Rekrutacja nowego informatyka trwa średnio kilka miesięcy. W tym czasie firma działa bez kogoś, kto zareaguje na awarię serwera o ósmej rano w poniedziałek. Kiedy wreszcie zatrudnisz odpowiedniego kandydata, okazuje się, że jego realne miesięczne koszty to nie te 10 000 zł widoczne w ogłoszeniu. Do tego dochodzą narzuty ZUS, sprzęt, szkolenia, urlopy, zwolnienia lekarskie i ryzyko, że za rok znów będziesz szukać następcy.
Z drugiej strony outsourcing IT wciąż bywa kojarzony z „oddaniem firmy w obce ręce”. Właściciele firm obawiają się braku kontroli, słabej dostępności i ukrytych kosztów. Te obawy są zrozumiałe, ale zazwyczaj wynikają z braku konkretnych liczb po obu stronach równania, a nie z realnych wad tego modelu.
Ten artykuł daje Ci właśnie te liczby. Porównujemy całkowity koszt posiadania, czyli TCO, obu modeli: etatu i outsourcingu IT, żebyś mógł podjąć decyzję na podstawie faktów, a nie przeczuć. Jeśli rozważasz wsparcie IT dla swojej firmy i chcesz wiedzieć, która opcja naprawdę się opłaca, czytaj dalej.
Porównanie w pigułce
| Kryterium | Etat informatyka | Outsourcing IT |
|---|---|---|
| Realny koszt miesięczny | 16 000-20 000 zł i więcej | Zwykle porównywalny lub niższy przy szerszym zakresie |
| Zakres kompetencji | Jedna osoba, ograniczony zestaw umiejętności | Cały zespół specjalistów różnych dziedzin |
| Czas wdrożenia | Kilka tygodni do kilku miesięcy (rekrutacja + onboarding) | Zwykle kilka dni roboczych od podpisania umowy |
| Ryzyko niedostępności | Wysokie – urlop, L4, odejście pracownika | Minimalne – zespół zapewnia ciągłość |
| Gwarantowany czas reakcji | Zależny wyłącznie od jednej osoby | Określony i egzekwowany umową SLA |
| Przewidywalność kosztów | Niska – choroba, rekrutacja i sprzęt generują nieplanowane wydatki | Wysoka – stały abonament miesięczny |
Jeżeli już w tym momencie jesteś przekonany, skontaktuj się z nami! Jeżeli jeszcze nie jesteś przekonany, zapraszamy do przeczytania całego artykułu.
Ile naprawdę kosztuje informatyk na etat?
Kandydat na ogłoszeniu oczekuje 9 000 zł netto. Pracodawca przelicza to na brutto i zatrzymuje się na kwocie około 12 500 zł. To błąd. Rzeczywisty koszt pracodawcy jest znacznie wyższy i składa się z kilku elementów, które rzadko trafiają razem do jednej tabeli.
Składowe kosztu etatu informatyka
| Składowa kosztu | Orientacyjna wartość |
|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | 10 000-16 000 zł miesięcznie dla specjalisty IT w Warszawie, zależnie od doświadczenia i specjalizacji |
| Narzuty pracodawcy (ZUS, Fundusz Pracy, FGŚP) | Około 20-21% ponad brutto, czyli blisko 2 500 zł miesięcznie przy pensji 12 000 zł brutto |
| Sprzęt służbowy | Kilka tysięcy złotych jednorazowo (laptop, telefon, licencje), plus koszt odtworzenia co 3-4 lata |
| Szkolenia i certyfikaty | Od kilkuset do kilku tysięcy złotych za jeden egzamin certyfikacyjny (Microsoft, Cisco, VMware) |
| Rekrutacja | Równowartość jednej do trzech pensji, czyli od 12 000 do 36 000 zł jednorazowo, powtarzana przy każdej kolejnej rotacji |
| Urlopy i zwolnienia lekarskie | Kilkadziesiąt dni w roku niedostępności, w trakcie których infrastruktura pozostaje bez opieki |
| Onboarding | Kilka tygodni, zanim nowa osoba pozna środowisko i zacznie działać w pełni samodzielnie, z podwyższonym ryzykiem błędów |
Każdy z tych elementów osobno wygląda na drobiazg. Zsumowane, zmieniają obraz sytuacji zupełnie.
Łączny miesięczny koszt etatu informatyka
Sumując wynagrodzenie brutto, narzuty pracodawcy, amortyzację sprzętu i licencji oraz koszt szkoleń i rekrutacji rozłożony na miesiące, realny miesięczny koszt utrzymania jednego specjalisty IT w Warszawie wynosi od około 16 000 do ponad 20 000 zł. I to przy założeniu, że rekrutacja przebiegła sprawnie, pracownik nie zachoruje i nie odejdzie po roku. Każde z tych zdarzeń generuje dodatkowe, nieprzewidziane wydatki, których nie widać na etapie podpisywania umowy o pracę.
To jeden z najczęstszych błędów, o których piszemy w artykule 5 największych błędów właścicieli firm, jeśli chodzi o IT: firma widzi pensję, a nie widzi całkowitego kosztu.
