Kontrola systemów IT w firmie – co i jak regularnie sprawdzać, żeby uniknąć awarii?
Systemy IT są nieodłącznym elementem większości firm i tak jak każdy inny system są narażone na awarie i ataki. Dlatego tak istotne jest, aby dział IT regularnie kontrolował i przeglądał systemy, aby zapobiec ewentualnym przestojom, które mogą poważnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy.
W tym artykule przedstawiamy najważniejsze systemy, które wymagają szczególnej uwagi i regularnych kontroli wraz z konkretnymi wskazówkami, jak taką kontrolę przeprowadzić, nawet jeśli nie masz rozbudowanego działu IT.
Kontrola systemów IT w pigułce
Poniższa tabela pokazuje, które obszary wymagają regularnego przeglądu i z jaką częstotliwością warto je kontrolować.
| Obszar kontroli | Co sprawdzamy | Zalecana częstotliwość |
|---|---|---|
| Kopie zapasowe | Poprawność, kompletność i możliwość odtworzenia danych | Codziennie / po każdym backupie |
| Serwery fizyczne i chmurowe | Zabezpieczenia, dostęp, MFA, zajętość dysków | Co tydzień / co miesiąc |
| Urządzenia sieciowe | Logi, aktualizacje oprogramowania, dokumentacja zmian | Co miesiąc |
| Hosting strony i poczty | Dostęp, backupy, aktualizacje CMS | Minimum raz w miesiącu |
| Zabezpieczenia end-point | Antywirus, firewall, aktualizacje systemów | Na bieżąco (automatycznie) |
Kontrola kopii zapasowych
Jak pewnie słyszałeś, przedsiębiorcy dzielą się na dwa typy: „tych, którzy backup już robią” i „tych, którzy dopiero robić będą”. W dzisiejszych czasach posiadanie aktualnej kopii zapasowej danych jest absolutną podstawą bo nigdy nie wiadomo, kiedy dojdzie do awarii sprzętu, ataku ransomware czy zwykłego błędu ludzkiego.
Istnieje uznany standard informatyczny 3-2-1, który określa minimalne wymagania odnośnie kopii zapasowych.
Na czym polega zasada backupu 3-2-1?
| Element zasady | Co oznacza |
|---|---|
| 3 kopie danych | Oryginał + minimum 2 kopie zapasowe |
| 2 różne nośniki | Np. dysk NAS + chmura, zamiast dwóch kopii na tym samym typie nośnika |
| 1 kopia poza siedzibą firmy | Ochrona przed pożarem, zalaniem, kradzieżą lub inną katastrofą na miejscu |
Jak wdrożyć skuteczny system kopii zapasowych krok po kroku?
- Określ, jakie dane chcesz zabezpieczyć – nie wszystkie dane mają taki sam priorytet; zacznij od tych krytycznych dla działania firmy.
- Określ, jak często chcesz przeprowadzać kopie zapasowe – częstotliwość powinna odpowiadać tempu, w jakim zmieniają się Twoje dane.
- Wybierz odpowiednie narzędzie do tworzenia kopii zapasowych – na rynku dostępne są zarówno rozwiązania wbudowane w systemy operacyjne, jak i płatne oraz darmowe narzędzia zewnętrzne.
- Określ, gdzie chcesz przechowywać kopie zapasowe – dyski zewnętrzne, pamięci USB, chmura lub serwer NAS.
- Wykonaj pierwszą kopię zapasową.
- Regularnie twórz kolejne kopie zgodnie z harmonogramem – pamiętaj, że częstotliwość zależy od ilości i rodzaju przechowywanych danych.
- Testuj swoje kopie zapasowe, aby upewnić się, że są kompletne i nie uszkodziły się w trakcie tworzenia lub przechowywania.
Najczęściej pomijany krok: testowanie backupu. Firma, która nigdy nie sprawdziła, czy kopia zapasowa faktycznie się odtwarza, może odkryć problem dopiero w chwili prawdziwej awarii, czyli w najgorszym możliwym momencie.
Jak często robić kopie zapasowe?
Zaleca się, aby kopie zapasowe wykonywać regularnie, najlepiej raz dziennie lub częściej, w zależności od częstotliwości i ilości wprowadzanych zmian do plików. Dzięki regularnym backupom możesz mieć pewność, że w przypadku awarii sprzętu lub innych problemów technicznych, będziesz w stanie odtworzyć dane z ostatniej kopii zapasowej.
Gdzie trzymać kopie zapasowe?
