Outsourcing IT, czyli obsługa informatyczna, to popularna praktyka, która umożliwi Ci korzystanie z usług ekspertów z zewnątrz bez konieczności zatrudniania ich na stałe. Dzięki temu będziesz mógł zwiększyć bezpieczeństwo, efektywność, zaoszczędzić czas i pieniądze oraz skupić się na swojej głównej działalności. Jednak aby outsourcing przyniósł spodziewane korzyści, musisz wybrać odpowiednią firmę, która będzie w stanie sprostać Twoim oczekiwaniom.
Jaka powinna być szybkość reakcji obsługi informatycznej na zgłoszenie?
Przy wyborze outsourcingu IT, pierwszym ważnym czynnikiem, który trzeba wziąć pod uwagę, jest szybkość reakcji na zgłoszenia. To bardzo ważne, aby firma reagowała szybko i
skutecznie na każde problemy i pytania, zapewniając przy tym ciągłość pracy Twoich pracowników. Następnie zwróć uwagę na to jak wygląda procedura reakcji na zgłoszenia i w jakim stopniu jest ona jawna. Dobra obsługa informatyczna powinna skontaktować się z Tobą w przeciągu godziny i przekazać podjęte kroki.
Aby sprawdzić to kryterium zapytaj firmę:
- czy mierzy czas reakcji na zgłoszenia swoich klientów,
- jak wygląda procedura zgłoszenia awarii.
Jakie doświadczenie powinna mieć firma outsourcingowa?
Przy wyborze firmy do obsługi informatycznej warto zwrócić uwagę na jej doświadczenie i referencje. Przede wszystkim powinna obsługiwać firmy podobne do Twojej, pod względem:
- ilości pracowników,
- skomplikowania systemów informatycznych (liczba serwerów, komputerów, programów biznesowych),
- przychodów rocznych.
Wykorzystaj powyższe lub ustal swoje wskaźniki, które będą dla Ciebie ważne i trzymaj się ich konsekwentnie. Następnie zwrócić uwagę na referencje firmy, które na pewno są dostępne na stronach. Firma zajmująca się outsourcingiem IT z dłuższym stażem na rynku i zadowolonymi klientami to zdecydowanie większa pewność i zaufanie.
Aby sprawdzić to kryterium:
- ustal wskaźniki,
- porozmawiaj o nich z firmą,
- zapytaj o doświadczenie w firmach zbliżonych do Twojej.
Jakie kompetencje powinna posiadać firma od outsourcingu IT?
Wybierając firmę do outsourcingu IT, warto zwrócić uwagę na jej wiedzę i kompetencje. Powinna być w stanie sprostować Twoim wymaganiom i posiadać ekspertów z technologii, która Cię interesuje.
Aby sprawdzić to kryterium:
- poproś o pokazanie wersji demonstracyjnych lub testowych produktów,
- zobacz jak dana firma sama korzysta z tej technologii,
- sprawdź, czy firma posiada aktualne Partnerstwo (można to sprawdzić w Internecie),
- zapytaj o to czy firma zatrudnia osoby z Certyfikatami. Poproś o pokazanie certyfikatów.
Jaki model współpracy wybrać przy outsourcingu IT?
Kolejnym ważnym aspektem przy wyborze firmy do outsourcingu IT jest model współpracy. W zależności od potrzeb, możesz wybrać opcję w której będziesz płacić za czas pracy specjalistów lub stałą obsługę informatyczną.
Aby sprawdzić to kryterium zapytaj firmę:
- zapytaj o sposoby rozliczenia usługi.
- zwykle możliwe są rozliczenia na zasadzie:
- ryczałtu. Ustal od czego zależy ryczałt.
- abonamentu. Ustal jak liczony jest abonament
- godzin przedpłaconych. Ustal ile kosztują pakiety i jak są rozliczane.
- zapłaty „po wykonaniu” usługi.
Jak powinna wyglądać praca obsługi informatycznej?
Aby w uniknąć błędów w działaniu warto działać procesowo. Co to oznacza? Podam Ci to na przykładzie sprawnego przygotowania stanowiska pracy dla pracownika. W przypadku jednego z naszych klientów ta procedura zawiera prawie 40 pozycji. Znajduje się na niej wiele szczegółowych pozycji. Poniżej ich uproszczona lista:
- Poprawne wgranie systemu operacyjnego,
- Skonfigurowanie zabezpieczeń antywirusowych,
- Wgranie całości potrzebnego pracownikowi oprogramowania,
- Skonfigurowanie skrzynek mailowych, dostępów do serwerów,
- Skonfigurowanie klienta VPN potrzebnego do podłączenia się do zasobów firmowych,
- Skonfigurowanie drukarek sieciowych,
- Sprawdzenie całości uprawnień jakie pracownik powinien mieć w systemach,
- Aktywowanie odpowiednich kont na serwerach oraz przygotowanie listy dostępów.
Jest to jedna z kilku procedur, które dobra firma outsourcingowa powinna przygotować dla klienta. Podobna procedura powinna być wykonywana, w zorganizowany sposób, w przypadku odejściu pracownika z pracy. Takich jak blokada kont, zabezpieczenie danych, itd. Innym przykładem bardzo potrzebnej procedury, jest zabezpieczenie najważniejszych danych firmowym.
Każda powtarzalna czynność informatyczna powinna zawierać procedurę, u nas w DreamITeam zwaną „Szablonem Działania”. Dzięki temu wykonywanie skomplikowanych czynności będzie bardzo proste. W rezultacie odciąży to właściciela od pamiętania o tym, przyspieszy działanie i pozwali uniknąć błędów.
Aby sprawdzić to kryterium:
- zapytaj jakie procedury proponuje firma na początku współpracy
- poproś o pokazanie przykładowej procedury
Więcej o korzyściach z outsourcingu IT możesz dowiedzieć się z tego artykułu.
