Kancelaria prawna traci dane klienta nie dlatego, że ktoś ją zhakował. Traci je dlatego, że dysk laptopa prawnika nigdy nie był zaszyfrowany, backup nie działał od trzech miesięcy, a jedyny informatyk „na telefon” przestał odbierać. To nie jest scenariusz teoretyczny. To codzienność wielu kancelarii adwokackich i radcowskich w Polsce, które traktują IT jako koszt drugiej kategorii, dopóki nie wydarzy się coś, co kosztuje znacznie więcej.
DreamITeam przejmuje pełną obsługę informatyczną kancelarii prawnych w modelu zewnętrznego działu IT. Oznacza to: stały monitoring, helpdesk gotowy do działania, bezpieczeństwo danych zgodne z RODO i wymogami tajemnicy zawodowej oraz wsparcie przy systemach, z których prawnicy korzystają na co dzień. Bez żargonu technicznego, bez czekania na „kogoś znajomego z IT”.
Poniżej znajdziesz dokładny zakres usługi, odpowiedzi na najczęstsze obawy partnerów zarządzających oraz informacje o tym, jak wygląda wycena i pierwsze kroki współpracy.
Dlaczego kancelaria prawna to specyficzny klient IT
Kancelaria operuje na danych, które z definicji są wrażliwe. Akta spraw, korespondencja z klientami, dokumenty procesowe, dane osobowe stron – wszystko to objęte jest tajemnicą adwokacką lub radcowską. Naruszenie tego reżimu to nie tylko problem reputacyjny, to ryzyko odpowiedzialności dyscyplinarnej i cywilnej.
Tymczasem wymagania IT stawiane kancelarii są wyższe niż w przeciętnej firmie usługowej, a zasoby przeznaczone na IT – niższe. Większość kancelarii zatrudniających od 2 do 15 prawników nie ma własnego informatyka. Funkcję tę pełni ktoś „techniczny z zespołu” albo zewnętrzna osoba bez żadnej umowy SLA.
Efekty są przewidywalne:
- Brak szyfrowania dysków na laptopach, które prawnicy zabierają na rozprawy i spotkania poza biurem.
- Backup danych klientów wykonywany ręcznie, nieregularnie lub wcale.
- Brak polityki haseł i wieloskładnikowego uwierzytelniania (MFA) do poczty i systemów.
- Awarie VPN lub zdalnego dostępu w najbardziej nieodpowiednim momencie.
- Brak dokumentacji środowiska IT, przez co każda zmiana lub awaria to odkrywanie od nowa.
Do tego dochodzą nowe obowiązki cyfrowe: e-Doręczenia są już obowiązkowe dla zawodów prawniczych, a UODO przeprowadza kontrole w kancelariach coraz częściej. Zewnętrzny dział IT, który zna tę specyfikę, to nie luksus. To podstawa sprawnego i bezpiecznego funkcjonowania kancelarii.
Co obejmuje outsourcing IT dla kancelarii prawnych
Obsługa IT kancelarii prawnej w DreamITeam to pełne przejęcie funkcji wewnętrznego działu IT: wsparcie pierwszej i drugiej linii oraz jeden punkt kontaktu dla całego zespołu.
Helpdesk dla pracowników kancelarii
Prawnicy i asystenci zgłaszają problemy przez telefon, e-mail lub system ticketowy. Pierwsza linia wsparcia reaguje i rozwiązuje typowe problemy bez angażowania partnera zarządzającego. Awaria drukarki przed terminem złożenia pisma, problem z logowaniem do systemu, utrata pliku – to sprawy, którymi zajmuje się helpdesk, nie adwokat.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO
Wdrażamy i utrzymujemy szyfrowanie dysków, polityki haseł, wieloskładnikowe uwierzytelnianie oraz kontrolę dostępu do danych. Zapewniamy regularne, weryfikowane kopie zapasowe akt i dokumentów klientów. Środowisko IT kancelarii jest konfigurowane tak, aby minimalizować ryzyko wycieku danych objętych tajemnicą zawodową.
