Platforma Microsoft 365 – Sharepoint i OneDrive dla firm
Jednym z kluczowych elementów tej platformy jest usługa OneDrive, umożliwiająca bezpieczne przechowywanie plików w chmurze oraz ich wygodne udostępnianie innym użytkownikom.
Dzięki aplikacji mobilnej OneDrive użytkownicy mają dostęp do swoich plików i folderów z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu – wystarczy połączenie z internetem. To rozwiązanie pozwala na szybkie udostępnianie plików, zarządzanie plikami oraz współpracę w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji. Microsoft 365 zapewnia spójność usług i bezpieczeństwo danych, co czyni go niezastąpionym narzędziem w codziennej pracy w chmurze.
Czym są SharePoint i OneDrive dla firm?
Microsoft SharePoint oraz OneDrive dla firm to dwa popularne narzędzia oferowane w ramach usługi Microsoft 365. Oba rozwiązania służą do przechowywania dokumentów w chmurze, a także przechowywania danych w usłudze Microsoft SharePoint i OneDrive w ramach platformy Microsoft 365.
Umożliwiają efektywną współpracę online, w tym udostępnianie i edytowanie dokumentów, plików oraz folderów przez użytkowników.
SharePoint – chmurowy intranet, firmowy serwer plików i folderów
Microsoft SharePoint to inteligentny, chmurowy odpowiednik klasycznych serwerów plików oraz firmowych intranetów. Programu SharePoint pozwala tworzyć witryny dla działów lub zespołów projektowych, zawierające:
- biblioteki dokumentów pdf,
- listy zadań,
- kalendarze projektowe,
- strony informacyjne.
W programie SharePoint można tworzyć foldery do organizacji plików, a także udostępniać i edytować jeden dokument przez wielu użytkowników jednocześnie. Funkcje udostępniania i edytowania dokumentów oraz folderów są szczególnie przydatne w pracy zespołowej, umożliwiając współpracę w czasie rzeczywistym.
Dzięki SharePoint można efektywnie zarządzać dokumentami firmowymi w uporządkowany sposób. Z narzędzia korzysta już ponad 200 milionów użytkowników miesięcznie (Microsoft Ignite 2022).
Usługi OneDrive dla firm – indywidualny dysk online
OneDrive dla firm (OneDrive for Business) to osobisty dysk sieciowy przypisany do konta każdego pracownika. Domyślnie dokumenty są dostępne tylko dla właściciela, który może je łatwo i bezpiecznie udostępnić wybranym osobom. Użytkownicy mogą udostępniać i edytować pliki oraz foldery w usłudze OneDrive, a także korzystać z tych funkcji na urządzeniach z systemem Windows. Zarządzanie plikami, edytowanie oraz udostępnianie i możliwość udostępniać pliki w usłudze OneDrive zapewniają wygodę i bezpieczeństwo pracy w chmurze. OneDrive obsługuje obecnie ponad 300 milionów aktywnych użytkowników (Microsoft FY23 Q4).
Różnice między SharePoint a OneDrive
- SharePoint – firmowa przestrzeń zespołowa.
- OneDrive – przestrzeń osobista użytkownika.
W praktyce SharePoint służy do współpracy zespołowej, a OneDrive do przechowywania plików roboczych.
Kluczowe funkcje i możliwości Microsoft 365
Poniżej opisano podstawowe funkcje dostępne w usłudze SharePoint i OneDrive.
Poniższe opcje są dostępne w ramach Microsoft 365 narzędzi pracy. Przechowywanie danych w chmurze jest szczególnie przydatne w sytuacjach awaryjnych, takich jak utrata danych czy konieczność dostępu z różnych urządzeń.
Biblioteka dokumentów SharePoint
Funkcje:
- wersjonowanie dokumentów,
- zarządzanie uprawnieniami,
- metadane do łatwego wyszukiwania,
- przepływy pracy (workflow) do zatwierdzania.
85% firm z listy Fortune 500 wdraża SharePoint jako narzędzie zarządzania dokumentacją.
OneDrive dla firm Plan 1
- 1 TB przestrzeni na użytkownika (z możliwością zwiększenia),
- szyfrowanie danych w spoczynku i transmisji,
- szybkie udostępnianie plików z kontrolą uprawnień.
Narzędzia zwiększające produktywność
Microsoft 365 oferuje szeroki wachlarz narzędzi zwiększających produktywność, w tym aplikacje mobilne SharePoint i OneDrive. Dzięki nim użytkownicy mogą w prosty sposób uzyskać dostęp do swoich plików i folderów, edytować dokumenty oraz współpracować z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym – zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych.
Aplikacje te umożliwiają nie tylko udostępnianie plików i folderów, ale także określanie mechanizmów kontroli dostępu, takich jak ustawianie daty wygaśnięcia dostępu czy nadawanie uprawnień do edycji lub tylko podglądu. Dzięki temu użytkownicy mogą mieć pewność, że ich dokumenty są udostępniane w sposób bezpieczny i zgodny z polityką firmy. Microsoft 365 pozwala na elastyczne zarządzanie plikami i folderami, co znacząco usprawnia codzienną pracę i współpracę zespołową.
