no-code oznacza, że tworzysz rozwiązania poprzez przeciąganie i upuszczanie elementów, wybieranie opcji z menu i wypełnianie formularzy – podobnie jak w przypadku tworzenia prezentacji w PowerPoint.
Aby rozpocząć przygodę z automatyzacją zadań, warto zacząć od zidentyfikowania prostych, powtarzających się czynności w swojej pracy. Może to być na przykład cotygodniowe kopiowanie danych sprzedażowych z e-maili do arkusza Excel, wysyłanie powiadomień o nowych zamówieniach, tworzenie folderów dla nowych projektów, czy nawet zamawianie jedzenia dla pracowników. Te proste zadania to idealny punkt wyjścia do nauki.
W Power Automate można zacząć od gotowych szablonów – Microsoft przygotował setki gotowych przepływów dla typowych scenariuszy biznesowych. Wystarczy wybrać szablon najbliższy Twoim potrzebom i dostosować go do własnych systemów. Z kolei w Make możesz skorzystać z wizualnego kreatora, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces tworzenia pierwszej automatyzacji.
Kluczowe jest też zbudowanie kultury „Citizen Development” w organizacji. To oznacza, że pracownicy z różnych działów mogą tworzyć własne rozwiązania, ale w ramach ustalonego przez dział IT nadzoru i wytycznych bezpieczeństwa. Taki model pozwala na szybkie reagowanie na potrzeby biznesowe, jednocześnie zachowując kontrolę nad bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami.
Wybieramy Narzędzie: Make czy Power Automate?
Wybór między Make a Power Automate zależy przede wszystkim od specyfiki Twojej organizacji i używanych systemów. Jeśli Twoja firma już korzysta z pakietu Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Excel), Power Automate integracja będzie naturalnym wyborem. Platforma Microsoft oferuje głęboką integrację z własnymi produktami i często jest już dostępna w ramach posiadanych licencji.
Power Automate sprawdza się szczególnie dobrze w środowiskach korporacyjnych, gdzie priorytetem jest bezpieczeństwo, zarządzanie użytkownikami przez Active Directory i zgodność z wewnętrznymi politykami IT. Automatyzacja IT w takich organizacjach często wymaga ścisłej kontroli nad dostępami i możliwością audytu wszystkich operacji.
Make z kolei wyróżnia się większą elastycznością i liczbą dostępnych integracji – platforma obsługuje ponad 1000 różnych aplikacji i usług. Jest to lepszy wybór dla firm, które korzystają z różnorodnego ekosystemu narzędzi SaaS lub potrzebują zaawansowanych możliwości przetwarzania danych. Make oferuje też bardziej przejrzysty model cenowy oparty na liczbie wykonanych operacji.
W praktyce wiele firm korzysta z podejścia hybrydowego – Make Power Automate mogą współpracować ze sobą, gdzie każda platforma obsługuje te integracje, w których jest najlepsza. Na przykład Power Automate może zarządzać procesami wewnętrznymi związanymi z Microsoft 365, podczas gdy Make obsługuje integracje z zewnętrznymi systemami e-commerce czy narzędziami marketingowymi.
Integracja i Bezpieczeństwo
Jednym z najważniejszych aspektów automatyzacji procesów biznesowych jest zapewnienie bezpiecznego przepływu danych między systemami. Zarówno Power Automate, jak i Make oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, ale wymagają one właściwej konfiguracji i zarządzania.
Kluczowym wyzwaniem jest często integracja systemów działających lokalnie (on-premise) z rozwiązaniami chmurowymi. Power Automate rozwiązuje to poprzez bramy danych (On-Premises Data Gateway), które umożliwiają bezpieczne połączenie z lokalnymi bazami danych, systemami ERP czy CRM. Make oferuje podobne możliwości poprzez dedykowane connectory i webhook’i.
Zgodność z RODO to kolejny istotny aspekt automatyzacji w chmurze. Obie platformy oferują mechanizmy kontroli nad danymi osobowymi, możliwość ich usuwania na żądanie oraz szczegółowe logowanie operacji. Ważne jest jednak właściwe skonfigurowanie uprawnień – każda automatyzacja powinna mieć dostęp tylko do tych danych, które są niezbędne do jej działania.
Zarządzanie uprawnieniami w większych organizacjach wymaga też wprowadzenia governance model. To oznacza ustalenie jasnych zasad dotyczących tego, kto może tworzyć automatyzacje, jakie systemy można integrować i jak dokumentować utworzone rozwiązania. Bez takich zasad można szybko stracić kontrolę nad „citizen-developed” automatyzacjami i narazić organizację na ryzyko związane z „shadow IT”.