Zgodnie ze standardem 3-2-1, kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, takim jak chmura lub zewnętrzny dysk twardy. Ważne jest, aby każda z co najmniej dwóch kopii zapasowych znajdowała się w innym miejscu niż ta pierwsza. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak pożar, zalanie, kradzież lub inna katastrofa, będziesz mógł skorzystać z kopii przechowywanej w innej lokalizacji niż dane główne. Może to być np. inna lokalizacja firmy, rozwiązanie chmurowe, a w przypadku małej firmy. po prostu zabranie nośnika z kopią zapasową do domu.
Przykład praktyczny: jeśli firma posiada 1 serwer z danymi, powinna posiadać 2 kopie zapasowe, np. jedną na 2 dyskach USB, a drugą na urządzeniu NAS. Dyski USB powinny być rotacyjnie zabierane poza siedzibę firmy. Zamiast dysków USB lub urządzenia NAS można wykorzystać usługi chmurowe, co daje pewność, że dane są bezpieczne i dostępne z dowolnego miejsca na świecie.
Kontrola serwerów fizycznych lub serwerów chmurowych
Część firm posiada jeszcze serwery fizyczne, a część przechodzi już na rozwiązania chmurowe. Chmura jest coraz popularniejsza wśród firm, ponieważ umożliwia łatwe i bezpieczne przechowywanie danych oraz dostęp do nich z różnych urządzeń, niezależnie od lokalizacji.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma korzysta z serwera fizycznego, czy chmurowego, regularna kontrola powinna obejmować kilka kluczowych obszarów:
| Element kontroli | Co dokładnie sprawdzamy |
|---|---|
| Zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem | Kto ma dostęp do jakich danych i systemów w firmie |
| Mechanizmy uwierzytelniania | Czy użytkownicy korzystają z uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA) |
| Zajętość miejsca na dyskach | Kontrola przestrzeni na dyskach osobistych i wspólnych użytkowników |
| Zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa | Konfiguracja i aktualność narzędzi typu Microsoft Intune czy Microsoft Defender |
Systematyczna kontrola serwerów pozwala wcześnie wychwycić potencjalne problemy, zanim przerodzą się w poważną awarię lub incydent bezpieczeństwa.
Kontrola urządzeń sieciowych
Wiele urządzeń w Twoim biurze jest połączonych ze sobą poprzez sieć. Kontrola urządzeń sieciowych jest ważnym aspektem bezpieczeństwa sieci oraz prywatności użytkowników. Dlatego warto znać podstawowe zasady kontrolowania urządzeń sieciowych i wiedzieć, jakie narzędzia do tego wykorzystać.
Co należy regularnie robić przy urządzeniach sieciowych?
- regularny przegląd logów urządzeń pod kątem naruszenia zabezpieczeń,
- przegląd wersji oprogramowania i aktualizacja w przypadku nowszych wersji,
- dokumentacja wszystkich zmian wprowadzanych w konfiguracji urządzeń.
Dlaczego regularne aktualizowanie urządzeń sieciowych jest tak ważne?
| Korzyść z aktualizacji | Efekt dla firmy |
|---|---|
| Poprawa bezpieczeństwa | Eliminacja luk w oprogramowaniu wykorzystywanych przez cyberprzestępców |
| Nowe funkcje i usprawnienia | Lepsze wykorzystanie urządzeń i wyższa wydajność |
| Poprawa jakości połączeń | Naprawa problemów sieciowych i szybszy transfer danych |
| Zgodność z wymogami bezpieczeństwa | Łatwiejsze spełnienie wymogów RODO i dyrektywy NIS2 |
Kontrola i bezpieczeństwo Twojej strony internetowej i poczty
Hosting to miejsce na serwerze firmy hostingowej, gdzie przechowywana jest Twoja strona internetowa i poczta elektroniczna. Bez hostingu Twoja strona internetowa lub aplikacja nie będzie dostępna publicznie, ponieważ potrzebuje miejsca na serwerze, na którym przechowywane są pliki. Jest to szczególnie ważne, jeśli strona internetowa ma dużo odwiedzających lub wymaga szybkiego czasu odpowiedzi. Dlatego hosting jest kluczowym elementem obecności online Twojej firmy i powinieneś przykładać dużą wagę do kontroli i jakości usługi hostingowej.
Co należy kontrolować w zakresie hostingu?
| Element kontroli | Dlaczego jest ważny |
|---|---|
| Dostęp i hasła | Wiedza, kto ma dostęp do panelu hostingu – nie wolno różnym osobom lub firmom podawać tego samego loginu i hasła |
| Kopie zapasowe strony | Sprawdzenie, czy firma hostingowa wykonuje regularne backupy Twojej strony – informacje znajdziesz w regulaminie lub bezpośrednio u usługodawcy |
| Zajętość przestrzeni | Przeglądanie zajętości skrzynek pocztowych i powierzchni wykorzystywanej na pliki lub bazy danych |
| Aktualizacje oprogramowania CMS | Regularne aktualizowanie oprogramowania strony (np. WordPress), minimum raz w miesiącu |
Warto wiedzieć: przestarzałe wtyczki i nieaktualizowany CMS to jeden z najczęstszych sposobów, w jaki cyberprzestępcy przejmują kontrolę nad stronami internetowymi firm.
