Każdy właściciel firmy, który po raz pierwszy szuka obsługi IT na zewnątrz, napotyka ten sam mur: żadnej strony z cenami, tylko „skontaktuj się po wycenę”. A decyzja o outsourcingu IT zaczyna się właśnie od pytania o budżet.
Dlatego w tym artykule podajemy nasze ceny z cennika, opisujemy trzy modele rozliczeń, pokazujemy przykładowe wyliczenie i listę kosztów, o które warto zapytać każdego dostawcę przed podpisaniem umowy. Wszystkie kwoty są kwotami netto, aktualnymi na 2026 rok.
Jeśli rozważasz outsourcing IT dla swojej firmy, po lekturze będziesz wiedzieć, w jakim przedziale się mieścisz i o co pytać na pierwszej rozmowie.
Ile kosztuje outsourcing IT w DreamITeam – w skrócie
| Model | Dla kogo | Cena netto |
|---|---|---|
| Godziny prepaid | małe firmy, zwykle do 10 komputerów, bez własnego serwera | od 280 do 333 zł za godzinę (pakiety 5–30 h) |
| Umowa abonamentowa | firmy do ok. 50 pracowników, do 2 serwerów | od 1 100 zł miesięcznie |
| Umowa ryczałtowa | firmy od ok. 50 do 300+ pracowników | od 5 000 zł miesięcznie |
Aktualne ceny są zawsze na stronie cennik. Warunki obsługi (czas reakcji do 4 godzin) są takie same w każdym modelu.
Dlaczego ceny outsourcingu IT są tak trudne do znalezienia?
Outsourcing IT to usługa, której zakres potrafi się mocno różnić między dwiema firmami o tej samej liczbie pracowników. Kancelaria z 15 osobami i samą pocztą w chmurze to zupełnie inna praca niż biuro handlowe tej samej wielkości z serwerem plików, VPN-em i przedstawicielami w terenie.
Ostateczna kwota zależy od liczby użytkowników i urządzeń, liczby serwerów i urządzeń sieciowych, złożoności środowiska, lokalizacji (wizyty na miejscu) oraz modelu rozliczenia. Dlatego zamiast jednej ceny „za firmę” podajemy ceny jednostkowe – za godzinę pracy, za pakiet godzin albo za zasób.
Trzy modele rozliczeń w outsourcingu IT
Różne modele oznaczają różną strukturę kosztów i różną przewidywalność budżetu. W DreamITeam działają trzy.
Godziny prepaid – pakiet godzin bez umowy
Kupujesz z góry pakiet godzin i wykorzystujesz go na dowolne prace IT. Nie podpisujesz umowy ani abonamentu. Wykorzystanie godzin widzisz na bieżąco w Panelu Klienta, a gdy pakiet się kończy, opiekun proponuje kolejny.
| Pakiet | Cena netto | Stawka za godzinę |
|---|---|---|
| 5 godzin | 1 665 zł | 333 zł |
| 10 godzin | 3 150 zł | 315 zł |
| 20 godzin | 5 960 zł | 298 zł |
| 30 godzin | 8 400 zł | 280 zł |
To model dla małych firm bez stałej obsługi – zwykle do 10 komputerów i bez własnego serwera – które potrzebują pomocy od czasu do czasu. Przy poważnej awarii pakiet może się szybko wyczerpać, więc przy rosnącym zapotrzebowaniu lepiej sprawdza się abonament.
Umowa abonamentowa – miesięczna pula godzin
Płacisz stałą miesięczną kwotę za ustaloną pulę godzin. Najmniejszy abonament to 1 100 zł netto miesięcznie za 4 godziny: 2 godziny bieżącej pomocy i 2 godziny przeglądu środowiska. Pulę dobieramy do wielkości firmy i jej infrastruktury; godziny ponad pulę rozliczane są dodatkowo, fakturą z dołu.
To najczęściej wybierany model – dla firm do ok. 50 pracowników i komputerów, do 2 serwerów, zwykle w jednej lokalizacji. Daje przewidywalny koszt i stałego opiekuna, który zna Twoje środowisko.