Ile kosztuje outsourcing IT dla firm?
Model outsourcingu IT opiera się na miesięcznym abonamencie lub prepaidzie godzinowym. Firma płaci stałą, przewidywalną kwotę i otrzymuje dostęp do całego zespołu specjalistów, a nie jednej osoby z jednym zestawem umiejętności.
Koszt outsourcingu IT zależy od zakresu usługi, liczby użytkowników i złożoności infrastruktury. Orientacyjnie, dla firm z segmentu MŚP wygląda to następująco:
| Model współpracy | Dla kogo | Orientacyjny koszt |
|---|---|---|
| Helpdesk i pierwsza linia wsparcia | Małe firmy, do 20 użytkowników | Kilka tysięcy złotych miesięcznie w abonamencie |
| Pełny outsourcing IT (I, II i III linia wsparcia, administracja serwerami i siecią) | Firmy zatrudniające 20-50 osób | Koszt porównywalny z jednym etatem, przy znacznie szerszym zakresie kompetencji |
| Model prepaid godzinowy | Firmy z nieregularnym zapotrzebowaniem na wsparcie IT | Elastyczne rozliczenie zależne od faktycznego wykorzystania |
Jeśli chcesz poznać konkretną wycenę dopasowaną do Twojego środowiska, sprawdź ofertę outsourcingu IT DreamITeam lub skontaktuj się z nami bezpośrednio.
Outsourcing IT a etat informatyka – porównanie według kluczowych kryteriów
Poniższe zestawienie porządkuje obie opcje według kryteriów, które najczęściej decydują o wyborze w firmach z segmentu MŚP.
| Kryterium | Etat informatyka | Outsourcing IT |
|---|---|---|
| Całkowity koszt miesięczny (TCO) | Realnie 16 000-20 000 zł i więcej, wliczając wszystkie składowe | Porównywalny lub niższy koszt przy szerszym zakresie usługi |
| Dostępność kompetencji | Jedna osoba z jednym zestawem umiejętności | Cały zespół z różnymi specjalizacjami, od helpdesku po bezpieczeństwo i infrastrukturę |
| Czas reakcji na awarię | Zależy wyłącznie od dyspozycyjności jednej osoby | Określony w umowie SLA i egzekwowany przez zespół |
| Ryzyko niedostępności | Klasyczny pojedynczy punkt awarii – urlop, L4 lub odejście pracownika paraliżuje wsparcie IT | Ryzyko eliminowane dzięki pracy zespołowej |
| Certyfikaty i aktualność wiedzy | Koszt szkoleń leży po stronie firmy | Certyfikacje są po stronie dostawcy i wchodzą w cenę usługi |
| Skalowalność | Kolejna rekrutacja trwa miesiące | Zakres usługi można dostosować do potrzeb firmy bez opóźnień |
| Przewidywalność kosztów | Nieprzewidywalne wydatki związane z chorobą, rekrutacją i sprzętem | Stały abonament bez niespodzianek |
| Czas uruchomienia | Rekrutacja plus onboarding to zwykle kilka miesięcy | Wdrożenie w ciągu kilku dni roboczych od podpisania umowy |
Kiedy etat informatyka ma sens, a kiedy wygrywa outsourcing IT?
Uczciwa odpowiedź brzmi tak: etat ma sens w określonych sytuacjach, a outsourcing IT wygrywa w pozostałych, co w praktyce oznacza zdecydowaną większość firm z segmentu MŚP.
Etat informatyka opłaca się, gdy:
- firma zatrudnia ponad 150-200 pracowników i infrastruktura jest bardzo rozbudowana,
- specyfika działalności wymaga stałej obecności fizycznej, na przykład w zakładach produkcyjnych z dużą liczbą urządzeń sterowanych cyfrowo,
- firma dysponuje budżetem na pełny wewnętrzny dział IT, czyli zespół z różnymi kompetencjami, a nie jedną osobę.
Outsourcing IT dla firm wygrywa, gdy:
- firma zatrudnia od kilkunastu do około 150 pracowników, a IT jest narzędziem pracy, a nie rdzeniem biznesu,
- jedyny informatyk właśnie odszedł i potrzebujesz ciągłości bez miesięcy rekrutacji,
- obecna obsługa IT jest niewystarczająca, ponieważ jedna osoba nie nadąża ze wszystkimi obszarami,
- firma rośnie i nie chcesz budować własnego działu IT od podstaw,
- zależy Ci na przewidywalnym koszcie miesięcznym bez niespodzianek budżetowych.
Co dokładnie dostajesz w outsourcingu IT od DreamITeam?
Jeden informatyk na etat ma konkretny, ograniczony zestaw umiejętności. Gdy napotka problem poza swoją specjalizacją, czy dotyczy to sieci, bezpieczeństwa, serwerów, chmury czy licencjonowania, albo sobie z nim nie poradzi, albo firma będzie musiała zatrudnić kolejną osobę. To błędne koło, które znamy z wielu rozmów z klientami.