Dlaczego regularna kontrola tych systemów jest tak istotna dla biznesu?
Brak systematycznego przeglądu infrastruktury IT rzadko powoduje problemy natychmiast, zwykle skutki ujawniają się dopiero po pewnym czasie, w najmniej dogodnym momencie. Do najczęstszych konsekwencji zaniedbań należą:
- utrata danych wskutek nieprzetestowanej lub niedziałającej kopii zapasowej,
- przestoje w pracy firmy spowodowane awarią serwera lub urządzeń sieciowych,
- incydenty bezpieczeństwa wynikające z nieaktualnego oprogramowania lub braku MFA,
- utrata dostępności strony internetowej lub poczty, a co za tym idzie, utrata klientów i zamówień,
- problemy z audytem lub kontrolą zgodności z RODO i NIS2, wynikające z braku dokumentacji.
Kto powinien zajmować się kontrolą systemów IT w firmie?
Wiele mniejszych firm nie posiada wystarczających zasobów, aby regularnie i systematycznie kontrolować wszystkie opisane wyżej obszary. Pojedynczy informatyk „od wszystkiego” zajęty codziennym wsparciem użytkowników rzadko ma czas na cykliczny, dogłębny przegląd backupów, serwerów, sieci i hostingu jednocześnie.
To właśnie tutaj sprawdza się outsourcing IT – zewnętrzny zespół specjalistów, który przejmuje odpowiedzialność za regularną kontrolę infrastruktury, zamiast pozostawiać ją przypadkowi lub reaktywnemu „gaszeniu pożarów” dopiero po wystąpieniu awarii.
Co możesz zlecić DreamITeam w ramach kontroli i utrzymania systemów IT?
| Obszar | Co zapewniamy w ramach outsourcingu IT |
|---|---|
| Kopie zapasowe | Wdrożenie strategii 3-2-1, monitorowanie backupów i regularne testy odtwarzania danych |
| Serwery fizyczne i chmurowe | Kontrola dostępu, wdrożenie MFA, monitorowanie zajętości i wydajności |
| Urządzenia sieciowe | Regularny przegląd logów, aktualizacje oprogramowania i dokumentacja zmian |
| Hosting i poczta | Kontrola dostępu, backupów i aktualizacji CMS |
| Bezpieczeństwo end-point | Wdrożenie i utrzymanie narzędzi takich jak Microsoft Defender czy Intune |
| Zgodność z regulacjami | Wsparcie w spełnieniu wymogów RODO i dyrektywy NIS2 |
| Migracja i optymalizacja | Wsparcie przy przejściu na Microsoft 365 i inne rozwiązania chmurowe |
Jeśli zastanawiasz się, jakie korzyści niesie za sobą przejście na Microsoft 365, zapraszamy do lektury naszego artykułu poświęconego temu zagadnieniu.
Podsumowanie
Regularna kontrola jest niezbędnym elementem funkcjonowania firmy. Do najważniejszych systemów, które powinny być regularnie kontrolowane, należą:
| System | Dlaczego wymaga regularnej kontroli |
|---|---|
| Kopie zapasowe | Gwarancja odzyskania danych po awarii, ataku lub błędzie ludzkim |
| Serwery fizyczne lub chmurowe | Bezpieczeństwo dostępu i stabilność pracy kluczowych systemów |
| Urządzenia sieciowe | Ochrona przed lukami bezpieczeństwa i stabilność połączeń |
| Hosting strony i poczty | Ciągłość działania firmy w internecie i ochrona komunikacji e-mail |
Każdy z tych systemów wymaga dokładnej kontroli i regularnego przeglądu, aby firma uniknęła kosztownych przestojów. Teraz już wiesz, jak kontrolować poszczególne systemy w Twojej firmie i jakie ryzyko niesie za sobą ich zaniedbanie.
Nie masz czasu, żeby robić to wszystko samodzielnie?
Regularna kontrola backupów, serwerów, sieci i hostingu to praca, która wymaga systematyczności, wiedzy i czasu, zasobów, których w wielu firmach po prostu brakuje. DreamITeam oferuje kompleksowy outsourcing IT, który obejmuje wszystkie opisane w tym artykule obszary kontroli, dzięki czemu Ty możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na monitorowaniu logów serwera.
Skontaktuj się z nami i umów się na bezpłatną konsultację – sprawdzimy, jak wygląda obecny stan kontroli systemów IT w Twojej firmie i co warto poprawić w pierwszej kolejności.