Umowa ryczałtowa – opłata za zasoby
Płacisz miesięcznie za zasoby objęte opieką, niezależnie od tego, ile czasu na nie poświęcimy. Opiekun co najmniej raz w miesiącu uzgadnia z Tobą aktualną liczbę zasobów.
| Zasób | Cena netto miesięcznie |
|---|---|
| Komputer | 150 zł |
| Urządzenie sieciowe zarządzalne | 250 zł |
| Serwer fizyczny lub wirtualny | 500 zł |
| Minimalna opłata | 5 000 zł |
Przykład: firma z 40 komputerami, 2 serwerami i 4 zarządzalnymi urządzeniami sieciowymi: 40 × 150 zł + 2 × 500 zł + 4 × 250 zł = 8 000 zł netto miesięcznie. Ostateczną kwotę ustalamy po przeglądzie środowiska; licencje i sprzęt są rozliczane osobno.
To model dla większych firm – od ok. 50 do ponad 300 pracowników – które chcą stałego kosztu niezależnego od liczby zgłoszeń.
Porównanie modeli w skrócie
| Model | Jak działa | Zalety | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Godziny prepaid | pakiet godzin bez umowy | brak zobowiązań, płacisz tylko za pracę | przy awarii pakiet szybko się kończy; brak stałej opieki |
| Abonament | stała pula godzin miesięcznie | przewidywalny koszt, stały opiekun, przeglądy | godziny ponad pulę płatne dodatkowo |
| Ryczałt | opłata za komputery, serwery i urządzenia sieciowe | koszt niezależny od liczby zgłoszeń | opłacalny dopiero przy większej skali (od 5 000 zł) |
Co jest w cenie stałej obsługi, a co płacisz osobno
W abonamencie i ryczałcie stała obsługa obejmuje:
- helpdesk i wsparcie użytkowników – zgłoszenia telefonem, mailem i w systemie zgłoszeń, pomoc zdalna i na miejscu
- administrację stacjami roboczymi, serwerami i siecią, aktualizacje i licencje
- kopie zapasowe i monitoring
- przygotowanie stanowiska dla nowego pracownika i zamknięcie dostępów odchodzącego
- dokumentację środowiska – sprzęt, licencje, domeny, subskrypcje
- raporty i przeglądy z rekomendacjami oraz stałego opiekuna
- jedną wizytę na miejscu w miesiącu w Warszawie; poza Warszawą dojazd według stawki
Osobno płatne są: projekty (migracje, nowa infrastruktura, przeprowadzki, modernizacje), sprzęt i licencje, pełny audyt IT oraz audyty zgodności (np. NIS2), testy penetracyjne i szkolenia. Systemów branżowych (np. ERP, CRM) nie obsługujemy w ramach stałej obsługi IT.
Warunki obsługi (SLA)
| Parametr | Warunek |
|---|---|
| Reakcja na zgłoszenie | do 4 godzin |
| Rozwiązanie awarii krytycznej | do kolejnych 4 godzin |
| Umowa | bez minimalnego okresu, wypowiedzenie 1 miesiąc |
Warunki są takie same dla wszystkich klientów i w każdym modelu rozliczenia – nie sprzedajemy droższych „pakietów SLA”.
Outsourcing IT a etat informatyka
Najczęstszy argument przeciw outsourcingowi brzmi: „taniej zatrudnić jedną osobę na etat”. Porównując, policz całkowity koszt etatu, a nie samą pensję:
- Koszt pracodawcy: do wynagrodzenia brutto dochodzą składki ZUS po stronie pracodawcy i PPK.
- Nieobecności: urlop i zwolnienia lekarskie to kilka tygodni w roku bez zastępstwa.
- Szkolenia i narzędzia: jedna osoba musi na bieżąco nadążać za siecią, serwerami, Microsoft 365 i bezpieczeństwem.
- Zakres kompetencji: przy poważnej awarii lub migracji i tak potrzebna jest pomoc z zewnątrz.
W outsourcingu płacisz za zespół, a ciągłość obsługi jest wbudowana w usługę – nieobecność jednej osoby nie zatrzymuje IT. Pełne porównanie kosztów znajdziesz w artykule Outsourcing IT vs zatrudnienie informatyka, a konkretne korzyści tego modelu – w artykule 10 zalet outsourcingu IT.
