Poczta działa. Pliki są na NAS-ie. Wszyscy jakoś funkcjonują. I właśnie dlatego nikt nie chce ruszać środowiska IT, bo ostatni raz, gdy ktoś coś „poprawił”, przez trzy dni nikt nie mógł odebrać maila. Znasz to uczucie. Problem w tym, że przestarzałe środowisko IT nie jest bezpieczne tylko dlatego, że działa. Stary hosting pocztowy nie ma odpowiednich zabezpieczeń. NAS w biurze to pojedynczy punkt awarii. A firmy, które odkładają migrację do chmury, nie unikają ryzyka i one je kumulują. DreamITeam przeprowadza migrację poczty do Microsoft 365 i zmianę dostawcy IT bez przestoju w działaniu firmy. Pracownicy rano wysyłają maile ze starego systemu, a po południu z nowego i niczego nie zauważają. Ten przewodnik pokazuje, jak to robimy i dlaczego jest to bezpieczniejsze niż robienie tego samodzielnie.
Dlaczego firmy odkładają migrację i jak się to kończy
Większość firm, z którymi rozmawiamy, wie, że powinna zmienić środowisko IT. Odkładają to miesiącami, czasem latami. Powód jest zawsze ten sam: strach przed tym, co może pójść nie tak. Jeśli rozpoznajesz choć jeden z poniższych scenariuszy, Twoja firma jest w dokładnie tym samym miejscu.
- Poczta działa na starym hostingu (nazwa.pl, home.pl lub podobnym) bez szyfrowania połączeń, bez archiwizacji, bez polityki haseł. Technicznie działa. Bezpiecznie nie jest.
- Pliki firmy są na NAS-ie w biurze bez regularnego backupu lub z backupem, którego nikt nigdy nie testował. Awaria dysku oznacza utratę wszystkiego.
- Obecny dostawca IT nie odpowiada na zgłoszenia na czas, a pracownicy nauczyli się omijać dział IT własnym sumptem.
Firmy, które próbują samodzielnie przeprowadzić migrację poczty do chmury, najczęściej zatrzymują się na etapie konfiguracji DNS. Albo gubią część historycznych maili. Albo przez dwie doby poczta nie dociera do klientów, bo rekord MX zmieniono bez zachowania okresu propagacji. To nie są scenariusze wyjątkowe. To standard przy migracjach robionych bez planu.
Co dokładnie przejmuje DreamITeam podczas migracji do Microsoft 365
Zmiana firmy IT lub migracja do Microsoft 365 składa się z kilkudziesięciu kroków technicznych i organizacyjnych. Poniżej to, czym zajmuje się DreamITeam od pierwszego dnia współpracy.
Audyt środowiska przed migracją
Zanim cokolwiek przeniesiemy, wiemy dokładnie, co jest do przeniesienia. Inwentaryzujemy skrzynki pocztowe, pliki, aplikacje zależne od lokalnej infrastruktury, polityki dostępów i stan backupu. Wynik to raport z mapą zależności i listą ryzyk. Bez audytu każda migracja jest improwizacją. Szczegółowy opis tego etapu znajdziesz w artykule o 10 krokach do poprawnego wdrożenia Microsoft 365.
Dobór licencji Microsoft 365
Licencjonowanie M365 to jeden z najczęstszych powodów przepłacania. Firmy kupują plany z funkcjami, których nigdy nie użyją, albo odwrotnie, wybierają zbyt tani plan i dokupują dodatki drożej. DreamITeam dobiera licencje pod konkretne role w firmie i rozmiar zespołu. Płacisz za to, czego faktycznie potrzebujesz.
Migracja poczty firmowej bez przestoju
Migracja poczty do Exchange Online przebiega równolegle ze starym systemem. Przez cały czas trwania migracji poczta działa na obu środowiskach. Dopiero gdy wszystkie skrzynki są przeniesione i zweryfikowane, zmieniamy rekord MX. Historyczne maile, kalendarze i kontakty zostają zachowane. To właśnie dlatego frazy takie jak „migracja poczty do Office 365” i „migracja poczty do chmury” prowadzą do nas, a nie do poradników z YouTube.
Konfiguracja bezpieczeństwa poczty
Sama migracja poczty do chmury to nie wszystko. Po przejściu na Exchange Online konfigurujemy rekordy SPF, DKIM i DMARC, które chronią Twoją domenę przed podszywaniem się. To zabezpieczenia, których większość firm korzystających ze starego hostingu nie ma wcale. Więcej o tym, jak działają te mechanizmy, piszemy w artykule o 3 ustawieniach, które chronią firmową pocztę e-mail.
Przeniesienie plików i konfiguracja SharePoint oraz OneDrive
NAS w biurze zastępujemy SharePointem i OneDrive. Pracownicy zdalni i stacjonarni mają dostęp do tych samych plików bez VPN i bez ryzyka awarii jednego dysku. Uprawnienia ustawiamy zgodnie z aktualną strukturą zespołu.