Praktyczne Zastosowania i ROI Automatyzacji
Automatyzacja procesów w firmie może przynieść korzyści praktycznie w każdym dziale. W marketingu popularne zastosowania obejmują automatyczne dodawanie leadów z formularzy internetowych do CRM, segmentację klientów na podstawie ich zachowań oraz tworzenie spersonalizowanych kampanii e-mailowych. Automatyzacja marketingu pozwala na znacznie szybszą reakcję na działania potencjalnych klientów i lepsze wykorzystanie zebranych danych.
W dziale sprzedaży automatyzacja sprzedaży często koncentruje się na procesach związanych z obsługą zamówień. Automatyczne tworzenie faktur, aktualizowanie statusów w CRM, powiadamianie klientów o postępie realizacji zamówienia czy generowanie raportów sprzedażowych to zadania, które mogą zaoszczędzić handlowcom wiele godzin tygodniowo.
Dział finansowy może skorzystać z automatyzacji procesów księgowych, takich jak automatyczne kategoryzowanie transakcji bankowych, tworzenie zestawień kosztów czy generowanie raportów dla księgowości. Automatyzacja raportowania oznacza, że miesięczne czy kwartalne raporty finansowe mogą być generowane automatycznie na podstawie bieżących danych z różnych systemów.
Mierzenie ROI automatyzacji wymaga śledzenia kilku kluczowych metryk. Najważniejsza to oszczędność czasu – ile godzin pracy zaoszczędzono dzięki automatyzacji konkretnych zadań. Kolejne metryki to redukcja błędów (automatyzacja eliminuje pomyłki wynikające z ręcznego przepisywania danych), szybkość procesów (jak bardzo skrócił się czas realizacji określonych zadań) oraz zadowolenie klientów (dzięki szybszej obsłudze i mniejszej liczbie błędów).
Kluczowe Wyzwania i Rozwiązania
Największym wyzwaniem w projektach automatyzacji jest często integracja z przestarzałymi systemami legacy. Wiele firm korzysta z oprogramowania, które ma kilka lub kilkanaście lat i nie oferuje nowoczesnych interfejsów API. W takich przypadkach można wykorzystać rozwiązania hybrydowe – na przykład robotic process automation (RPA), które naśladuje działania użytkownika na poziomie interfejsu graficznego.
Power Automate oferuje funkcjonalność Desktop Flows, która pozwala na automatyzację aplikacji desktopowych poprzez nagrywanie i odtwarzanie sekwencji kliknięć i wpisywania tekstu. Make z kolei może być zintegrowane z dedykowanymi narzędziami RPA poprzez API. Takie podejście pozwala na włączenie nawet bardzo starych systemów w nowoczesne procesy biznesowe automatyzacja.
Kolejnym wyzwaniem są często niejasne koszty licencjonowania. Power Automate ma kilka różnych planów cenowych, a koszt zależy od liczby przepływów, użytkowników oraz używanych connectorów. Make stosuje model oparty na liczbie wykonanych operacji. Ważne jest dokładne oszacowanie przewidywanego wykorzystania przed wyborem planu, aby uniknąć nieprzewidzianych kosztów w przyszłości.
Zarządzanie „shadow IT” to problem, który może pojawić się w organizacjach promujących citizen development. Pracownicy mogą tworzyć automatyzacje bez wiedzy działu IT, co może prowadzić do problemów z bezpieczeństwem czy zgodnością z przepisami. Rozwiązaniem jest wprowadzenie governance model z jasnymi zasadami i regularnym audytem utworzonych rozwiązań.
Jak DreamITeam Może Pomóc we Wdrożeniu Automatyzacji
Zespół DreamITeam specjalizuje się we wdrażaniu rozwiązań automatyzacji procesów biznesowych, pomagając firmom w pełnym wykorzystaniu potencjału platform takich jak Power Automate i Make. Nasze doświadczenie obejmuje projekty w różnych branżach – od małych firm usługowych po duże organizacje produkcyjne.
Rozpoczynamy każdy projekt od szczegółowej analizy istniejących procesów biznesowych i identyfikacji obszarów o największym potencjale automatyzacji. Nie koncentrujemy się tylko na aspektach technicznych, ale przede wszystkim na korzyściach biznesowych – oszczędności czasu, redukcji kosztów i poprawie jakości obsługi klientów.
Jako certyfikowani partnerzy Microsoft zapewniamy kompleksowe wsparcie w zakresie Power Automate – od projektowania przepływów pracy po integrację z istniejącymi systemami i szkolenie użytkowników. Mamy też bogate doświadczenie w pracy z Make, szczególnie w projektach wymagających integracji z różnorodnymi systemami SaaS i aplikacjami niszowymi.
Naszym klientom oferujemy nie tylko wdrożenie technologii, ale też pomoc w budowaniu wewnętrznych kompetencji. Prowadzimy szkolenia dla zespołów, które chcą samodzielnie tworzyć automatyzacje, jednocześnie pomagając w ustaleniu zasad governance zapewniających bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Taki model pozwala na szybkie skalowanie automatyzacji w organizacji przy zachowaniu kontroli nad jakością i bezpieczeństwem.