Outsourcing IT w modelu DreamITeam obejmuje pełne spektrum wsparcia:
| Obszar | Co obejmuje |
|---|---|
| Pierwsza linia wsparcia (helpdesk) | Bieżące problemy użytkowników, konfiguracja sprzętu, problemy z oprogramowaniem, resetowanie dostępów |
| Druga linia wsparcia | Zaawansowane konfiguracje, problemy systemowe, integracje między narzędziami |
| Trzecia linia wsparcia | Administracja serwerami, infrastrukturą sieciową i bezpieczeństwem |
| Proaktywny monitoring | Reagowanie na problemy, zanim użytkownicy je zauważą |
| Administracja siecią | Konfiguracja, aktualizacje firmware, segmentacja i bezpieczeństwo sieci |
| Dokumentacja środowiska IT | Zawsze aktualna, dostępna dla klienta, prowadzona bez angażowania jego zespołu |
Więcej o zakresie tej roli przeczytasz w artykule administrator sieci w firmie: co robi i dlaczego to ważne.
Zamiast jednej osoby z ograniczonym zestawem kompetencji, Twoja firma zyskuje dostęp do całego zespołu specjalistów. To różnica, której pojedynczy etat nie jest w stanie nadrobić żadnym szkoleniem, ponieważ żaden pracownik nie będzie jednocześnie ekspertem od sieci, bezpieczeństwa, serwerów i wsparcia użytkowników na najwyższym poziomie we wszystkich tych obszarach naraz.
Najczęstsze obawy przed outsourcingiem IT i odpowiedzi na nie
„Mamy już kogoś wewnętrznego, po co nam outsourcing?”
Jeśli Twój wewnętrzny specjalista samodzielnie obsługuje sieć, serwery, helpdesk, bezpieczeństwo i wsparcie użytkowników jednocześnie, jesteś w rzadkiej sytuacji. Znacznie częściej jedna osoba obsługuje codzienne zgłoszenia i po prostu nie ma czasu ani kompetencji na bardziej zaawansowane zadania. Outsourcing IT może działać jako uzupełnienie istniejącego działu, przejmując te obszary, w których brakuje czasu lub wiedzy specjalistycznej.
„Boimy się uzależnienia od zewnętrznej firmy”
To uzasadniona obawa, ale dotyczy głównie sytuacji, w których umowa nie precyzuje zakresu usług ani procedur zakończenia współpracy. Każda rzetelna współpraca outsourcingowa opiera się na dokumentacji środowiska i jasnym SLA. W praktyce uzależnienie od jednego pracownika wewnętrznego, który jako jedyny zna infrastrukturę firmy, bywa znacznie większym ryzykiem niż współpraca z doświadczoną firmą zewnętrzną, która dzieli wiedzę w ramach zespołu i prowadzi pełną dokumentację.
„To pewnie droższe niż etat”
Jak pokazuje porównanie powyżej, rzadko kiedy tak faktycznie jest. Dopiero gdy weźmiesz pod uwagę pełny TCO etatu, czyli narzuty, sprzęt, rekrutację, urlopy, zwolnienia lekarskie i szkolenia, miesięczny abonament outsourcingowy wychodzi porównywalnie lub taniej. A do tego dostajesz szersze kompetencje i wyższy poziom dostępności. Więcej o zaletach tego modelu przeczytasz w artykule 10 zalet outsourcingu IT.
„Czy będziecie dostępni od ręki?”
To kwestia dobrze skonstruowanej umowy SLA. DreamITeam obsługuje klientów z gwarantowanym czasem reakcji określonym w umowie. Warto pamiętać, że informatyk na etat też nie jest dostępny bez przerwy i nie zawsze odbiera telefon w sobotę rano podczas urlopu.
Outsourcing IT w Warszawie i dla firm z całej Polski. Jak wygląda współpraca z DreamITeam?
DreamITeam świadczy usługi outsourcingu IT dla firm z Warszawy oraz z całej Polski. Obsługujemy zarówno klientów wymagających regularnej opieki na miejscu, jak i firmy, dla których zdalna obsługa IT w połączeniu z wizytami serwisowymi w pełni pokrywa potrzeby. Model współpracy dopasowujemy do specyfiki firmy, jej infrastruktury i oczekiwań dotyczących dostępności.
Współpracę zaczynamy od diagnozy środowiska, ustalamy zakres usługi i podpisujemy umowę z jasno określonym SLA. Wdrożenie następuje sprawnie, bez miesięcy oczekiwania charakterystycznych dla rekrutacji. Od pierwszego dnia masz dostęp do zespołu, a nie do jednej osoby, której dyspozycyjność i wiedza wyznaczają granice tego, co firma jest w stanie obsłużyć.
Jeśli chcesz sprawdzić, jaki model i zakres outsourcingu IT odpowiada potrzebom Twojej firmy, skontaktuj się z DreamITeam i zamów bezpłatną konsultację. Pokażemy Ci liczby dopasowane do Twojego środowiska, a nie do ogólnego arkusza kalkulacyjnego.