Dodatkowo, aplikacje mobilne SharePoint i OneDrive oferują dostęp do zaawansowanych funkcji, takich jak śledzenie zmian, przywracanie części zmienionych plików, a także możliwość pracy offline z automatyczną synchronizacją po przywróceniu połączenia z siecią. Użytkownicy mogą w prosty sposób korzystać z aplikacji mobilnych OneDrive, aby realizować zadania służbowe w dowolnym miejscu – wystarczy smartfon lub tablet. Bezpieczne udostępnianie plików odbywa się z zachowaniem pełnej kontroli: możliwe jest ustawianie daty wygaśnięcia dostępu, definiowanie mechanizmów kontroli dostępu, a także adresatów i niestandardowych haseł. Taka elastyczność pozwala pracownikom na swobodne współdziałanie nawet z poziomu urządzeń przenośnych, bez kompromisów w zakresie bezpieczeństwa czy zgodności z firmowymi procedurami.
Integracja i synchronizacja OneDrive i Sharepoint
OneDrive Sync i praca offline – udostępnianie plików
Aplikacja OneDrive Sync umożliwia synchronizację lokalną bibliotek SharePoint i OneDrive z dostępem offline i automatyczną synchronizacją z chmurą.
Współdzielone biblioteki Teams i SharePoint
Microsoft Teams korzysta z bibliotek SharePoint jako repozytorium plików kanałów zespołowych. To idealne rozwiązanie dla firm pracujących zdalnie i hybrydowo.
Organizacja i zarządzanie dokumentami
Architektura informacji SharePoint
Zalecana struktura to Hub-and-Spoke: centralna witryna + podwitryny zespołów. Dzięki metadanym i politykom retencji możliwe jest łatwe zarządzanie cyklem życia dokumentów.
Migracja do chmury: SharePoint i OneDrive
Badanie Forrester TEI (2022) wskazuje:
- 162% ROI w 3 lata,
- 35% obniżenia kosztów infrastruktury,
- Limit ścieżek plików: 400 znaków.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach migracji do chmury, skontaktuj się z naszym zespołem.
Bezpieczeństwo i zgodność
Dane chronione są przez:
- Microsoft Purview,
- Data Loss Prevention (DLP),
- szyfrowanie i etykiety wrażliwości.
Etykiety i polityki retencji
Np. dział HR może stosować etykiety chroniące dane osobowe zgodnie z przepisami GDPR czy ISO 27001.
Statystyki adopcji i ROI
- SharePoint – ponad 200 mln użytkowników
- OneDrive – ponad 300 mln użytkowników
- 85% firm Fortune 500 korzysta z obu
- 162% ROI w 3 lata (Forrester, 2022)
Pomoc techniczna i wsparcie użytkownika
Jednym z filarów platformy Microsoft 365 jest profesjonalna, całodobowa pomoc techniczna oraz wsparcie użytkownika. Użytkownicy mają do dyspozycji rozbudowaną bazę wiedzy, dokumentację, tutoriale oraz aktywne fora dyskusyjne, które pomagają w szybkim rozwiązywaniu problemów i efektywnym korzystaniu z usług Microsoft.
Dodatkowo, Microsoft 365 oferuje wsparcie telefoniczne i e-mailowe, dzięki czemu użytkownicy mogą liczyć na pomoc ekspertów w dowolnym momencie. Tak kompleksowe podejście do obsługi sprawia, że korzystanie z platformy jest wygodne i bezpieczne, a użytkownicy mogą skupić się na realizacji swoich zadań, mając pewność, że w razie potrzeby otrzymają niezbędne wsparcie.
Sharepoint i OneDrive – Kluczowe elementy Microsoft 365
Dzięki Microsoft SharePoint i aplikacji mobilnej OneDrive, możliwe jest nie tylko bezpieczne udostępnianie plików, ale również skuteczne współpracowanie na urządzeniach przenośnych. Korzystaj z OneDrive na smartfonie lub tablecie, aby przeglądać dokumenty, nanosić poprawki czy śledzić zmiany w czasie rzeczywistym. Przy użyciu zaawansowanych funkcji, takich jak ustawianie daty wygaśnięcia dostępu, określanie mechanizmów kontroli dostępu oraz wskazywanie adresatów i ustawianie niestandardowych haseł, administratorzy IT mogą w pełni zarządzać uprawnieniami. Co więcej, użytkownicy mają dostęp do historii wersji i mogą szybko przywrócić wcześniejsze części zmienionych plików, co znacząco zwiększa elastyczność pracy z plikami. To wszystko sprawia, że nawet realizacja skomplikowanych zadań związanych z dokumentacją staje się prostsza i bezpieczniejsza – zarówno z poziomu przeglądarki, jak i z pomocą aplikacji mobilnych OneDrive.
SharePoint i OneDrive:
- Ułatwiają współpracę w modelu zdalnym/hybrydowym
- Usprawniają zarządzanie dokumentacją
- Zapewniają bezpieczeństwo i zgodność
Chcesz wdrożyć Microsoft 365 w swojej firmie?
Skontaktuj się z DreamITeam – przeprowadzimy darmowy audyt i doradzimy najlepsze rozwiązanie.
👉 Porozmawiajmy o wdrożeniu Onedrive i Sharepoint