Co wpływa na wycenę outsourcingu IT?
| Czynnik | Co obejmuje | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|---|
| Liczba użytkowników i komputerów | stanowiska, laptopy, konta użytkowników | w ryczałcie to podstawa wyceny, w abonamencie – wielkość puli godzin |
| Serwery i urządzenia sieciowe | serwery fizyczne i wirtualne, routery, przełączniki, NAS | więcej elementów do administrowania i monitorowania |
| Złożoność środowiska | chmura, VPN, kilka lokalizacji, praca zdalna | więcej pracy przy utrzymaniu i zgłoszeniach |
| Wizyty na miejscu | lokalizacja biura, liczba wizyt | jedna wizyta w Warszawie w miesiącu w cenie, dojazdy poza Warszawę płatne |
| Projekty | migracje, wdrożenia, przeprowadzki | wyceniane osobno, poza stałą obsługą |
| Licencje i sprzęt | oprogramowanie, narzędzia bezpieczeństwa, sprzęt | koszty odrębne od usługi |
Ukryte koszty outsourcingu IT, których nie widać w pierwszej ofercie
Niska liczba w nagłówku oferty rzadko oznacza niski rachunek na koniec miesiąca. Te elementy warto sprawdzić w każdej umowie przed podpisaniem.
Stawka za pracę poza abonamentem
Każdy abonament ma określony zakres. Zapytaj, ile kosztuje godzina ponad pulę i co dokładnie jest traktowane jako praca dodatkowa.
Czas reakcji a czas rozwiązania
SLA często gwarantuje tylko czas reakcji, czyli kiedy ktoś się odezwie, a nie czas rozwiązania problemu. Zapytaj o oba parametry. W DreamITeam to reakcja do 4 godzin i rozwiązanie awarii krytycznej do kolejnych 4 godzin.
Koszty licencji i sprzętu
Licencje, narzędzia bezpieczeństwa i sprzęt zastępczy to koszty osobne, nawet jeśli dostawca pomaga je zamówić i skonfigurować. W dobrej umowie są jasno wyodrębnione.
Audyt i przejęcie obsługi
Przed przejęciem obsługi trzeba poznać środowisko: sprzęt, licencje, sieć, kopie zapasowe i dostępy. Zapytaj, czy ten etap jest płatny i co dostajesz na piśmie. U nas pierwsza rozmowa i krótki przegląd są bezpłatne, a pełny audyt przed przejęciem jest płatny – jego wyniki zostają u Ciebie, nawet jeśli nie podpiszesz umowy.
Warunki zakończenia umowy
Okres wypowiedzenia, przekazanie dokumentacji, haseł i konfiguracji po zakończeniu współpracy – to realnie wpływa na ryzyko uzależnienia od dostawcy. Dobry dostawca nie ma problemu z przejrzystymi warunkami wyjścia. U nas nie ma minimalnego okresu umowy, a wypowiedzenie wynosi 1 miesiąc.
Jak wygląda wycena outsourcingu IT w praktyce?
Rzetelny dostawca nie poda ostatecznej kwoty bez poznania Twojego środowiska. W DreamITeam wycena wygląda tak:
- Rozmowa (bezpłatnie, 30 minut) – jak działa Wasze IT dziś i czy zmiana ma sens. Jeśli nie ma, mówimy to wprost.
- Krótki przegląd na start (bezpłatnie) – pierwszy obraz środowiska i propozycja modelu rozliczenia.
- Audyt IT przed przejęciem (płatny) – inwentaryzacja sprzętu i licencji, mapa sieci, stan kopii zapasowych, dostępy i lista ryzyk; na tej podstawie propozycja modelu i ceny.
Na rozmowę warto przygotować odpowiedzi na kilka pytań:
- Ile masz użytkowników i urządzeń (komputery, laptopy, telefony służbowe)?
- Jaką masz infrastrukturę (serwer lokalny, NAS, chmura, VPN, sieć)?
- Z jakich systemów korzystacie na co dzień?
- Jak dziś wygląda wsparcie IT i co sprawia najwięcej problemów?
- Czego oczekujesz: pomocy od czasu do czasu czy stałej opieki z przeglądami i raportami?
Przy zewnętrznym wsparciu IT liczy się nie tylko cena, ale też to, co dokładnie za nią dostajesz, jak wyglądają kanały zgłoszeń i kto odpowiada za Twoje środowisko.
Sprawdź, ile kosztowałaby obsługa IT Twojej firmy
DreamITeam obsługuje firmy z Warszawy i całej Polski. Jeśli chcesz wiedzieć, który model i jaka kwota pasują do Twojej infrastruktury, umów bezpłatną 30-minutową rozmowę. Odezwiemy się w ciągu 1 dnia roboczego.