Onboarding pracowników po migracji
Migracja techniczna bez adopcji narzędzi to połowiczny sukces. DreamITeam przeprowadza krótkie szkolenia dla użytkowników z Teams, SharePoint i Outlook w wersji Microsoft 365. Pracownicy wiedzą, gdzie co jest i jak działać od pierwszego dnia po zmianie.
Jak wygląda zmiana dostawcy IT bez utraty ciągłości wsparcia
Wiele firm boi się nie samej migracji technicznej, lecz procesu odejścia od obecnego dostawcy IT. Co jeśli poprzedni partner zablokuje dostępy? Kto przejmie dokumentację? Jak zachować ciągłość wsparcia dla pracowników? DreamITeam przejmuje obsługę IT stopniowo, w trzech etapach.
- Przekazanie dostępów i dokumentacji od poprzedniego dostawcy lub odtworzenie jej, jeśli dokumentacja nie istnieje.
- Równoległy okres przejściowy, w którym DreamITeam przejmuje zgłoszenia i poznaje środowisko bez odcinania dotychczasowego wsparcia.
- Pełne przejęcie obsługi IT wraz z migracją do Microsoft 365, jeśli jest planowana.
Czas przejścia zależy od wielkości środowiska i dostępności dokumentacji od poprzedniego dostawcy. Dla większości firm z sektora MŚP proces zamyka się w ciągu kilku tygodni.
Dlaczego wdrażanie Microsoft 365 samodzielnie to ryzyko, którego nie warto podejmować
Własny dział IT lub wyznaczony pracownik „techniczny” potrafi zarejestrować tenant w Microsoft 365 i skonfigurować pierwsze skrzynki. Ale migracja całej firmy to co innego. Lista elementów, które można pominąć, jest długa i kosztowna.
- Brak backupu danych przed migracją. Microsoft nie tworzy kopii zapasowych Twoich danych – to Twoja odpowiedzialność. Szczegółowo opisujemy to w artykule o backupie Microsoft 365 i tym, dlaczego chmura Microsoftu nie chroni Twoich danych.
- Błędna konfiguracja rekordu MX – poczta przestaje docierać lub trafia do spamu.
- Pominięcie historycznych maili przy migracji skrzynek o dużym rozmiarze.
- Brak polityk dostępu warunkowego – każde konto bez MFA to otwarte drzwi dla atakujących.
- Zakup licencji niedopasowanych do realnych potrzeb, co generuje nadpłaty od pierwszego miesiąca.
- Brak spójnych stopek firmowych w Outlook po migracji. To szczegół, który wychodzi po kilku tygodniach. Rozwiązaniem jest CodeTwo do zarządzania stopkami w firmie, które DreamITeam konfiguruje w ramach wdrożenia.
Usługi migracji do chmury realizowane przez zewnętrznego partnera eliminują te ryzyka, bo ktoś już przez nie przeszedł i wie, gdzie czekają pułapki.
Przykład z praktyki: migracja w sektorze ubezpieczeniowym
Firma Assiduus z sektora ubezpieczeniowego zgłosiła się do DreamITeam z potrzebą migracji poczty do Microsoft 365, integracji narzędzi chmurowych i poprawy bezpieczeństwa danych. Środowisko wymagało pełnego audytu, migracji do Exchange Online, konfiguracji SharePoint i OneDrive oraz wdrożenia procedur bezpieczeństwa dostępów. Całość przeprowadzono bez przestoju w działaniu firmy. Pełen opis realizacji znajdziesz w case study Assiduus.
Co dostajesz od DreamITeam w ramach migracji
Poniżej standardowy zakres, który DreamITeam realizuje dla firm przechodzących na Microsoft 365.
- Audyt obecnego środowiska IT i raport ryzyk przed migracją
- Dobór i zakup licencji Microsoft 365 dopasowanych do struktury firmy
- Migracja poczty do Exchange Online z zachowaniem historycznych wiadomości, kalendarzy i kontaktów
- Konfiguracja SPF, DKIM i DMARC dla domeny firmowej
- Przeniesienie plików do SharePoint i OneDrive
- Konfiguracja Microsoft Teams dla komunikacji zespołowej
- Onboarding użytkowników po migracji
- Wsparcie powdrożeniowe i bieżący helpdesk IT
Jak wygląda wycena i pierwsze kroki
Koszt migracji zależy od liczby skrzynek pocztowych, ilości danych do przeniesienia, stanu obecnej infrastruktury i zakresu licencji. DreamITeam nie stosuje cenników „od do” bez wiedzy o środowisku klienta, bo każda firma jest inna. Pierwszy krok to bezpłatna konsultacja, podczas której rozmawiamy o aktualnym środowisku, celach i harmonogramie. Na tej podstawie przygotowujemy konkretną wycenę bez zobowiązań.
Napisz do DreamITeam lub zadzwoń. Powiedz nam, ile macie skrzynek, gdzie teraz trzymacie pliki i kiedy chcecie zakończyć migrację. Resztą zajmiemy się my.