Administracja siecią i infrastrukturą
Zarządzamy siecią biurową, VPN dla pracy zdalnej, serwerami plików i pocztą. Monitorujemy środowisko proaktywnie, co oznacza, że wiele problemów rozwiązujemy zanim ktokolwiek w kancelarii zdąży je zauważyć. Szczegółowy zakres tego, czym zajmuje się administrator sieci w modelu outsourcingowym, znajdziesz w opisie tej usługi.
Microsoft 365 dla prawników
Konfigurujemy i administrujemy środowiskiem Microsoft 365: poczta, Teams, SharePoint, OneDrive z właściwymi uprawnieniami i politykami retencji dokumentów. Dbamy o to, żeby korespondencja kancelaryjna była szyfrowana w tranzycie i w spoczynku, a dostęp do danych był ograniczony do osób uprawnionych.
e-Doręczenia i systemy prawnicze
Wspieramy konfigurację i obsługę techniczną systemu e-Doręczeń. Dbamy o komputery, sieć i dostępy, na których działają systemy do zarządzania sprawami i bazy wiedzy prawniczej. Za same programy odpowiada ich producent – gdy trzeba, kontaktujemy się z nim za Ciebie.
Reagowanie na awarie
Awaria przed rozprawą, przed terminem złożenia pisma lub przed spotkaniem z klientem to sytuacja, w której liczy się każda godzina. Dlatego warunki są zapisane w umowie: na zgłoszenie reagujemy do 4 godzin, a awarię krytyczną rozwiązujemy w kolejnych 4 godzinach, dzięki czemu wiesz z góry, czego możesz oczekiwać w sytuacji kryzysowej.
Najczęstsze obawy partnerów zarządzających kancelariami
„Mamy kogoś, kto się tym zajmuje”
Jedna osoba, nawet kompetentna, nie zapewni ciągłości działania. Choruje, bierze urlop, odchodzi. Kancelaria zostaje bez wsparcia w najgorszym możliwym momencie. Zewnętrzny dział IT to zespół z procedurami i zastępstwem, a nie jeden człowiek „na telefon”.
„Boimy się przekazać dane klientów firmie zewnętrznej”
To właściwa obawa i dobrze, że ją masz. DreamITeam podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z RODO. Nasi inżynierowie pracują na danych kancelarii wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi technicznej i są zobowiązani umownie do zachowania poufności. Dane klientów kancelarii nie opuszczają środowiska, które administrujemy.
„To pewnie droższe niż etat”
Etat informatyka to nie tylko wynagrodzenie. To ZUS, benefity, szkolenia, urlopy, zastępstwo, ryzyko odejścia i koszty rekrutacji. Miesięczny abonament za zewnętrzny dział IT dla kancelarii obejmuje cały zespół specjalistów, bez tych ukrytych kosztów. Koszt zależy od liczby stanowisk i zakresu usługi. Ceny według cennika (netto): pakiet godzin prepaid od 280 do 333 zł za godzinę, abonament od 1 100 zł miesięcznie. Szczegóły opisujemy w artykule Ile kosztuje outsourcing IT. Porównanie z etatem opisujemy też w artykule o 10 zaletach outsourcingu IT.
„Czy będziecie dostępni od ręki?”
Czas reakcji i sposób zgłaszania spraw są zapisane w umowie: na zgłoszenie reagujemy do 4 godzin, a awarię krytyczną rozwiązujemy w kolejnych 4 godzinach. Te warunki są takie same dla wszystkich klientów. Nie ma tu miejsca na niedomówienia ani na sytuację, w której nikt nie odbiera telefonu w krytycznym momencie.
„Co jeśli zechcemy zmienić dostawcę?”
Całe środowisko IT kancelarii dokumentujemy na bieżąco. Przy zakończeniu współpracy przekazujemy pełną dokumentację techniczną, dane dostępowe i konfiguracje. Uzależnienie od dostawcy IT wynika zwykle z braku dokumentacji, a nie z samego faktu outsourcingu.
Dla jakich kancelarii ta usługa jest odpowiednia
Outsourcing IT dla małej kancelarii prawnej ma sens już od kilku stanowisk. Największą wartość wnosi wtedy, gdy:
- Kancelaria zatrudnia od 2 do 50 osób i nie ma własnego działu IT.
- Jedyną osobą „od IT” jest ktoś, kto zajmuje się tym przy okazji innych obowiązków.
- Kancelaria prowadzi sprawy wymagające szczególnej poufności: postępowania karne, sprawy korporacyjne, transakcje M&A.
- Prawnicy pracują zdalnie lub hybrydowo i potrzebują bezpiecznego dostępu do akt spoza biura.
- Kancelaria przygotowuje się do wdrożenia e-Doręczeń lub audytu UODO.
- Ostatnia awaria IT spowodowała realne problemy w obsłudze spraw.
Obsługujemy kancelarie w Warszawie i na terenie całej Polski. Dla większości problemów technicznych wystarczy zdalne wsparcie. W Warszawie jedna wizyta na miejscu w miesiącu jest w cenie; poza Warszawą dojazd rozliczamy według stawki.
Jak wygląda bezpieczeństwo danych w kancelarii po wdrożeniu
Bezpieczeństwo danych w kancelarii prawnej to nie jednorazowy projekt. To ciągły proces, który wymaga aktualnych konfiguracji, monitorowania i reagowania na nowe zagrożenia. Po wdrożeniu obsługi IT przez DreamITeam wdrażamy w środowisku kancelarii następujące standardy:
- Szyfrowanie dysków na wszystkich urządzeniach końcowych: laptopy i komputery stacjonarne.
- Wieloskładnikowe uwierzytelnianie (MFA) do poczty, VPN i systemów prawniczych.
- Automatyczne kopie zapasowe z regularnie sprawdzanym odtwarzaniem.
- Aktualizacje systemów i oprogramowania zarządzane centralnie, bez angażowania użytkowników. Dlaczego regularne aktualizacje są krytyczne dla bezpieczeństwa, wyjaśniamy szczegółowo w artykule o aktualizacjach Windows i bezpieczeństwie firmy.
- Polityki dostępu oparte na rolach, tak aby każdy pracownik widział tylko te dane, do których ma uprawnienia.
- Dokumentacja techniczna środowiska aktualizowana na bieżąco.
Model współpracy i wycena
Obsługę IT kancelarii rozliczamy w modelu miesięcznego abonamentu lub godzinowym modelu prepaid. Większość kancelarii wybiera abonament, ponieważ daje przewidywalny koszt i stałego opiekuna. Ceny według cennika (netto): pakiet godzin prepaid od 280 do 333 zł za godzinę, abonament od 1 100 zł miesięcznie. Szczegóły opisujemy w artykule Ile kosztuje outsourcing IT.
Zakres abonamentu ustalamy indywidualnie na podstawie:
- Liczby stanowisk i urządzeń objętych opieką.
- Złożoności infrastruktury: serwery, VPN, systemy prawnicze, liczba lokalizacji.
- Zakresu usług bezpieczeństwa i zgodności z RODO.
Pierwszym krokiem jest bezpłatna 30-minutowa rozmowa, potem bezpłatny krótki przegląd i propozycja zakresu usługi. Przed przejęciem obsługi wykonujemy płatny audyt IT – jego wyniki zostają u Ciebie, nawet jeśli nie podpiszesz umowy. Jeśli interesuje Cię orientacyjna wycena bez konsultacji, możesz zapytać o nią bezpośrednio w formularzu kontaktowym. Obsługujemy kancelarie szukające zarówno pełnego wsparcia infrastruktury, jak i węższego zakresu współpracy.
Dlaczego DreamITeam, nie ogólna firma IT
Generyczny dostawca IT obsługuje sklepy, gabinety lekarskie, agencje marketingowe i kancelarie tą samą procedurą. Dla niego backup to backup, a RODO to formularz do podpisania. Dla kancelarii prawnej bezpieczeństwo danych klientów to warunek prowadzenia działalności i obowiązek wynikający z przepisów o tajemnicy zawodowej. DreamITeam rozumie tę różnicę i dostosowuje zakres oraz konfigurację usługi do realiów pracy prawniczej, a nie do szablonu „standardowej firmy”.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wyglądałaby obsługa IT Twojej kancelarii i jaki byłby jej koszt, umów bezpłatną 30-minutową rozmowę. Możesz to zrobić przez formularz kontaktowy na stronie lub dzwoniąc bezpośrednio do naszego zespołu. Odezwiemy się w ciągu 1 dnia roboczego.